Le dépôt de document
La première étape essentielle dans la gestion documentaire est le dépôt de documents. Zeendoc simplifie ce processus en proposant une méthode unique : l'identification de la première page d'un document à l'aide d'un simple trait de surligneur. Contrairement aux méthodes traditionnelles de découpage et d'organisation manuelle, Zeendoc vous permet de scanner ou de regrouper plusieurs documents en un seul fichier, en reconnaissant automatiquement la première page. Cette méthode brevetée élimine la nécessité de feuillets séparateurs ou de QR codes, offrant ainsi une solution plus rapide et efficace pour le dépôt de documents.
La recherche de document
La recherche rapide et précise de documents est cruciale pour toute organisation. Zeendoc propose plusieurs options de recherche, telles que des champs de classement personnalisés, des filtres de dates, des fourchettes de montant, et même un champ textuel similaire à un moteur de recherche. Vous pouvez organiser vos documents selon vos propres critères de classement, ce qui facilite grandement la recherche d'informations archivées. Avec Zeendoc, retrouver des données spécifiques n'a jamais été aussi simple.
La fonctionnalité Mobilité
La flexibilité de la mobilité est un aspect clé de la gestion documentaire moderne. Zeendoc permet un accès facile à vos documents où que vous soyez, à condition d'avoir une connexion Internet ou de la 3G. Vous pouvez consulter, télécharger, imprimer et partager vos documents via l'application Zeendoc ou un navigateur web. Cette fonctionnalité permet de réduire le besoin de transporter des documents physiques et favorise une approche plus écologique de la gestion documentaire.
Les notes de frais
Pour les professionnels en déplacement, Zeendoc propose une solution pratique pour gérer les notes de frais. Vous pouvez prendre en photo vos factures et reçus directement depuis l'application Zeendoc. Les documents sont automatiquement déposés, identifiés et indexés, ce qui simplifie le processus de suivi des dépenses professionnelles. Cette fonctionnalité permet de réduire les risques de perte de tickets et facilite la gestion en temps réel des notes de frais par le service comptabilité.
L'envoi des Factures
Zeendoc simplifie l'envoi de factures aux clients en offrant diverses options, notamment l'envoi par e-mail, courrier postal ou même vers Chorus Pro pour les collectivités. La solution met en évidence les factures qui n'ont pas encore été expédiées, facilitant ainsi le suivi des envois. Vous pouvez regrouper plusieurs factures pour les mêmes destinataires, optimisant ainsi le processus d'envoi. Peu importe le mode d'envoi choisi, Zeendoc rend cette tâche plus rapide et efficace.
La signature électronique des contrats commerciaux
La signature électronique des contrats est devenue essentielle pour de nombreuses entreprises. Zeendoc offre une solution sécurisée pour faire signer vos contrats commerciaux. Le processus est simple : sélectionnez le document, initiez la procédure, et les signataires reçoivent un e-mail avec un code d'authentification via SMS. Cette approche croisée garantit l'identité du signataire et confère une valeur légale à la signature. Zeendoc assure également le suivi de la procédure et vous informe de sa finalisation.
L'export Excel
Pour une analyse plus approfondie des données, Zeendoc propose une fonctionnalité d'export vers Excel. Vous pouvez sélectionner les informations pertinentes dans vos documents et les exporter directement vers un classeur Excel. Cela évite les ressaisies et les erreurs potentielles, tout en optimisant le temps passé sur des tâches répétitives.
L'export comptable
Pour simplifier la gestion comptable, Zeendoc propose des passerelles comptables. Les factures non encore exportées sont mises en évidence, et vous pouvez générer un fichier compatible avec votre logiciel comptable en un clic. Cette fonctionnalité permet de réduire la saisie manuelle et de faciliter le processus d'imputation des factures dans votre journal d'achat.
La circulation des documents
Zeendoc facilite la circulation des documents qui nécessitent une validation interne. Les statuts de validation sont visibles par les collaborateurs concernés, et le suivi de chaque document est simplifié. Les annotations et modifications peuvent être ajoutées pour une collaboration transparente entre les différents départements.
Le dépôt des factures dans Chorus Pro
Pour les collectivités et les organismes publics, Zeendoc offre la possibilité d'envoyer les factures directement vers Chorus Pro. Les informations essentielles peuvent être détectées automatiquement, simplifiant ainsi le processus d'envoi. Cette fonctionnalité garantit un flux fluide des factures vers le système de facturation électronique.
Le Select2Search dans Zeendoc
L'outil Select2 Search permet de lancer des recherches dans Zeendoc depuis d'autres logiciels tels que votre ERP ou votre CRM. Vous pouvez ainsi accéder rapidement aux informations nécessaires, améliorant l'efficacité de votre workflow.
Zeendoc, avec ses fonctionnalités intuitives et évolutives, offre une solution complète pour la Gestion Électronique de Documents. Cette plateforme simplifie chaque étape du cycle de vie des documents, de leur dépôt à leur archivage. En adoptant Zeendoc, votre organisation peut bénéficier d'une transformation digitale réussie, en libérant la productivité de vos équipes et en optimisant la gestion de l'information.
