1. Simplifier le classement et la recherche
L'un des avantages les plus évidents et immédiats d'intégrer un logiciel de GED dans votre entreprise réside dans la facilité de classement et d'obtention des informations numériques. Par rapport aux méthodes traditionnelles de gestion papier, la GED transforme radicalement la routine des collaborateurs.
L'usage d'une GED basée sur le cloud nécessite l'établissement de directives précises dès le début, dès la collecte et le scan des documents papier. Ce cadre permet au système d'indexation de classer efficacement et automatiquement les fichiers numériques. Cette organisation rend la récupération des documents rapide et aisée, à tout moment, facilitant ainsi le processus avant même l'étape de l'archivage numérique.
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2. Renforcer la sécurité des documents
Contrairement à certaines croyances, opter pour la gestion électronique des documents renforce la sécurité des données au sein des entreprises. Les pertes de documents tels que les devis, bons de commande et factures sont éliminées. De plus, l'élimination du stockage physique réduit les risques de sinistres tels que les inondations, incendies ou vols.
L'accès aux données est sécurisé par des droits d'accès spécifiques à chaque collaborateur, assurant le respect de la confidentialité en fonction des rôles et des départements. En outre, des logiciels de GED, tels que Zeendoc, sont certifiés selon des normes rigoureuses comme l'ISO 27001, offrant ainsi une conformité totale avec les réglementations telles que le RGPD et une sécurité des données optimisée.
3. Optimiser la trésorerie
Zeendoc, une plateforme numérique avant-gardiste, propose une solution intégrale pour améliorer la gestion financière des entreprises. Cette solution automatise les processus manuels et fastidieux, centralise les données financières et met à disposition des outils analytiques avancés, aidant ainsi les entreprises à économiser du temps, réduire les dépenses et affiner leurs décisions financières.
Optimisez le processus de recouvrement avec Zeendoc qui facilite l'envoi automatique des factures et la relance pour paiement tardif, tout en proposant une option de paiement en ligne sécurisée pour un règlement rapide par les clients, améliorant ainsi l'efficacité de votre trésorerie.
Perfectionnez votre gestion financière grâce à la centralisation de Zeendoc, qui rassemble toutes les données financières en un seul lieu, permettant une élaboration précise de budgets et de prévisions, et un suivi en continu de la situation financière pour anticiper les éventuelles contraintes de liquidité.
Diminuez vos coûts de gestion financière en automatisant les opérations laborieuses comme la saisie et la relance des factures, ce qui libère du temps pour des activités plus stratégiques. Zeendoc élimine également les frais de traitement des transactions bancaires et offre la possibilité de négocier des conditions financières plus favorables.
Affinez vos décisions financières avec Zeendoc qui fournit un accès à des données financières actualisées et précises, permettant de générer des rapports et analyses personnalisés pour une meilleure évaluation de votre performance et la détection des axes d'amélioration.
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4. Économiser de l'espace
Les espaces de bureau ont des limites physiques, et trop souvent, les archives papier les remplissent à ras bord. La nécessité de créer de l'espace conduit à un tri constant et à la destruction des documents obsolètes. Dans certains cas, il faut même recourir à la location d'espaces externes pour le stockage des archives.
Opter pour la Gestion Électronique des Documents libère précieusement ces mètres carrés, permettant leur réaffectation à d'autres usages. La dématérialisation offre ainsi un gain d'espace significatif. De plus, en minimisant l'espace nécessaire au bureau, votre entreprise peut réduire son impact environnemental, diminuant ainsi ses émissions de gaz à effet de serre.
5. Adopter une approche éco-responsable
L'adoption d'un logiciel de GED apporte l'avantage notable de favoriser le développement durable. L'élimination du papier réduit directement l'usage des ressources naturelles, notamment les arbres, et diminue la consommation d'énergie.
En choisissant une solution de dématérialisation à faible empreinte carbone telle que Zeendoc, votre entreprise agit concrètement en faveur de l'environnement. Cela s'inscrit dans une démarche de Responsabilité Sociétale et Environnementale active. L'initiative Zeenplanet proposée par Zeendoc illustre cet engagement en compensant les émissions de gaz à effet de serre dues à la gestion documentaire par la plantation d'arbres.
Face à l'infobésité, un défi majeur dans le milieu professionnel dû à l'accumulation d'informations, Zeendoc propose des solutions efficaces :
- Centralisation des documents : Zeendoc regroupe l'ensemble des documents financiers en un lieu unique, simplifiant ainsi leur recherche et accès.
- Numérisation : Zeendoc convertit les documents physiques en format numérique, facilitant leur stockage et gestion.
- Classification intelligente : Grâce à l'intelligence artificielle, Zeendoc classe automatiquement les documents, optimisant le temps et réduisant les erreurs.
- Extraction de données : Zeendoc identifie et extrait des informations clés des documents, permettant leur utilisation dans des analyses et rapports.
- Collaboration : Zeendoc favorise la collaboration documentaire, améliorant ainsi le partage d'informations et la prise de décision collective.
6. Accélérer les processus comptables et de facturation
La comptabilité va au-delà de la simple enregistrement et paiement des factures, englobant l'intégralité des processus d'achat et de vente. Du moment de la commande à celui de la validation des factures, en passant par les étapes de réception et de livraison, la digitalisation rend ces processus plus efficaces. L'abandon du papier pour les validations permet un gain de temps notable.
Avec une gestion centralisée et numérique des données, les collaborateurs peuvent effectuer des rapprochements et vérifications bien plus rapidement, pour chaque fournisseur ou client. Cela accélère la préparation des comptes et, lorsque les finances le permettent, la réalisation des paiements. La GED aide également les entreprises à se conformer aux futures exigences de facturation électronique, notamment pour celles assujetties à la TVA.
« Je valide toutes nos factures en quelques clics sur mon ordinateur ou mon téléphone »
Nicolas De Montrichard - Gérant - Opus Group
7. Favoriser la collaboration
L'intégration de la dématérialisation transforme l'environnement de travail des employés, le rendant plus ouvert et interactif, tout en réduisant l'énergie nécessaire pour accomplir les tâches à temps.
Signer un bon à payer sur une facture devient un jeu d'enfant avec quelques clics pour accéder aux documents en ligne, éliminant le besoin de photocopies ou d'impressions en PDF pour éviter les pertes. Plus besoin pour les employés de transporter physiquement les factures aux collègues situés dans différents bâtiments de l'entreprise.
De plus, grâce aux processus automatisés définis dans le logiciel, les collaborateurs peuvent suivre le progrès des tâches et des vérifications en temps réel, recevoir des notifications et être alertés sur les problèmes urgents à résoudre.
8. Améliorer la sécurité des données
Le traitement manuel des documents et la ressaisie de données sont souvent sources d'erreurs dans les opérations d'entreprise. En adoptant la dématérialisation pour les processus de vente (Order to Cash) et d'achat (Procure to Pay), vous renforcez la sécurité des opérations et des vérifications. Du placement des commandes jusqu'au règlement des factures, le risque d'erreur se trouve réduit.
L'automatisation de la comptabilité, facilitée par l'océrisation et la reconnaissance optique de caractères, élimine la nécessité de saisie manuelle. Cela diminue les risques d'erreurs ou de fautes humaines, améliorant la fiabilité des données et réduisant le besoin de contrôles fréquents.
9. Augmenter le confort de travail des collaborateurs
Les procédures de recrutement peuvent devenir longues et compliquées, particulièrement en cas de pénurie de candidats, et certains secteurs souffrent d'un taux de rotation élevé du personnel. Pour améliorer l'attrait de votre entreprise, envisagez la dématérialisation, qui joue un rôle clé dans l'attraction des talents.
L'adoption d'un logiciel de Gestion Électronique des Documents modernise les outils de travail de vos employés et marque un pas significatif vers la numérisation de votre entreprise. Cela représente un atout majeur pour attirer et fidéliser les nouvelles générations, habituées à un environnement numérique et sans papier dans leur quotidien.
10. Améliorer la relation client et fournisseur
Pour notre dixième point, parlons du cœur de la dématérialisation : c'est bien plus qu'une simple amélioration interne. Cela transforme toute votre interaction avec le monde extérieur, bénéficiant à vos fournisseurs et clients et renforçant l'ensemble de votre écosystème économique.
La mise en place d'une GED offre aux partenaires commerciaux un accès facilité à une plateforme en ligne pour échanger les factures, dès leur génération. Les Opérateurs de Dématérialisation comme Zeendoc, déjà éprouvées dans la gestion des factures pour le secteur public via Chorus Pro, sont tout aussi efficaces pour les transactions interentreprises avec le Portail Public de Facturation ou les Plateformes de Dématérialisation Partenaires.
Vos clients, en particulier, bénéficieront de la dématérialisation, éliminant le besoin de gestion papier à la réception des factures. Proposer une récupération des factures sur une plateforme numérique, en formats Factur-X, PDF/A3 et XML, les satisfera pleinement.
L'obligation imminente de fournir des informations détaillées sur le statut des factures va renforcer la relation client, en offrant une transparence complète sur le processus de traitement des documents électroniques.
La digitalisation transforme les entreprises en environnements de travail plus sûrs, économiquement efficaces et énergétiquement responsables, tout en modernisant et dynamisant les interactions professionnelles.
En bref, la GED n'est pas juste une évolution technologique, c'est une révolution managériale et opérationnelle. Elle allie sécurité, économie et écologie pour propulser votre entreprise vers l'avenir. N'attendez pas l'échéance légale, transformez dès maintenant votre gestion documentaire !
