Comment déposer une facture électronique sur Chorus Pro ?

Présentation de la plate-forme Chorus Pro

Chorus Pro est un portail en ligne remplissant deux fonctions majeures. Dans un premier temps, l’outil numérique permet de recevoir les factures directement émises par les fournisseurs et les prestataires travaillant pour le secteur public. Ensuite, ces factures sont ensuite envoyées à l’administration concernée. La deuxième fonction concerne l’émission et la consultation des factures électroniques durant le délai légal de conservation.

En d’autres termes, il faut voir la plate-forme Chorus Pro comme une interface digitale faisant le lien entre le service public et les entreprises. Pour n’importe quelle entreprise appliquant une facturation à un service de l’État, l’utilisation de Chorus Pro demeure un impératif. Dans le cas contraire, l’entreprise risque tout simplement de ne pas être payée.

Accéder à Chorus Pro

Les obligations légales vis-à-vis du service public

Désormais, la facture numérique devient incontournable lorsqu’une société doit présenter sa facturation à un service public. Un calendrier a donc été mis en place progressivement par les pouvoirs publics et la première date importante fut celle du 1ᵉʳ janvier 2017. La facturation électronique s’applique automatiquement pour les personnes publiques et les entreprises de plus de 5 000 salariés. Ensuite, ce sont les entreprises entre 250 et 5 000 salariés qui ont été dans l’obligation d’utiliser la facture électronique depuis le 1ᵉʳ janvier 2018.

Puis, les entreprises entre 10 et 250 salariés leur ont emboîté le pas depuis le 1ᵉʳ janvier 2020. Il restait ainsi les micros entreprises, c’est-à-dire de moins de 10 salariés, à suivre la même direction et c’est dorénavant chose faite depuis le 1ᵉʳ janvier 2020.

Concernant les obligations légales à respecter sur la facture numérique, elles sont scrupuleusement les mêmes qu’en version papier.

Comment s'inscrire sur le portail Chorus Pro ?

Lorsque vous accéderez à Chorus Pro, vous devrez fournir les informations suivantes :

1. Le numéro SIRET de l'entreprise, qui correspond au Système d'Identification du Répertoire des Établissements.
2. Une adresse e-mail qui sera utilisée pour votre connexion.

Pour saisir ces informations, veuillez vous rendre dans la section intitulée "Vous êtes nouveau sur Chorus Pro ?" positionnée dans l'angle bas-gauche de l'écran. Suivez les instructions qui vous seront fournies pour compléter le processus.

Quelles factures doivent être déposées sur le portail Chorus Pro ?

Il est obligatoire de transmettre toutes les factures relatives à l'achat de biens ou à la prestation de services via la plateforme Chorus Pro.

Pour vous aider dans cette démarche, des guides utilisateurs sont disponibles sur le site de la communauté Chorus Pro.

Comment fonctionne le portail Chorus Pro ?

Dès qu’une entreprise doit émettre une facture à la sphère publique, elle devra se rendre sur la plate-forme à l’adresse chorus-pro.gouv.fr. Grâce à cet outil numérique, l’entreprise dépose la facture et elle pourra suivre son état de façon entièrement dématérialisée. Mais attention, le mode de dépôt reste dépendant du volume de factures éditées chaque année :

• Pour un volume inférieur à 100 factures chaque année, la saisie peut s’effectuer manuellement, mais en utilisant toujours le portail Chorus Pro.
• Entre 100 et 1000 factures chaque année, le dépôt s’opère au format PDF et toujours à travers la plate-forme Chorus Pro.
• Enfin, lorsque la société émet plus de 1000 factures chaque année, un envoi automatisé en échange de données informatisé s’applique automatiquement. Cela implique un raccordement entre le portail Chorus Pro et le système d’information de l’entreprise.

Quels sont les éléments essentiels qui doivent obligatoirement figurer sur une facture ?

Pour adresser votre facture à Chorus Pro, les éléments suivants sont requis :

1. Date d'émission de la facture.
2. Identification complète de l'expéditeur et du destinataire de la facture.
3. Numéro d'identification unique de la facture, établi de manière séquentielle et continue par l'émetteur.
4. Numéro d'engagement : un code alphanumérique généralement indiqué sur le bon de commande qui atteste de l'engagement.
5. Identification du payeur, avec mention du code d'identification du service responsable du paiement pour les entités publiques. Dans certains cas, le "code service" n'est pas requis.
6. Date de livraison ou d'exécution des biens, prestations ou travaux.
7. Quantité et description précise des produits livrés ou des services fournis.
8. Prix unitaire hors taxe des produits ou des services, ainsi que le prix forfaitaire s'il y a lieu.
9. Montant total hors taxe de la facture, incluant le montant de la taxe à payer, avec une ventilation par taux de TVA.
10. Identification éventuelle du représentant fiscal de l'émetteur de la facture.
11. Modalités de règlement, le cas échéant.
12. Informations relatives aux déductions ou aux versements complémentaires, si nécessaires.

11 règles à respecter pour formater correctement vos factures lors de leur dépôt sur Chorus Pro

Lorsque vous déposez vos factures sur Chorus Pro, le système rapatrie automatiquement les données qu'il reconnaît à partir des trois premières pages de votre facture. Pour faciliter cette reconnaissance et éviter de ressaisir des informations, veuillez respecter les principes suivants :

1. Veuillez soumettre vos factures au format PDF texte, en évitant les scans ou les images.
2. Utilisez des mots-clés pour indiquer les différentes informations de votre facture, afin de faciliter leur reconnaissance par Chorus Pro. Par exemple, pour le destinataire, vous pouvez utiliser des mots-clés tels que "SIRET client", "SIRET dest" ou "Ministère". Pour l'engagement, vous pouvez utiliser des mots-clés tels que "engagement", "EJ" ou "commande".
3. Assurez-vous de laisser un espace entre chaque mot-clé et la donnée correspondante pour une meilleure lisibilité.
4. Évitez l'utilisation de couleurs et d'effets spéciaux. Privilégiez le noir sur fond blanc.
5. Il est important de vérifier les champs préremplis et de les corriger si nécessaire. Par exemple, le champ "cadre de facturation" doit être renseigné avec le choix effectué à l'étape précédente.
6. Fournissez le numéro et la date de votre facture dans la section "Identification".
7. Indiquez clairement le destinataire de votre facture, qui correspond à la structure publique à laquelle vous l'adressez.
8. Si vous travaillez pour plusieurs structures, veuillez sélectionner le SIRET émetteur de la facture dans la section "Fournisseur".
9. Dans la section "Références", assurez-vous d'inclure le numéro d'engagement obligatoire. Notez qu'il n'est pas nécessaire de fournir un code service pour le Département du Nord.
10. Fournissez les montants correspondant au total HT, TTC et à la valeur de la TVA dans la section appropriée.
11. N'oubliez pas de joindre toutes les pièces jointes nécessaires à votre facture.

En respectant ces principes, vous faciliterez le traitement de vos factures sur Chorus Pro.

L’avantage de la dématérialisation des factures avec Chorus Pro

Désormais, la facturation électronique est imposée et cela permet à l’État de centraliser toutes les factures qui ont été émises envers les entités du service public.

C’est un avantage financier, réduisant considérablement les coûts de papier, mais également l’impression et l’envoi des factures. Cela implique aussi un impact environnemental considérablement réduit.

Par ailleurs, les délais de transmission sont plus courts, facilitant le processus de paiement se traduisant par un gain d’argent et de temps.

Le format numérique assure ainsi un meilleur archivage avec une classification automatique de manière chronologique ou par dossier. En quelques clics, toutes les informations peuvent être rendues accessible et partagé.

Mais la facture électronique présente l’avantage de limiter les manipulations du papier. De l’édition à l’envoi, toutes les opérations s’effectuent électroniquement avec un risque d’erreur grandement limité.

Généralisation des portails dématérialisés

Chorus Pro a été précurseur dans le domaine de dématérialisation de facture. Ce type de portail va se généraliser dans les années à venir puisque la facture numérique sera la seule valable dans les échanges inter entreprise dès 2024. [report planifié]

Si de votre côté, vous souhaitez également bénéficier des avantages de la GED, n’hésitez pas à vous adresser à l’entreprise Apo’g. Cette société spécialisée s’occupe de votre transformation digitale, en respectant les règles en vigueur. De cette façon, vous allez pouvoir vous concentrer sur votre cœur d’activité.

Vous avez besoin d'aide pour déposer votre facture ?

N'hésitez pas à contacter Apo'g, qui se fera un plaisir de vous guider dans vos démarches :

• E-mail : [email protected]
• Téléphone : 01 40 64 93 93