Pourquoi utiliser Zeendoc pour générer des écritures comptables ?
Zeendoc permet d’archiver une très large variété de typologies de documents, qu’ils soient d’origine numérique ou papier.
Ces documents sont classés dans Zeendoc selon un plan de classement défini avec vous en fonction de vos besoins.
Lorsqu'il s'agit de documents fournisseurs, il est courant de les caractériser de la manière suivante :
- Quel type de document est-ce ? Une facture, un avoir, un bon de commande (BC), un bon de livraison (BL)... ?
- Quel est le nom du fournisseur ? EDF, Orange, Darty, … ?
- Quel est la date du document ?
- Quel est la référence du document ?
- Quels sont les montants HT/TVA/TTC du document ?
- Quelle est sa date d'échéance si nous parlons d'une facture ?
Zeendoc va donc vous permettre de saisir ces informations sur chaque facture, mais va surtout apprendre petit à petit comment sont structurées les factures, et progressivement pré-renseigner à votre place une partie de ces informations sur les documents.
Ces informations étant relativement proches de ce que les personnes du service comptable saisissent dans la comptabilité pour les factures fournisseurs, Zeendoc va donc progressivement alléger la charge de travail en automatisant la saisie des factures fournisseurs, tout en simplifiant l'accès aux documents grâce à ses fonctionnalités de recherche.
Attention :
- Zeendoc n’intègre aucune intelligence comptable, et ne pourra en aucune manière remplacer le savoir-faire d’un comptable,
- Zeendoc intègre des mécanismes d’apprentissage et d’automatisation, qui permettent simplement de limiter les tâches répétitives
Concrètement, comment ça va se passer avec Zeendoc ?
Une fois que Zeendoc et la passerelle comptable seront pleinement fonctionnels, les choses vont se dérouler de la manière suivante :
1. Vous allez déposer les factures fournisseurs dans Zeendoc
- En les numérisant, notamment si vous les recevez sous format papier.
- En les transférant à Zeendoc si vous les recevez par mail
2. Zeendoc va analyser les factures et pré-renseigner un certain nombre d’informations sur les factures
Généralement, il renseigne seul au bout de quelques mois o Le nom du fournisseur
- Les montants HT/TVA/TTC de la facture
- La date de la facture
- La référence de la facture
3. Vous optimisez le classement des documents en vérifiant et complétant les informations
Vous allez en particulier renseigner les informations purement comptables sur la facture :
- Gérez facilement le compte fournisseur.
- Effectuez une imputation précise du montant de la TVA.
- Répartissez correctement les charges sur les comptes appropriés.
- Effectuez une ventilation analytique le cas échéant.
Zeendoc vous assistera dans cette tâche, en particulier si l’imputation est toujours la même pour un fournisseur donné.
4. Zeendoc va ensuite générer à votre demande un fichier d’écritures, que vous pourrez importer dans votre logiciel de comptabilité, pour vous éviter d’avoir à saisir les écritures d’achat
Les factures exportées seront indiquées dans Zeendoc comme exportées, et ne seront donc plus proposées à l’export par la suite.
En cas de besoin, Zeendoc peut gérer des cas un peu plus compliqués comme :
- Les ventilations analytiques en % plutôt qu’en montants o La gestion des écritures intracommunautaires
- Génération automatique de numéros de pièce basés sur la date du document.
- Gestion de dates comptables distinctes des dates du document… (veuillez préciser le point manquant)
En outre, cette génération d'écritures peut être complétée par une gestion des bons à payer ou une gestion des règlements des factures, le cas échéant.
Quel sera le processus de mise en place ?
La mise en place va se dérouler en plusieurs étapes.
Elles seront principalement réalisées par les équipes de Zeendoc, habituées à manipuler les concepts comptables et rodées à l’utilisation de principales solutions comptables du marché.
1. Dans un premier temps, Apo'g, le partenaire n°1 certifié Zeendoc va mettre en place votre espace Zeendoc
Il va en particulier :
- Créer votre espace Zeendoc,
- Mettre en place avec vous les différents modes de dépôt des documents dans Zeendoc
- Vous former à l’utilisation basique de la solution (dépôt, indexation, recherche, administration)
Dans le cadre de cette étape, il va vous demander de lui transmettre :
- La liste des comptes fournisseurs
- La liste des comptes de charge
- Si nécessaire, la liste des axes et sections analytiques sera également prise en compte.
Il est nécessaire de transmettre les fichiers au format Excel, avec deux colonnes dédiées à chaque liste.
- Une avec le numéro du compte
- Une avec le libellé du compte
La fourniture de ces listes va lui permettre de préconfigurer Zeendoc pour vous permettre de faire des imputations sur les mêmes comptes fournisseurs et comptes de charges que ce que vous avez dans votre logiciel comptable.
2. Notre équipe dédiée aux passerelles comptables de Zeendoc va vous contacter
- Évaluation du processus de génération d'écritures via Zeendoc
- Collecte des spécificités de votre saisie de factures fournisseurs
- Personnalisation de Zeendoc pour correspondre à vos saisies dans le logiciel comptable
- Validation d'un format d'import compris par votre logiciel comptable
L'entretien se fera par téléphone.
3. L’équipe Apo'g va ensuite réaliser la passerelle comptable
Elle va personnaliser le comportement de l’outil de génération d’écritures pour faire en sorte que les informations que vous allez saisir dans Zeendoc viennent se positionner exactement à l’emplacement prévu dans votre journal d'achat, comme si vous l'aviez directement saisi dans le logiciel comptable.
4. A la suite de cela, l’équipe e-Calsseur va prendre contact avec vous pour valider le bon fonctionnement de cette passerelle comptable
Elle réalisera notamment avec vous :
- Dépôt de la facture dans Zeendoc.
- Classement de la facture.
- Imputation comptable de la facture.
- Génération d'un fichier d'écritures pour la facture.
- Importation des écritures dans votre logiciel comptable.
- Validation conjointe de l'importation réussie.
5. Après cette étape, Apo'g vous accompagne pour le dépôt, classement, imputation et importation des factures opérationnelles dans votre comptabilité
Lorsque l'importation est réussie, la passerelle est considérée comme opérationnelle. L'équipe Apo'g sera disponible pour vous soutenir en cas de besoin. En combinant votre outil de dématérialisation avec votre logiciel comptable, vous automatiserez vos processus et gagnerez un temps précieux. Prêt à optimiser votre productivité ?
