Pourquoi opter pour la Gestion Électronique des Documents (GED) ?

La transformation digitale des entreprises nécessite l’utilisation d’outils qui faciliteront la gestion. Si vous êtes à la tête d’une entreprise et que vous êtes en pleine transformation digitale, il est important de revoir entièrement votre manière de gérer les documents.

Nous sommes habitués à voir les dossiers stockés dans des armoires au fond d’un bureau. De cette manière, il est très probable que vous ayez du mal à vous retrouver. Pour une meilleure visibilité et organisation, pourquoi ne pas opter pour la gestion électronique de documents ? Il s’agit d’un processus qui présente de nombreux avantages dont l’augmentation de votre efficacité.

Dans cet article, découvrons pourquoi opter pour une solution de GED pour son entreprise.
La Gestion Électronique des Documents, pourquoi ? (GED)
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Quelle est la définition de la gestion électronique de documents (GED) ?

Une solution de gestion électronique de documents (GED) vous permet d'organiser vos documents, qu'ils soient physiques ou numériques, au sein d'un référentiel numérique centralisé. Ce système facilite le traitement, la collecte, le stockage et la gestion des documents au sein d'une organisation, tout en conservant une trace de leur historique. Cependant, les fonctionnalités ne se limitent pas là.

Quels sont les atouts d'une solution de GED ?

La gestion électronique de document réduit les coûts

Le traitement de documents de manière classique engendre de nombreux coûts. Il s’agit principalement des coûts du papier, l’impression, ainsi que les frais de logistique et de traitement de l’information. De plus, l’archivage physique peut être très encombrant et gâcher le décor de votre bureau.

Opter pour une solution digitale pour la gestion de vos documents vous permet non seulement d’économiser, mais également de réaliser des bénéfices. En effet, selon les statistiques, plus de 19 % de perte de productivité est lié à la gestion de documents. La GED est justement là pour vous permettre de tirer profit des pertes.

La GED améliore la relation client

Une solution de gestion électronique de documents, comme Zeendoc, garantit l’accès à vos clients aux documents importants très rapidement. Ils pourront consulter n’importe quelle information dont ils ont besoin. Ils pourront aussi remplir rapidement des formulaires et obtenir toutes les pièces justificatives en quelques clics.

De cette manière, l’information circulera mieux au sein de votre entreprise, en interne comme en externe. L’accès à l’information sera raccourci et cela garantira une meilleure transparence. La relation client sera nettement améliorée de cette façon.

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La GED optimise la sécurité des données

Qui n’a jamais perdu ou endommagé un document important ? Cela pourrait avoir de fâcheuses conséquences. La GED vous permet d’avoir tous vos documents au même endroit en ligne. Ils seront accessibles à tout moment et vos collaborateurs pourront les mettre à jour en temps réel. Notez que c’est vous qui décidez à qui donner les droits d’accès ainsi que les droits de modifications d’un document.

Lorsque vous êtes sûr de ne plus avoir besoin d’un document, il est possible de l’archiver. Lorsque vous faites cela, aucune modification ne peut être apportée et votre document sera à l’abri à tout jamais.

La GED améliore la communication en interne

Opter pour une solution de GED facilite grandement la communication en interne, entre les membres de vos équipes et vous permet de gagner du temps. Vous pouvez tout à fait personnaliser les droits d’accès et de modification. Chaque personne aura accès aux bons documents à tout moment, ne réduisant aucun le flux d’information. Vous pouvez créer un dossier pour chaque service de votre entreprise. Notez également que plusieurs personnes peuvent travailler sur le même document et y apporter des modifications en même temps.

La gestion électronique de document réduit votre impact environnemental

On estime que chaque employé utilise en moyenne 2 500 feuilles de papier par an en France. Aujourd’hui, vu les enjeux écologiques de l’utilisation du papier, la GED vous permettra de réaliser une avancée vers le zéro papier.

Afin d’adopter une stratégie d’entreprise verte et de soigner son image, il est important de réduire son émission de déchets. Il n’y aura plus autant de déchets qu’avec des solutions classiques. Les documents resteront en ligne et seront consultables sans être imprimés en plusieurs copies.

Quels domaines bénéficient de la gestion électronique de documents (GED) ?

Les solutions de gestion électronique de documents (GED) sont largement utilisées dans divers secteurs tels que les ressources humaines, les services financiers, les ventes et le marketing. Elles sont également intégrées aux processus d'entreprise courants qui sont axés sur les documents. Dans le cadre de notre étude, nous avons recueilli deux témoignages clients mettant en avant l'utilisation de la GED dans les services financiers et les ressources humaines.

1. La gestion électronique de documents (GED) dans les Ressources Humaines

La gestion des ressources humaines implique des prises de décision cruciales en matière de recrutement et d'amélioration des processus d'intégration et de gestion du personnel.

En utilisant un logiciel de gestion électronique de documents (GED), l'enregistrement des dossiers des employés, des fichiers RH et des documents de l'entreprise est automatisé et centralisé dans un référentiel unique. Cela simplifie aussi les flux de travail pour gérer ces domaines essentiels. Voici quelques exemples :

  • Les formulaires et les e-mails de candidature sont stockés de manière centralisée, ce qui permet aux responsables de retrouver facilement les documents et les informations nécessaires pour trouver le candidat idéal.
  • Les responsables peuvent mettre en place des flux de travail dématérialisés pour les nouvelles embauches, telles que l'envoi automatique d'e-mails de bienvenue et de présentation de l'entreprise. Cela améliore le processus d'intégration des employés.
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2. La gestion électronique de documents (GED) dans la Comptabilité

Optimisez l'efficacité de vos services financiers et comptables en améliorant la gestion des documents financiers et le flux de factures entrants et sortants.

Simplifiez et accélérez la capture des factures, qu'elles soient papier ou électroniques, en automatisant les processus suivants :

  • Capturez simplement et rapidement les factures papier et électroniques.
  • Associez les documents à des structures de fichiers prédéfinies pour faciliter leur récupération ultérieure.
  • Effectuez automatiquement la concordance entre les factures et les bons de commande correspondants.
  • Mettez en place des workflows personnalisés pour le processus d'autorisation.
  • Réduisez les erreurs humaines, minimisez la manipulation des factures et éliminez la saisie manuelle des données.

En reliant les documents pertinents aux commandes, vous optimisez la création et le traitement des factures, tout en assurant leur suivi et en contrôlant les paiements. De plus, l'association de workflows de facturation et de validation permet une gestion plus efficace.

Enfin, un suivi sécurisé et complet de toutes les transactions commerciales, y compris les e-mails, contrats et données confidentielles, est crucial pour les audits. Grâce à la GED, vous accédez facilement à l'historique des informations au moment voulu.

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3. La gestion électronique de documents (GED) dans la Vente et le Marketing

D'après une étude de CSO Insights, "88 % des professionnels de la vente sont incapables de trouver ou d'accéder à des documents essentiels sur leurs smartphones". Cela se traduit par des cycles de vente prolongés et des opportunités commerciales manquées.

Cependant, un logiciel de gestion électronique de documents (GED) offre une solution :

  • Vous pouvez identifier des prospects grâce à des formulaires web qui sont automatiquement transmis à l'équipe de vente appropriée.
  • Les documents essentiels liés aux ventes et au marketing peuvent être stockés dans un référentiel numérique.
  • Vous pouvez partager en toute sécurité des documents et des informations avec les membres de votre équipe.
  • En conséquence, vos employés sont plus performants et productifs, et vos services de marketing et de vente fonctionnent de manière plus efficace.

Comment sélectionner le fournisseur idéal pour votre solution de gestion électronique de documents (GED) ?

Il est essentiel de trouver un partenaire adapté à votre entreprise. Voici quelques conseils pour commencer votre recherche de prestataires :

  • Consultez des analyses de Gartner, Forrester Research et AIIM.
  • Visitez des sites d'avis tels que Appvizer, G2 ou Capterra.
  • Explorez les ressources fournies par CELGE.
  • Lisez des études de cas pour avoir une meilleure compréhension des expériences d'autres entreprises.

Comment Zeendoc vous aide à passer à la dématérialisation ?

Zeendoc, acteur incontournable en matière de logiciel de gestion de documents, répond aux besoins des petites et moyennes entreprises qui cherchent des solutions de dématérialisation optimales. Zeendoc dispose de l'expérience et de la technologie nécessaires pour fournir une numérisation et une automatisation adaptées à votre équipe.

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