DAF et DSI : en quoi la dématérialisation des factures va renforcer leur collaboration ?

La facturation électronique, prévue pour 2026, est un enjeu majeur pour les entreprises, promettant réduction des coûts, efficacité améliorée et transparence accrue. Cette évolution nécessite une collaboration étroite entre les Directeurs Administratifs et Financiers (DAF) et les Directeurs des Systèmes d’Information (DSI) pour s'adapter aux défis spécifiques et impacter positivement leurs systèmes informatiques. Cette réforme représente donc une opportunité pour renforcer leur partenariat.

DAF et DSI : la dématérialisation des factures
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Le Rôle crucial du DAF dans la digitalisation des processus financiers

Les DAF sont en première ligne face à la transformation digitale, notamment avec l'arrivée de la facturation électronique. Ce changement, prévu pour 2026, requiert une adaptation majeure. Les DAF doivent non seulement veiller à l'alignement des processus financiers avec les nouvelles normes, mais aussi optimiser l'efficacité et réduire les coûts. La GED Zeendoc, intégrée par Apo'g dans notre offre Zeendoc, répond parfaitement à ces besoins en automatisant et en simplifiant la gestion des factures, contribuant ainsi à une réduction significative des erreurs et des coûts opérationnels.

Le DSI, pilier de la transformation technologique

Pour les DSI, le défi est d'assurer l'intégration harmonieuse de solutions telles que Zeendoc dans l'infrastructure IT existante de l'entreprise. Ils doivent garantir la sécurité, la fiabilité et l'efficacité des systèmes de facturation électronique. Leur rôle est crucial dans la sélection, l'installation et la maintenance des solutions GED, tout en assurant la conformité avec les réglementations en vigueur. La collaboration avec Apo'g permet aux DSI de s'assurer que la mise en œuvre de la solution Zeendoc se fait de manière fluide, avec un accompagnement technique et stratégique adapté.

DAF et DSI : Un partenariat pas toujours évident

Une étude de Workday, impliquant 1 060 professionnels des domaines financiers et informatiques, révèle que seulement 4 % des entreprises de la région EMEA (Europe, Moyen-Orient, et Afrique) ont atteint un niveau de maturité numérique dans le secteur financier. De plus, à peine 8 % des responsables IT indiquent que leur entreprise a une vision unifiée de toutes leurs données financières, opérationnelles et de ressources humaines. Il est aussi noté que dans 89 % des entreprises de cette région, les départements Finance et IT ne travaillent pas de manière alignée ou en collaboration régulière. Ces chiffres soulignent le fossé existant entre DAF et DSI dans leur coopération.

L'interaction entre le DAF et le DSI est fondamentale pour réussir la transition vers des systèmes de facturation dématérialisés. Alors que le DAF se concentre sur l'optimisation des processus financiers, le DSI veille à l'intégration technique de la solution. La synergie de leurs efforts est cruciale pour assurer une transition fluide et efficace vers la facturation électronique, avec l'appui de la solution Zeendoc et de l'expertise d'Apo'g.

Mise en place de la facturation électronique : Un projet collaboratif entre DAF et DSI

La numérisation des comptabilités et finances : Une évolution incontournable pour le DAF

L'essor du télétravail a naturellement accéléré la numérisation des services de comptabilité et de finance, apportant plusieurs bénéfices. Ces avantages comprennent la réduction des erreurs, la mise à jour en temps réel des factures, une utilisation réduite du papier, et l'automatisation du traitement des factures, conduisant à des économies significatives. De plus, la détection précoce d'anomalies ou de situations à risque est facilitée. Les technologies numériques allègent le travail des équipes, leur libérant du temps pour évaluer la performance des fournisseurs et prendre des décisions stratégiques.

Dans ce contexte, l'adoption d'un logiciel comptable par la Direction Administrative et Financière (DAF) doit être mûrement réfléchie, en considérant tant les avantages que les inconvénients potentiels pour l'entreprise. Le choix et l'implémentation de telles solutions numériques reposent sur la Direction des Systèmes d'Information (DSI). Par conséquent, une collaboration étroite entre DAF et DSI est essentielle pour harmoniser leurs besoins et objectifs.

Selon le site des Finances Publiques, le coût d'une facture électronique est moindre que celui d'un timbre-poste, tandis que le coût d'une facture papier peut excéder 10 euros.

Numérisation de la facturation : Importance cruciale du DSI dans la réalisation du projet

En résumé, le rôle des DAF et DSI est complémentaire dans la mise en œuvre de projets de dématérialisation. La solution Zeendoc, intégrée par Apo'g, constitue un outil puissant pour faciliter cette transition, en assurant à la fois l'efficacité opérationnelle et la conformité avec les nouvelles exigences de la facturation électronique. Le Directeur des Systèmes d'Information (DSI) occupe une position centrale dans l'implémentation de la facturation électronique, prenant en charge l'établissement de l'infrastructure technologique essentielle à ce processus. Ses responsabilités comprennent :

  • Choisir et intégrer la solution appropriée dans le système d'information de l'entreprise pour optimiser les processus de facturation en termes d'efficacité et de productivité ;
  • Installer et configurer les systèmes informatiques nécessaires ;
  • Établir des connexions sécurisées pour les échanges avec les partenaires commerciaux ;
  • Former les employés à l'utilisation des nouveaux systèmes ;
  • Effectuer des mises à jour logicielles et des améliorations systémiques pour rester en phase avec les évolutions technologiques et les changements de réglementations fiscales.

Le DSI s'assure également que le système de facturation électronique respecte les réglementations fiscales actuelles et les normes industrielles. Cette responsabilité implique la sélection de la plateforme de dématérialisation la plus adaptée, qu'il s'agisse d'un portail public de facturation, d'une plateforme de dématérialisation partenaire, ou d'un opérateur de dématérialisation comment Zeendoc.

En collaboration étroite avec le Directeur Administratif et Financier (DAF), le DSI contribuera à déterminer les fonctionnalités requises pour la solution choisie, en tenant compte des priorités du DAF comme l'automatisation du rapprochement entre commandes et factures ou l'augmentation du traitement des factures électroniques.

Ils devront aussi fixer un budget, potentiellement solliciter l'expertise d'un cabinet spécialisé, organiser des réunions de pilotage du projet, et définir le périmètre et les équipes impactées par cette réforme.

Ce projet est l'occasion de forger une collaboration durable entre le DSI et le DAF.

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