Qu’est-ce que le Portail Public de Facturation (PPF) ?

Qu'est-ce qu'un Portail Public de Facturation (PPF) ?

Sous l'effet de la réforme, la transmission directe des factures entre fournisseurs et clients appartient désormais au passé.

Toutes les factures échangées entre les entreprises assujettis à la TVA devront obligatoirement transiter par le Portail Public de Facturation (PPF), une plateforme nationale qui jouera un rôle central en tant qu'intermédiaire. Le PPF alimentera en temps réel l'administration fiscale en données de facturation.

Pour accomplir cette tâche, les entreprises auront deux options :

1. Elles pourront saisir ou déposer directement leurs factures sur la Plateforme de Facturation Publique (PFP) ou sur Chorus Pro, plateformes nationales qui achemineront les factures électroniques aux clients et transmettront simultanément les données comptables à l'administration fiscale.
2. Elles auront la possibilité d'opter pour un ou plusieurs opérateurs privés, connus sous le nom de Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP), qui seront enregistrés auprès de l'administration fiscale. Les PDP auront pour rôle d'acheminer les factures, de les transférer aux plateformes destinataires et d'extraire les données à communiquer à l'administration.

Dans les deux cas, les entreprises pourront solliciter l'aide d'un Opérateur de Dématérialisation (OD), qui fournira des services complémentaires de dématérialisation et d'automatisation tels que la création de factures électroniques dans l'un des trois formats standards, la transmission des statuts, et le rapprochement. Cet intermédiaire (OD) rend la gestion des flux de factures beaucoup plus facile ! C'est comme donner un coup de baguette magique à la paperasse !

Un annuaire centralisé sera établi à partir des numéros SIREN, SIRET ou code service, ce qui permettra d'identifier chaque destinataire de factures et de déterminer les plateformes choisies par chaque entreprise (PPF ou PDP).

Quels sont les principes fondamentaux du PPF ?

L'administration a établi cinq principes fondamentaux pour le Portail Public de Facturation :

1. Accessibilité gratuite pour tous les émetteurs et destinataires de factures assujettis, qu'ils soient du secteur privé ou public.
2. Utilisation des modes d'échange déjà en place dans les entreprises (Portail Web, Service en Ligne et EDI) via Chorus Pro.
3. Possibilité de soumettre des factures dématérialisées dans les formats définis par l'administration et de recevoir des données de facturation (saisie directe sur le portail ou téléchargement de PDF) pour générer les factures correspondantes.
4. L'utilisation du Portail Public de Facturation est facultative pour les transactions B2B, et elle s'aligne avec la possibilité d'utiliser d'autres méthodes de facturation (B et C, comme décrit ci-dessous).
5. L'interopérabilité avec le système existant B2G (entre Chorus Pro et le PPF) sera mise en œuvre autant que possible, et cette compatibilité ascendante est actuellement en cours d'examen par l'AIFE.

Les voies d'échange du PPF

Trois voies d'échange ont été identifiées pour faciliter la transmission des factures, la déclaration des données de facturation et la communication du processus complet associé :

La voie A, qui implique deux parties échangeant directement via le portail public de facturation, La voie B, qui relie deux parties, l'une utilisant le Portail Public de Facturation (PPF) et l'autre faisant appel à une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), La voie C, qui relie deux parties ayant recours à des plateformes de dématérialisation partenaires.

Le schéma en Y

Ces trois circuits mettent en lumière la configuration adoptée communément, connue sous le nom de schéma dit "en Y". Ce schéma repose sur l'équilibre entre :

• La flexibilité laissée à chaque entreprise de choisir entre le PPF et une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (e-invoicing),
• L'obligation de déclarer les informations de facturation et de paiement à l'administration fiscale (e-reporting).

Comment utiliser le Portail Public de Facturation ?

En phase de projet, la plateforme gouvernementale devra opérer de manière similaire à Chorus Pro. Ainsi, nous anticipons que l'utilisation du Portail Public de Facturation (PPF) nécessitera la création préalable d'un compte. Vous pouvez réaliser cette étape en vous rendant sur le site web et en cliquant sur "Créer un compte". Une fois votre compte établi, vous pourrez vous connecter pour démarrer l'exploitation de la plateforme.

Lorsque vous êtes connecté, il suffit de cliquer sur "Factures" dans la barre de menu supérieure pour accéder à une nouvelle fenêtre affichant la liste complète de vos factures. Pour consulter ou imprimer une facture spécifique, il vous suffira de cliquer sur le nom correspondant dans cette fenêtre.

Le processus se déroule comme suit :

1. Créez un compte sur le Portail Public de Facturation.
2. Connectez-vous en utilisant vos identifiants.
3. Une fois connecté, commencez à générer vos factures en remplissant le formulaire en ligne et en cliquant sur "Générer la facture".
4. Une fois le bouton "Générer la facture" enclenché, vous pourrez télécharger la facture au format Factur-X.
5. Ensuite, vous avez la possibilité de l'imprimer ou de l'envoyer par email à votre destinataire.

L'introduction de l'obligation de facturation électronique, résultant de l'article 26 de la loi de finances rectificative pour 2022, marquera un tournant majeur pour de nombreuses entreprises, en particulier celles qui sont encore habituées au traitement papier des factures. Cette nouvelle mesure prévoit que les assujettis à la TVA en France devront à terme émettre, transmettre et recevoir des factures au format électronique dans leurs transactions avec d'autres assujettis. Les entreprises françaises seront également tenues de fournir à l'administration fiscale les données de facturation ainsi que les informations relatives aux transactions internationales ou avec des non-assujettis. Ces données seront traitées en toute confidentialité par l'administration. Les entreprises déjà familières avec les factures numériques auront un avantage certain. Néanmoins, cette transition nécessitera des ajustements dans plusieurs domaines (comptabilité, ressources humaines, achats…).

Quels bénéfices peut-on retirer de cette plateforme PPF ?

La plateforme présente un avantage significatif en matière de sécurité des données. Toutes vos informations seront sauvegardées en ligne, contribuant ainsi à lutter contre les risques de fraude et de perte de données. En plus, cette approche permet de réduire de manière considérable les coûts liés à l'impression et au stockage papier. Et la plateforme offre une solution intégrée pour la gestion des paiements et des factures, permettant aux entreprises un vrai gain de temps et d'argent.

Enfin, un aspect très appréciable est la personnalisation complète de la plateforme, permettant aux entreprises de l'ajuster en fonction de leurs besoins.

Qu'il s'agisse de factures de fournisseurs ou de clients, la législation financière touche les deux cas. Par conséquent, la dématérialisation des factures constitue une étape nécessaire pour s'aligner avec le Plateforme Publique des Factures (PPF).

Le Portail Public de Facturation (PPF) représente une plateforme en ligne qui facilite l'envoi et la réception de factures électroniques pour les professionnels. Les avantages de la transition vers la facturation électronique sont nombreux, notamment les économies de temps considérables, la réduction des coûts et la meilleure traçabilité des opérations. Bien que l'utilisation de cette plateforme ne présente pas de désavantages majeurs, il est important de comprendre son fonctionnement avant de s'y lancer, afin de garantir une expérience fluide. Les prochaines étapes vous guideront tout au long du processus de création de compte et d'utilisation de la plateforme pour envoyer et recevoir des factures.

Nous l'affirmons dès aujourd'hui ! Ce Portail Public de Facturation (PPF) transformera le quotidien de toutes les entreprises et deviendra probablement l'un des sites internet les plus populaires et fréquemment utilisés en France.

Simplifier la chaine de facturation avec l'Opérateur de Dématérialisation

L'Opérateur de Dématérialisation (OD) ne cherche pas à prendre la place des PDP ou du PPF. Ce n'est pas son objectif principal. Au contraire, il renforce ces plateformes en sécurisant les flux et propose des fonctionnalités supplémentaires aux utilisateurs, notamment :

1. Collecte des factures
2. Gestion des paiements et encaissements des factures
3. Saisie automatisée grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR)
4. Pré-comptabilité

L'utilisation d'un Opérateur de Dématérialisation permet de mettre en place une solution complète pour gérer l'ensemble des processus liés aux clients et aux fournisseurs. Cette combinaison permet d'intégrer les paiements dans la comptabilité, d'automatiser le rapprochement bancaire et de réaliser les vérifications nécessaires pour la pré-comptabilité.

Zeendoc, une solution Cloud, assure la gestion complète du cycle de vie d'une facture, comprenant le dépôt, l'archivage, le partage et, dans certains cas, un processus de validation virtuel pour favoriser la collaboration entre les équipes. Il est également lié à une plateforme de dématérialisation des factures.

Afin d'accompagner les entreprises dans l'adoption de la facturation électronique, Zeendoc pourra être connecté aux Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) pour transmettre les informations de facturation conformément aux exigences de l'État.

En attendant la publication officielle du calendrier et de la liste des Plateformes de Dématérialisation Partenaires, explorez tout le potentiel offert par Zeendoc pour votre équipe !