Qu'est-ce qu'un opérateur de dématérialisation (OD) ?
Un opérateur de dématérialisation (OD) se réfère à une plateforme privée non certifiée qui permet de convertir une facture émise et de la transmettre ou de la récupérer via le Portail Public de Facturation (PPF) ou la Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) du client ou fournisseur.
La principale différence réside dans la certification. Les plateformes de dématérialisation certifiées ont été évaluées et approuvées par les autorités compétentes, garantissant leur conformité aux normes légales et fiscales. Un OD est, quant à lui, un outil complémentaire pour la dématérialisation des factures et la conformité aux exigences légales.
Il est donc essentiel pour les entreprises de bien comprendre les caractéristiques et les limitations d'un OD par rapport à une plateforme de dématérialisation certifiée afin de choisir la meilleure option pour répondre à leurs besoins de dématérialisation.
Quel est le rôle de l'opérateur de dématérialisation dans la facturation ?
Le rôle d'un opérateur de dématérialisation est de simplifier l'accès au Portail public de facturation (PPF). Cette fonction peut être remplie par une plateforme de dématérialisation partenaire. Toutefois, étant donné que l'utilisation de celle-ci n'est pas obligatoire, une entreprise peut choisir d'utiliser un OD pour convertir ses factures et les soumettre directement sur le PPF.
Cependant, une entreprise conserve la liberté d'utiliser une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) lorsque nécessaire, en fonction du format des factures à traiter. Ainsi, une entreprise peut combiner le PPF, une plateforme de dématérialisation partenaire et un opérateur de dématérialisation pour ses besoins spécifiques.
Par ailleurs, l'OD joue également un rôle crucial dans l'e-reporting, c'est-à-dire la transmission des données de transaction à l'administration fiscale. En effet, c'est par le biais de l'OD que cette transmission de données s'effectue.
En outre, l'OD est responsable de l'attraction et de l'archivage des données de transactions de l'entreprise.
Afin de mieux appréhender le fonctionnement d'un opérateur de dématérialisation, il est important de se familiariser avec le schéma couramment utilisé, connu sous le nom de schéma dit « en Y ». Ce schéma permet de cartographier les différents flux et acteurs impliqués dans la facturation électronique, notamment :
- Les factures émises
- Les factures reçues
- Les fournisseurs et leurs clients
- Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP)
- Le Portail Public de Facturation (PPF)
- Les Opérateurs de Dématérialisation.
Fonctionnement de l'opérateur de dématérialisation avec le schéma en Y
Le schéma dit « en Y » offre aux entreprises la flexibilité de choisir entre l'utilisation du portail public de facturation ou une plateforme de dématérialisation partenaire pour émettre ou recevoir des factures. Contrairement à la plateforme de dématérialisation (PPF ou PDP), l'utilisation de l'opérateur de dématérialisation est facultative.
Le rôle principal de l'opérateur de dématérialisation est d'améliorer la connexion avec la PDP ou le PPF en recueillant les données de facturation et en convertissant les factures dans l'un des trois formats disponibles (Factur-X, UBL, CII) pour la dématérialisation des documents.
Il est important de noter que la saisie d'une facture sur le Portail Public de Facturation prend en moyenne 10 minutes. Selon votre volume mensuel, cela peut rapidement devenir une perte de temps. Il est donc crucial d'évaluer vos besoins et de réfléchir à l'utilisation de l'opérateur de dématérialisation.
Fonctionnement de l'opérateur de dématérialisation avec le PDP
Lorsqu'un circuit utilise une plateforme privée (PDP) où le fournisseur et son client sont impliqués, l'opérateur de dématérialisation joue le rôle d'intermédiaire entre le fournisseur et la PDP, puis entre la PDP et le client. L'illustration suivante met en évidence cette dynamique :
Fonctionnement de l'opérateur de dématérialisation dans un schéma mixte
Comme mentionné précédemment, l'administration fiscale donne la liberté à chaque entreprise d'utiliser soit le portail public de facturation, soit une plateforme de dématérialisation partenaire. Cela signifie qu'une entreprise peut choisir d'utiliser une PDP tandis que son client opte pour le PPF, ou vice versa.
Dans ce scénario, le rôle de l'opérateur de dématérialisation consiste à acheminer les factures fournisseurs vers la PDP et à récupérer les factures du côté du client :
Fonctionnement de l'opérateur de dématérialisation avec le PPF
De la même manière, dans un processus où le fournisseur et le client utilisent le PPF, l'opérateur de dématérialisation (OD) joue un rôle essentiel à deux niveaux :
- Entre le fournisseur et le PPF pour la transmission de la facture.
- Entre le client et le PPF, il existe une interaction continue permettant de récupérer la facture et de mettre à jour les statuts tout au long du cycle de vie :
Opérateur de Dématérialisation : Fonctionnalités spécifiques renforcées
L'opérateur de dématérialisation ne vise pas à remplacer les PDP ou le PPF. Ce n'est pas son objectif principal. Au contraire, il renforce ces plateformes en sécurisant les flux et propose des fonctionnalités supplémentaires aux utilisateurs, notamment :
- La collecte des factures
- Le paiement et l'encaissement des factures
- La saisie automatisée via la reconnaissance optique de caractères (OCR)
- La pré-comptabilité
En utilisant un opérateur de dématérialisation, il est possible de créer une solution complète pour gérer les cycles clients et fournisseurs. Cette combinaison permet d'intégrer le paiement à la comptabilité, d'automatiser le rapprochement bancaire et d'effectuer les contrôles nécessaires à la pré-comptabilité.
Zeendoc est une solution Cloud qui gère l'ensemble du cycle de vie d'une facture. Cela comprend le dépôt, l'archivage, le partage et, dans certains cas, un processus de validation virtuel favorisant la collaboration entre les équipes. Il est également associé à une plateforme de dématérialisation des factures.
Afin d'accompagner les entreprises vers la facturation électronique, Zeendoc pourra se connecter aux plateformes PDP pour transmettre les informations de facturation conformément aux exigences de l'État.
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