Quelle est la structure d’un fichier EDI ?

L'Échange de Données Informatisé (EDI), c'est comme un traducteur électronique pour vos documents ! Tout se passe en version électronique, ce qui simplifie la vie de tout le monde.
C'est rapide, sans erreurs. Les machines gèrent les transactions, donc pas besoin de se soucier des fautes de frappe ou des oublis.
Et devinez quoi ? Plein de gens dans différents domaines utilisent l'EDI. Pour des devis, bons de commande, factures, avis d'expédition, etc.
Vous vous demandez comment on fait pour envoyer un document en format EDI et comment tout ça est structuré ? Eh bien, c'est ce qu'on va vous expliquez maintenant !
Structure d’un fichier EDI
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Qu’est-ce-que l’Échange de Données Informatisé (EDI) ?

L'Échange de Données Informatisé (EDI), également appelé Electronic Data Interchange, remplace les méthodes classiques comme les envois postaux, les fax et les e-mails. Cette substitution permet d'améliorer la fluidité et l'efficacité (en termes de temps, de coûts et de qualité) des flux d'informations échangés entre deux entreprises.

Toutes les entreprises peuvent adopter l'EDI afin de collaborer électroniquement avec leurs partenaires, incluant fournisseurs, clients et institutions bancaires, pour échanger leurs documents commerciaux. Mais cela suppose que ces partenaires ont la capacité d'interpréter et d'intégrer automatiquement les données dans leur propre système d'information.

Quelles sont les 3 étapes pour envoyer un document EDI ?

  • Préparation des documents
  • Conversion des documents au format EDI
  • Transmission des documents EDI au destinataire

Étape 1 : Préparation des documents

Cette étape commence par la collecte et l'organisation des données. Par exemple, là où l'on utilisait autrefois une version papier d'un bon de commande, le système informatique de l'expéditeur génère désormais un fichier électronique contenant les informations nécessaires pour créer un document EDI, sans intervention humaine. Plusieurs sources de données et méthodes sont utilisées pour générer ces documents électroniques :

  • Saisie manuelle des données par un agent via un ordinateur
  • Exportation de données à partir de systèmes informatiques tels que des bases de données ou des feuilles de calcul
  • Amélioration des applications pour générer automatiquement des fichiers de sortie compatibles avec les normes EDI
  • Utilisation de logiciels spécifiques avec des interfaces intégrées pour créer des fichiers EDI

Étape 2 : Conversion des documents au format EDI

Les informations électroniques ont la capacité d'être acheminées vers un logiciel de conversion. Cette étape vise à convertir le format interne des données de l'entreprise en un format EDI standard. Sur le marché, il existe des logiciels de conversion EDI qui peuvent être gérés et mis à jour en interne. Diverses options de logiciels de conversion sont disponibles pour s'adapter à différents environnements informatiques et budgets. Le choix d'un logiciel approprié est essentiel pour gérer le volume de transactions et optimiser le flux EDI. Par ailleurs, des fournisseurs de services EDI offrent également ce type de prestation. Ils reçoivent les données de l'entreprise afin de les traduire dans un format EDI.

Étape 3 : Transmission des documents EDI au destinataire

Une fois que les documents ont été traduits dans le format EDI approprié, ils sont prêts à être envoyés au partenaire. À ce stade, il est essentiel de déterminer le moyen de transmission. Plusieurs options sont disponibles, notamment :

  • Connexion directe via des protocoles tels que AS2 ou d'autres protocoles Internet
  • Engager un fournisseur de réseau EDI (ou un "réseau VAN"). Ce fournisseur se connecte au système informatique du destinataire en utilisant son protocole de communication
  • Combinaison des deux options en fonction du partenaire et du volume de transactions à échanger
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Quels sont les éléments techniques d’un fichier EDI ?

Un fichier EDI est constitué de données, de segments et d'enveloppes, tous formatés conformément aux règles d'une norme EDI spécifique. Lors de la création d'un fichier EDI, il est impératif de respecter rigoureusement les règles de formatage définies par la norme choisie. Ces règles précisent notamment l'emplacement et le format des informations dans le document. Par exemple, lors de l'envoi d'un bon de commande, le traducteur EDI du destinataire, en charge de la réception du document, saura instantanément où trouver des éléments tels que le nom du client, le numéro du bon de commande, les articles commandés et leurs prix unitaires. Par la suite, ces informations seront transmises au système informatique de traitement des commandes du fournisseur dans le format interne approprié, éliminant ainsi toute saisie manuelle pour le traitement de la commande. Les normes EDI sont conçues pour répondre aux besoins spécifiques de chaque secteur d'activité. Parmi celles-ci, on peut citer :

  • La norme EDIFACT, largement adoptée en Europe, trouve notamment son application dans l'échange de documents commerciaux au sein de secteurs tels que l'industrie et la vente au détail
  • Le standard ANSI est principalement utilisé aux États-Unis et au Canada
  • La norme XML permet la conversion des messages EDI en format XML

Les données

Ce sont les données spécifiques contenues dans le document. Par exemple, pour de nombreux documents commerciaux, les éléments de données peuvent inclure des informations telles que le pays, la ville, la quantité, la référence et le prix. Chaque élément de données dans un jeu de transaction est défini par la norme EDI. Ainsi, les éléments de données sont précisément définis par :

  • Le type de données comme la date et l'heure par exemple
  • La longueur, comprenant à la fois une valeur minimale et maximale
  • Les codes de valeurs à suivre pour des types de données particuliers : par exemple, l'utilisation d'un code de devise dans le champ "coût unitaire"

Les segments

Ce sont des regroupements d'éléments de données similaires. Par exemple, dans un bon de commande papier, il existe différentes sections : coordonnées du client, date et numéro de commande, détails des prix, etc.

Une enveloppe se compose de deux segments, indiquant respectivement le début et la fin de la section. Par exemple, dans la norme EDIFACT, les segments UNH et UNT encadrent l'enveloppe d'un ensemble de transactions, les segments UNG et UNE encadrent une enveloppe de groupe, et les segments UNA/UNB et UNZ délimitent une enveloppe d'interchange. Pour chaque enveloppe, le caractère « S » désigne le début (start), tandis que le caractère « E » marque la fin (end).

Dans un document EDI, ces sections sont représentées par des segments spécifiques. Par exemple, les segments qui décrivent un bon de commande selon la norme EDIFACT sont identifiés par un code de trois lettres : BGM pour bon de commande, DTM pour date et heure, LIN pour spécifications de l'article, etc. De plus, la norme utilise un séparateur d'éléments de données (généralement un signe « + ») et une marque de fin (souvent une apostrophe).

Ces segments sont ensuite regroupés dans des "enveloppes".

Les enveloppes

Trois variétés d'enveloppes sont utilisées lors du transfert d'un document EDI : l'enveloppe de message, l'enveloppe de groupe et l'enveloppe d'interchange :

  • Chaque ensemble de transactions sera enveloppé individuellement
  • Les ensembles de transactions regroupés seront inclus dans des enveloppes de groupe (ceci est facultatif selon la norme EDIFACT)
  • Toutes les enveloppes de groupe destinées à un destinataire par un expéditeur seront réunies dans une enveloppe d'interchange

Les différentes phases impliquées dans la création d'un document EDI mettent en évidence la nécessité d'une communication avec les partenaires avant d'entamer un projet EDI. Cela implique notamment de définir les types de messages qui seront échangés (commandes, avis de livraison, factures, etc.), leur format et leur contenu. L'objectif ultime est de réussir à intégrer l'EDI dans votre système ERP.

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Quels sont les avantages de l'EDI ?

Les avantages primordiaux de l'EDI se manifestent de trois façons majeures, en optimisant la dématérialisation des échanges de documents commerciaux :

  1. Économies de coûts : En automatisant les échanges, les coûts liés au traitement, en particulier ceux associés à la main-d'œuvre, sont considérablement réduits. Par exemple, les coûts moyens de traitement manuel des factures, évalués à environ 26,7 € par facture, chutent à près de 3,10 € par facture lorsqu'elles sont traitées électroniquement.
  2. Accroissement de l'efficacité : L'automatisation et la numérisation des échanges réduisent significativement les interventions humaines. Cela entraîne une diminution des erreurs, une optimisation de la vitesse de traitement, une meilleure traçabilité et une sécurisation accrue des échanges. Le délai moyen de traitement des transactions diminue de 5 jours (avec les documents papier) à moins d'une heure (via l'EDI).
  3. Amélioration des relations commerciales : La réduction des erreurs et des retards, l'adoption d'un langage commun, une communication plus rapide et une baisse des coûts contribuent à renforcer les liens entre les partenaires commerciaux actuels et futurs. Cela crée un environnement propice à des relations commerciales plus solides.

Pour conclure, l'EDI révolutionne les échanges commerciaux en remplaçant les supports papier traditionnels par des transmissions électroniques. Pour les entreprises, cela simplifie les opérations, réduit les erreurs et économise du temps et de l'argent. L'EDI repose sur des normes techniques, telles qu'EDIFACT ou ANSI, qui définissent la structure des documents échangés. Chaque document EDI est composé de données spécifiques organisées en segments et enveloppes, assurant une communication fluide et cohérente entre les partenaires commerciaux.

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