Procure To Pay (P2P) : définition, étapes et solutions

Pour de nombreuses entreprises, quelque soit leur taille, il est nécessaire d’avoir des processus de gestion efficaces pour assurer une rentabilité et une croissance harmonieuse. L’optimisation du processus d’achat est un des enjeu majeur afin de développer de nouveaux leviers de croissance et de productivité. Et parmi ces processus, le Procure to Pay (P2P) a toute sa place sur le podium, pour fluidifier, simplifier et accélérer les différentes étape du cycle d’achat. Dans cet article, nous allons lever le voile sur les mystères du P2P et vous montrer son importance pour les organisations !
Procure To Pay (P2P) - Définition
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Qu’est-ce que le P2P ?

Le P2P, cet acronyme mystérieux qui semble chuchoter "Pas de Panique"... Mais quelle est sa signification réelle ? En fait, il s'agit du Procure to Pay, que l'on pourrait traduire en français par "Processus d'Approvisionnement," bien qu'il n'ait pas de traduction exacte. Vous pourriez également rencontrer le terme "Purchase To Pay"

Le processus P2P englobe la demande d'achat, l'achat proprement dit, la réception des biens ou services, le paiement et leur comptabilisation. À chaque étape, l'accent est mis sur la réduction des coûts, la gestion du temps, et la création de valeur, tout en garantissant le respect des réglementations en vigueur. Préparez-vous donc à vous aventurer dans un monde rempli de demandes d'achat, de bons de commande, de factures, dans un véritable voyage au pays des fournisseurs et des paiements !

Dématérialisation - Factures Fournisseurs

Les étapes du processus Procure To Pay (P2P)

Le processus Procure to Pay se compose de plusieurs étapes importantes, qui sont essentielles pour maintenir un flux de travail harmonieux et sans accroc. Il convient de considérer le P2P comme une solution visant à optimiser la répartition des ressources. L'analyse du processus d'achats permet ensuite d'ajuster ce système de manière optimale pour obtenir une optimisation de plus en plus poussée !

  1. La demande d'achat : Imaginez que vous êtes dans un magasin de meubles, entouré de magnifiques canapés et de tables élégantes qui attirent votre attention. Vous ressentez un désir inébranlable d'acquérir un de ces canapés pour votre salon. C'est à ce moment-là que le processus Procure-to-Pay commence. Vous soumettez une demande d'achat, votre responsable vérifie les détails, puis donne son approbation.
  2. Le bon de commande : Une fois que votre demande d'achat a été approuvée, le saint Graal de l'univers de l'approvisionnement fait son apparition : le bon de commande. Il implique la négociation des termes et conditions, l'établissement d'un contrat et la gestion des relations avec les fournisseurs. Ce document contient toutes les informations nécessaires pour que votre fournisseur prépare votre colis. Un système P2P facilite la synchronisation entre les acheteurs et les fournisseurs, garantissant une fluidité des transactions.
  3. La réception : Le moment tant attendu est enfin arrivé ! Vous vous précipitez vers la porte de votre domicile, et là, vous apercevez le livreur qui arrive avec le canapé que vous avez commandé. Vous déballez le colis pour vérifier s'il correspond bien à vos attentes, et voilà que l'objet désiré se révèle devant vous.
  4. La facturation : À cette étape cruciale du processus, vous êtes chargé de réunir tous les documents requis, tels que le bon de commande et la preuve de livraison, que vous transmettez ensuite au service comptabilité. Ce service examine chaque élément avec une précision digne d'un enquêteur privé, veillant à ce que la facture soit minutieusement vérifiée et prête à être approuvée avant d'être payée !

Pourquoi faut-il automatiser les processus P2P dans votre entreprise ?

Imaginez une entreprise où les tâches administratives fastidieuses font désormais partie du passé, où les collaborateurs peuvent consacrer leur temps à des activités plus stimulantes, et où les erreurs de facturation disparaissent comme par enchantement. Eh bien, c'est exactement ce que l'automatisation du processus Procure to Pay (P2P) peut offrir !

L'automatisation des processus P2P représente un atout inestimable pour les entreprises. Elle permet de gagner un temps précieux, de réduire les erreurs et les tâches répétitives, ainsi que de réaliser d'importantes économies, entre autres avantages…

Dans notre prochain article, nous explorerons en détail les avantages de la dématérialisation des processus P2P.

Il est important de noter que le "Procure to Pay" doit être distingué du "Source to Pay", qui intègre une dimension supplémentaire au processus, à savoir la phase de sourcing. Le Source to Pay vise à optimiser non seulement les ressources disponibles, mais également à évaluer les relations avec les fournisseurs et l'exécution des contrats.

Zeendoc, la solution de dématérialisation des processus Procure to Pay (P2P)

Zeendoc constitue une solution complète de dématérialisation du processus Procure to Pay. À l'aide de sa plateforme cloud innovante, elle automatise et simplifie toutes les phases du P2P.

Grâce à Zeendoc, vous avez la possibilité d'automatiser les étapes, depuis les demandes d'achat jusqu'aux approbations des commandes, en passant par les réceptions, les factures, et les demandes de paiement. Cette solution offre une visibilité en temps réel sur l'ensemble du processus, favorisant une collaboration plus fluide entre les divers intervenants.

En tirant parti de l'intelligence artificielle et de la reconnaissance optique de caractères (OCR), Zeendoc extrait automatiquement les données pertinentes des documents, réduisant ainsi les erreurs et les tâches manuelles. Ce processus accélère le traitement des factures et simplifie la vérification et l'approbation des paiements.

Avec Zeendoc, vous pouvez dire adieu aux processus complexes et inefficaces, et laisser place à des solutions simplifiées et optimisées !

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