En tant que dirigeant d’entreprise, vous êtes conscient de la quantité de documents qui passe entre vos mains chaque jour. Vous savez pertinemment qu’il vous arrive d’imprimer des papiers 2 ou 3 fois, car vous en perdez des exemplaires. Vous regrettez aussi les sommes que vous dépensez en ramettes de papier, en cartouches d’encre et imprimantes. Et si on vous disait que vous pouviez mettre fin à tout cela ? Tout en vous conformant aux nouvelles lois, bientôt obligatoires pour toutes les entreprises ?
C’est ce que propose la gestion électronique des documents. Découvrez tous les avantages !
- Mise en conformité et obligation légale
- Simplification des processus
- Gain de temps
- Meilleure productivité
- Solution à travers l'objectif
- Sécurité renforcée et meilleure traçabilité
- Réduction des dépenses
- Archivage sur le long terme
1. Mise en conformité et obligation légale
À partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises domiciliées en France auront l’obligation d’émettre des factures électroniques, les factures papiers n’étant plus acceptées. En passant dès à présent à la facturation électronique, vous prenez de l’avance sur vos concurrents et entrez dans la gestion électronique des documents.
2. Simplification des processus
La gestion électronique des documents simplifie la vie d’une entreprise. En centralisant tous vos documents, vous pouvez beaucoup plus facilement suivre l’évolution de vos dossiers et ceux de vos collaborateurs. Au passage, vous supprimez les pertes et erreurs liées au transport et échange de documents d’une personne à l’autre. Il vous suffit de vous connecter à plusieurs sur le même document et, ainsi, avancer ensemble, sans risque de malentendu ou perte de papiers.
3. Gain de temps
En dématérialisant vos documents, le temps que vous gagnez est considérable. Cela se fait en deux parties. Tout d’abord, vous ne perdez plus de temps à chercher des documents, que vous finissez par réimprimer. Ensuite, tout étant centralisé, le passage d’un client à l’autre et la recherche de leur dossier se fait de façon beaucoup plus fluide. Des études ont montré que vous passez 7 h 30 par semaine à gérer votre paperasse… Imaginez tout ce que vous pourriez faire pendant ce temps !
4. Meilleure productivité
Tout d’abord, vous ne passez plus 10 minutes à chercher chaque document avant de vous en servir, ce qui représente déjà un progrès. De plus, votre esprit n’est plus encombré par l’irritation de chercher en permanence des choses que vous ne trouvez pas et est donc bien plus disponible pour être efficace. En vous reconcentrant ainsi sur votre cœur de métier, votre productivité explose !
5. Solution écologique à travers l’objectif zéro papier
La dématérialisation des documents est aussi une avancée vers l’objectif zéro papier, lancé par le 5ᵉ Comité Interministériel de la Transformation Publique. En adoptant la gestion électronique des documents, vous engagez votre entreprise pour la planète et adoptez une démarche RSE.
6. Sécurité renforcée et meilleure traçabilité
Grâce à l’archivage de vos documents sur un serveur central, vous pouvez non seulement savoir qui y a accès, vérifier que les personnes concernées ont bien consulté tel ou tel document et, surtout, stocker des documents confidentiels que vous avez besoin toujours d’avoir sous la main.
7. Réduction des dépenses
En effet, selon une étude de Oodrive/Informatique News, la gestion électronique des documents réduit de 91 % les coûts de traitement des documents. Cela passe par la réduction des dépenses en papier, enveloppes, timbres, cartouches d’encre, etc. mais aussi par la plus-value générée par vos collaborateurs qui peuvent se concentrer sur des tâches créatrices de valeur.
8. Archivage sur le long terme
Vous avez un contrôle de l’URSSAF qui demande les justificatifs des notes de frais de tous vos employés sur les cinq dernières années… Vous imaginez déjà les heures, les jours, que vous allez passer dans la salle d’archives à tout retrouver. Grâce à la gestion électronique de vos documents, tout est disponible en quelques minutes sur votre serveur ! Tous les justificatifs sont là, horodatés et en parfait état pour être contrôlés.
Alors, ça vous a donné envie ? Si, vous aussi, vous souhaitez bénéficier de tous ces avantages, Apo'g vous accompagne dans la mise en place de la solution de dématérialisation Zeendoc. Évaluation de vos besoins, installation, paramétrage et formation, tout est géré dans l'offre Zeendoc ! Avec un suivi sur le long terme et un service client à votre écoute, tout est fait pour répondre aux besoins de votre entreprise.
