Le glossaire des acronymes liés à la gestion électronique des documents
Si vous êtes perdu devant les nombreuses expressions que vous pourriez retrouver, pas de panique, voici un glossaire qui vous sera particulièrement utile :
- Le terme DMS pour Document Management System est l’équivalent en anglais pour désigner la GED.
- Même constat concernant l’acronyme EDM pour Electronic Document Management.
- ECM signifie Entreprise Content Management et encore une fois, il s’agit d’un terme anglais désignant une fois de plus la gestion électronique de documents.
- Mais lorsque vous manipulez des outils se concentrant sur l’aspect collaboratif et le partage, vous retrouvez, l’expression GEIDE est alors plébiscitée et elle signifie « gestion électronique de l’information et des documents de l’entreprise ».
- EDI pour échange de données informatisées désigne une fonctionnalité directement incorporée au logiciel de gestion électronique de documents.
- Enfin, le terme SAE pour système d’archivage électronique correspond également à une autre fonctionnalité de la GED.
Comment bénéficier d’un archivage électronique simplifié ?
À vrai dire, archivage électronique couvre un ensemble de besoins au sein d’une entreprise. Par exemple, les prérequis en interne par rapport au processus d’archivage, la politique de sécurité, mais aussi les règles spécifiques obligeant les sociétés à conserver de nombreux documents selon un délai défini en fonction de leur catégorie.
Dans ce contexte, il est important de vous orienter vers un système d’archivage électronique simplifié. De cette manière, vous serez en mesure de couvrir trois situations distinctes à savoir l’archivage électronique avec une norme technique, avec un règlement général ou dans un cadre international.
Quels sont les avantages et inconvénients de l'archivage électronique ?
Dans un contexte de hausse perpétuelle des flux numériques, il devient essentiel pour une entreprise de maîtriser toutes les données et tous les documents en interne. Cela passe par un archivage simplifié, permettant d’obtenir une cohérence globale.
En optant pour une digitalisation contrôlée, l’information est alors structurée et rendue disponible pour les personnes concernées. Les bénéfices sont réels pour l’organisation interne, car les services concernés disposeront d’une plus grande efficacité.
Mais ce n’est pas tout, l’archivage électronique simplifié implique une réduction des coûts. En effet, il est inutile de prévoir un budget par rapport à l’impression papier, mais également pour gérer les envois postaux.
De cette façon, l’entreprise gagnera incontestablement en productivité avec des documents qui seront rendus disponibles et accessibles par tous.
L’archivage électronique utilise un système de classification particulièrement précis. Dès que vous avez besoin de retrouver des contenus ou des documents électroniques, il vous suffira d’utiliser la recherche incorporée.
La centralisation des données d'entreprise contribue aussi à renforcer la sécurité et à diminuer considérablement les risques de perte ou de détérioration de documents en cas d'incendie ou de dégâts des eaux.
L’inconvénient majeur de l’archivage électronique simplifié repose sur la nécessité de se faire accompagner. En effet, l’outil doit être incorporé progressivement en entreprise, impliquant aussi une formation auprès du personnel.
Enfin, il faudra investir dans du matériel performant et modulable en prenant toutes les dispositions nécessaires pour éviter que le réseau informatique de l’entreprise ne subisse un piratage informatique ou une destruction des données.
Pour ce faire, vous avez la possibilité de travailler avec Apo’g. Cette ESN vous propose un accompagnement sur-mesure en étudiant votre activité et votre besoin. Ainsi, vous n’aurez aucun mal à profiter des nombreux avantages de l’archivage électronique simplifié sur Zeendoc !
