Quels outils numériques facilitent la gestion électronique des données ?

La gestion électronique des données (GED) s'appuie sur une panoplie d'outils numériques dédiés à différents processus. Ces outils englobent l'acquisition de données, la dématérialisation des documents, la signature électronique, et la facturation électronique, entre autres. Faisons le point sur les outils principaux de la GED.
Outils numériques pour la GED
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Pourquoi l'acquisition des documents pour la GED est-elle essentielle ?

La gestion électronique des données implique divers processus, intégrés dans une solution GED complète ou gérés par des logiciels dédiés. L'objectif est de transformer des documents en fichiers numériques pour faciliter leur gestion électronique.

L'acquisition de documents commence par la numérisation des documents non nativement numériques, comme les documents papier. Cette étape initiale fait appel à des outils tels que :

  • La Reconnaissance Automatique de Documents : détermine la nature d'un document et les informations qu'il contient en se basant sur des critères alphabétiques, numériques ou graphiques.
  • La Reconnaissance Optique de Caractères (OCR) : récupère le texte depuis une image en comparant les caractères à une base de données.
  • La Reconnaissance Intelligente de Caractères (IRC) : va au-delà de l'OCR en permettant le traitement des caractères manuscrits.

Après la numérisation, l'indexation des documents selon des critères prédéfinis facilite leur recherche ultérieure.

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Comment stocker efficacement les documents numériques ?

Comme les documents papier sont rangés dans une armoire classeur, les documents numériques nécessitent un espace de stockage numérique. Cet espace peut être un serveur sur site ou une solution de stockage cloud. Il diffère du Système d'Archivage Électronique (SAE), qui vise principalement à sécuriser l'information.

Une fois intégré au logiciel de GED, un document lance un processus d'archivage automatique. Le logiciel gère l'espace de stockage dédié et organise le classement des données selon les critères choisis.

Comment maximiser la diffusion et le partage des documents électroniques grâce à la GED ?

La GED offre un accès aux documents en temps réel, même en mobilité. Les utilisateurs autorisés peuvent consulter, envoyer ou partager l'information selon les fonctionnalités du logiciel de GED. La gestion de contenu permet également d'automatiser certains processus, facilitant ainsi le travail des collaborateurs.

Comment certifier vos documents contractuels numériques ?

La certification des documents numériques a révolutionné la gestion documentaire. La signature électronique permet de finaliser des contrats sans échange de documents papier, offrant la même valeur juridique qu'une signature manuscrite. De plus, l'horodatage des documents numériques fige dans le temps le document concerné, constituant une preuve valable en cas de litige.

Pour optimiser encore davantage la gestion de vos documents numériques, une solution comme Zeendoc offre une approche complète et efficace. Zeendoc simplifie l'ensemble du processus, de l'acquisition à la certification des documents. Avec ses fonctionnalités avancées telles que la numérisation intelligente, la reconnaissance automatique de documents et la gestion centralisée des données, Zeendoc vous permet d'optimiser votre flux de travail documentaire de manière significative. Contactez notre équipe pour savoir comment Zeendoc peut transformer votre gestion documentaire.

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