Quelles sont les bonnes pratiques pour dématérialiser vos factures fournisseurs ?

La digitalisation des flux financiers s’accélère dans les entreprises françaises tout comme en Europe. Vous vous interrogez sur la dématérialisation des factures fournisseurs et hésitez sur sa mise en œuvre ?
Faisons le point sur le processus de facturation Procure-to-Pay de la commande au paiement. Qu’est-ce qu’une facture fournisseur ? Quels formats sont autorisés actuellement et pour les années à venir ? Quels sont les enjeux et atouts du passage au full digital ? Quels outils et logiciels aident concrètement à cette dématérialisation ? Quelques éléments de réponse.
Bonnes pratiques pour les factures fournisseurs
Dans cet article
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Quelle est l'utilité d'une facture fournisseur ?

Les entreprises, des plus petites aux plus grandes, doivent toutes gérer les factures fournisseurs. Ce processus est essentiel, impliquant divers acteurs de l'entreprise, de l'acheteur au comptable responsable du paiement. Êtes-vous conscient de leurs nombreux rôles essentielles?

Un rôle comptable

Il est indispensable d'avoir un justificatif approprié pour déduire les dépenses de votre résultat comptable. En l'absence d'une facture valide, vous courez le risque, lors d'un contrôle fiscal, de voir la déduction refusée et l'imposition de vos bénéfices augmentée.

Un rôle fiscal

La déduction de la TVA indiquée sur les factures fournisseurs nécessite une conformité avec les réglementations légales de facturation, incluant le format de la facture et les mentions requises. Il est également important de noter que le processus nommé "piste d'audit fiable" est obligatoire pour un grand nombre de factures, qu'elles soient de fournisseurs ou de clients.

Un rôle commercial

La facture fournisseur renferme une multitude de détails, y compris les coordonnées des parties concernées, le type de produits et services vendus, ainsi que les informations sur les prix, les quantités, les réductions tarifaires, les taxes, les modalités de paiement, et la date d'échéance. L'article L.441-9 du Code de commerce encadre l'exigence de facturation pour les activités commerciales.

Un rôle juridique

La facture sert de preuve concrète de la réalisation d'une transaction commerciale. Selon l'article L110-3 du Code de commerce, les transactions commerciales peuvent être prouvées par tous moyens, sauf exceptions spécifiquement mentionnées par la loi.

Quels sont les principes de la facturation fournisseur ?

Les époques où les factures fournisseurs arrivaient exclusivement par courrier sont révolues. Ces dernières années ont vu une diversification des formats et une évolution constante de la réglementation. Examinons ce que la législation française prévoit concernant la digitalisation et l'automatisation des factures fournisseurs dans les années à venir.

Comment différencier facture dématérialisée et facture électronique

Le concept de factures électroniques a gagné en popularité ces derniers mois. Auparavant, le terme de dématérialisation, souvent associé à l'obligation de maintenir une piste d'audit fiable, était couramment utilisé. Cependant, il est important de noter qu'il s'agit de deux types de documents comptables différents.

Comme indiqué dans l'ordonnance du 15 septembre 2021 concernant la généralisation de la facture électronique, cette dernière doit être créée, envoyée, reçue et conservée sous forme électronique. Ce processus est désigné sous le terme d'e-invoicing. Elle doit se conformer à un format spécifique de données structurées, rendant une simple facture en format PDF insuffisante pour être considérée comme électronique.

Une facture fournisseur devient dématérialisée lorsqu'elle est traitée numériquement par le client. Cela peut se faire en scannant une facture papier pour sa comptabilisation, sa vérification, son paiement, et son archivage en format numérique. De même, une facture entièrement électronique est aussi considérée comme dématérialisée. Toutefois, l'inverse n'est pas systématiquement le cas.

Formats actuellement acceptés pour les factures fournisseurs

Actuellement, les entreprises sont en mesure d'accepter des factures fournisseurs :

  • conformes au Référentiel Général de Sécurité (RGS) pour assurer la sécurité.
  • de type EDI (Échange de Données Informatisé) pour la dématérialisation.
  • sur papier, numérisées ou non pour l'archivage, sous différents formats tels que PDF classique, PDF RGS, entre autres.

Dans le cas de la dernière catégorie mentionnée, il est crucial de respecter les exigences fiscales relatives à la piste d’audit fiable. Plusieurs outils dédiés à la dématérialisation des factures reçues peuvent grandement faciliter cette conformité.

Qui est concerné et à partir de quand par l'obligation légale ?

La facturation BtoG (« business to government ») se réalise intégralement sous forme électronique depuis début 2020. Les entreprises envoient les factures à leurs clients du secteur public via le portail Chorus Pro.

Conformément à l'ordonnance du 15 septembre 2021, la transition vers les factures électroniques devient obligatoire pour les relations BtoB entre entreprises situées en France. Ce passage se fera selon un calendrier échelonné de 2024 à 2026.

  • En ce qui concerne les factures électroniques de vos fournisseurs, les réglementations exigent leur acceptation à partir du 1er juillet 2024. Ce changement représente un projet majeur pour les entreprises dans les mois à venir.
  • Dès le 1er janvier 2025 pour les ETI (entreprises de taille intermédiaire)
  • Dès le 1er janvier 2026, les petites et moyennes entreprises devront également émettre des factures électroniques. De plus, la capacité à recevoir des factures électroniques devra être opérationnelle pour ces entreprises, ainsi que pour toutes les catégories d'entreprises, à partir de juillet 2024.

Quels bénéfices et défis présente la dématérialisation des factures fournisseurs ?

Bien que l'obligation de gérer les factures électroniques fournisseurs ne prenne effet qu'en juillet 2024, l'adoption précoce de la dématérialisation pour le traitement des documents comptables offre plusieurs bénéfices à votre entreprise. Cela représente également une étape préparatoire essentielle pour l'automatisation et la numérisation futures.

Une accélération du processus Procure-to-Pay

Les frais et le temps nécessaires pour traiter une facture papier sont considérables, comme le révèlent diverses études et enquêtes. En effet, chaque facture de ce type peut coûter entre 10 et 15 euros.

La transformation numérique du processus fournisseur fluidifie les interactions entre les acteurs. Elle contribue à minimiser les erreurs, faciliter les échanges avec les fournisseurs, et réduire les délais de paiement. L'implémentation d'un workflow structuré avec automatisation et traçabilité assurée, rend la dématérialisation des factures sécuritaire pour le processus Procure-to-Pay. Avec cette méthode, les documents en attente de validation ou de traitement comptable ne s'accumulent plus sur les bureaux.

Un premier pas vers la facturation numérique de 2024

En choisissant de dématérialiser vos factures fournisseurs, vos processus de travail s'orienteront significativement vers une approche sans papier. En amorçant cette transition dès maintenant, vous serez mieux préparé pour juillet 2024, date à laquelle toutes les factures entrantes devront être électroniques. Les logiciels actuels évolueront dans les mois à venir pour se conformer à la nouvelle réglementation, qui viendra remplacer la dématérialisation telle que nous la connaissons aujourd'hui.

Diminuer le risque de fraude au sein des entreprises

L'un des objectifs principaux du législateur est de réduire les fraudes, en particulier celles liées à la TVA. Pour les entreprises, la dématérialisation des factures fournisseurs offre également l'avantage de réduire les risques de fraude au paiement. Ces dernières années, les méthodes visant à obtenir des paiements indus se sont diversifiées.

Les logiciels de dématérialisation permettent de vérifier en continu vos informations et données fournisseurs. Vous pouvez ainsi recouper les données des factures avec votre base de référence. Vous gérez de manière rigoureuse les autorisations d'accès et d'approbation des documents, notamment via la signature électronique. Cette gestion optimale renforce le contrôle interne, notamment en termes de séparation des fonctions. De plus, l'automatisation facilite le rapprochement des factures avec les entrées de stock, valorisées au tarif initial de la commande.

Adapter et moderniser les fonctions comptables

La transition vers le numérique et le concept de zéro papier transforment radicalement les professions au sein des entreprises. La comptabilité fournisseur se trouve particulièrement impactée par ces changements. Pourquoi attendre juillet 2024, date à laquelle l'utilisation de l'électronique deviendra obligatoire ? Les tâches des comptables fournisseurs évolueront, notamment avec la réduction significative de la saisie manuelle des écritures comptables.

De nouvelles responsabilités émergent, et elles sont attribuées aux comptables fournisseurs, telles que la supervision du processus de digitalisation, ainsi que la détection et la gestion des anomalies. Il est également important de considérer la gestion de divers e-reportings liés aux flux fournisseurs. La transition vers ces nouvelles méthodes requiert du temps. Il est essentiel d'anticiper pour assurer la confiance de vos équipes.

Les outils disponibles pour la dématérialisation des factures fournisseurs

Examinons de quelle manière les logiciels peuvent traiter les flux pour réaliser efficacement la dématérialisation des factures fournisseurs.

Les rôles clés des logiciels de dématérialisation

Dans le processus de numérisation des factures fournisseurs entrantes, trois étapes clés sont systématiquement impliquées. Il s'agit de collecter et de traiter les informations des factures pour leur enregistrement comptable, de les valider et ensuite de les archiver.

Collecter et utiliser les données entrantes du fournisseur

Pour toutes les factures entrantes, à l'exception de celles en format EDI, une collecte des données pour traitement est nécessaire. Cela peut impliquer l'utilisation d'un système de numérisation pour les factures papier ou d'un logiciel capable d'analyser et traiter les factures en formats XML ou PDF.

L’imputation comptable générale comme analytique s’effectue selon les paramétrages prévus en vue de l’intégration dans l’ERP ou le logiciel comptable de l’entreprise. Avant de partir dans la zone de stockage, un horodatage des pièces permet de sécuriser l’intégrité des fichiers de données.

Mettre en place et gérer le processus de validation des factures fournisseurs

Cette étape implique de fixer le parcours détaillé que chaque facture fournisseur doit suivre, y compris les différents niveaux de contrôle. La configuration du logiciel détermine qui effectue la validation et de quelle manière. Par exemple, le système peut envoyer des alertes aux validateurs et les notifier en cas de prochaines échéances de paiement. Habituellement, cela nécessite de catégoriser les fournisseurs selon les personnes chargées de la validation et d'établir des règles de gestion spécifiques pour chaque catégorie. Un processus particulier est ensuite appliqué pour chaque situation identifiée dans cette classification.

Gestion électronique de la documentation et conservation des factures

La solution logicielle choisie doit d'abord prendre en charge la gestion électronique des documents (GED). À cette étape, l'objectif est de pouvoir classer et rechercher facilement les factures fournisseurs en utilisant un système d'indexation. Cette gestion des documents débute dès la réception des données. Ensuite, après les processus de comptabilisation et d'approbation, il est temps de procéder à l'archivage numérique pour la durée légale requise. Pour les factures, cette période est de 10 ans à compter de la clôture de l'exercice.

Les solutions de dématérialisation proposées par Apo'g

Devant l'avancée de la dématérialisation des factures fournisseurs, au sein de Apo'g, nous avons intégré une solution de gestion électronique des documents (GED) adaptée aux besoins des entreprises :

Les fonctions de nos applications

Avec la solution Zeendoc intégrée par Apo'g, vous gérez la dématérialisation des factures fournisseurs en un seul endroit. Que ce soit pour le téléchargement des factures, leur approbation, leur paiement, ainsi que pour le suivi et la traçabilité de chaque document, vous avez accès à toutes ces fonctionnalités en quelques clics.

Vous avez même la possibilité de valider les demandes d'achat de vos équipes via notre portail, en respectant les budgets établis. Vous pouvez consulter en temps réel le niveau des engagements d'achat, de la création des bons de commande jusqu'au traitement des factures fournisseurs. Vous avez un suivi constant du statut de chaque facture.

Les bénéfices pour les entreprises

Avec nos logiciels de dématérialisation des factures fournisseurs, c’est l’assurance de disposer d’une solution parfaitement conforme à la législation en vigueur. Nous réalisons les évolutions nécessaires selon les exigences de l’administration fiscale. Vous gagnez en productivité dans le traitement. En outre, vous réduisez les erreurs de paiement tout comme la perte de documents. Vous tracez et sécurisez tous vos flux entrants.

Optez pour la digitalisation des factures fournisseurs

N'attendez pas que l'administration fiscale vous contraigne à le faire. Les nombreux avantages sont déjà disponibles aujourd'hui. Chez Apo'g, nous vous accompagnons pour vous lancer dans la dématérialisation des factures fournisseurs dès à présent.

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