Comment mettre en place une piste d’audit fiable ?

Qu'est-ce que c'est la piste d’audit fiable (PAF) ?

La directive européenne 2010/45/UE, transposée en droit français par l'article 289 VII du Code général des impôts, a institué l'obligation de mettre en place une piste d'audit fiable (ou PAF) pour les entreprises. Cette piste d'audit concerne toutes les factures, émises et reçues, qui ne sont pas électroniquement certifiées. Actuellement, trois modes de facturation sont reconnus :

1. L'Échange de Données Informatisé (EDI)
2. La facture sécurisée selon le "Référentiel Général de Sécurité" (RGS)
3. Les factures non électroniquement sécurisées, telles que les factures au format PDF et les factures papier

Les deux premiers modes sont considérés comme suffisamment sécurisés et fiables par la loi, et ils sont généralement gérés par des outils d'intégration comptable. En revanche, pour les derniers (en format papier ou électronique au format PDF), la loi exige que les entreprises établissent une piste d'audit fiable.

Cette obligation vise à prévenir les fraudes liées aux "fausses factures". Elle implique que chaque opération de facturation soit dûment justifiée par une pièce originale et entièrement traçable. En conséquence, les entreprises sont tenues de garantir l'authenticité, l'intégrité, et la conformité de l'ensemble de leur flux de facturation.

Pour quelles entreprises la piste d'audit fiable est-elle applicable ?

Toutes les entreprises qui n'ont pas adopté l'échange de données informatisées (EDI) et qui émettent ou reçoivent des factures non électroniquement certifiées, telles que les factures papier ou en format PDF, doivent établir une piste d'audit fiable.

Cependant, l'ampleur de cette obligation dépend de la taille de l'entreprise :

• Les TPE peuvent utiliser une "documentation orale" avec une traçabilité précise des flux de factures.
• Les PME et les ETI doivent disposer d'une documentation synthétique.
• Les Grandes Entreprises doivent maintenir une documentation détaillée.

Quelles sont les conséquences en cas d'absence de piste d'audit fiable ?

Ne pas se conformer à cette obligation légale entraîne des conséquences graves. En cas de négligence dans la mise en place de cette documentation, l'entreprise s'expose aux sanctions suivantes :

• Les factures émises, en cas de contestation de l'authenticité de la facture par l'administration fiscale, l'émetteur risque une pénalité de 50 % du montant de la facture. Cette pénalité peut être réduite à 5 % si l'émetteur justifie comptablement l'opération dans les 30 jours suivant la mise en demeure par le Trésor public. En outre, l'émetteur est passible d'une amende de 15 € pour chaque omission ou inexactitude.
• Les factures reçues, il est souvent négligé que les sanctions sont également sévères. En cas de factures reçues non documentées ou non conformes, l'entreprise risque de se voir refuser la déduction de la TVA de ces factures pendant 3 ans.

De plus, en cas de factures jugées illégales par l'administration fiscale, la sanction peut aller jusqu'à l'invalidation de la comptabilité. Il est essentiel de noter que cette sanction est automatique, sans possibilité de contestation.

Il est donc évident que la création d'une piste d'audit fiable est une obligation sérieuse et ne doit pas être sous-estimée.

Quelles étapes devez-vous suivre pour établir la piste d’audit fiable ?

Conformément à la réglementation, la piste d'audit fiable implique la mise en place d'un processus continu et intégré. Elle requiert une description détaillée du cheminement des opérations, englobant à la fois les flux d'informations et les flux financiers, ainsi que la documentation nécessaire, y compris les documents comptables et les pièces justificatives.

De plus, elle doit spécifier l'organisation, les systèmes de gestion impliqués, les procédures et les responsabilités de chaque acteur. Cette documentation peut également couvrir des éléments tels que les cartographies applicatives, la gestion du stockage et de l'archivage des factures, la sécurité du système d'information, ainsi que le référentiel des clients et fournisseurs.

La piste d'audit fiable requiert des entreprises une description minutieuse et étape par étape du traitement des factures. Pour être plus précis, ce processus se divise en trois phases distinctes :

1. Analyse des flux de facturation internes : Dans cette phase, l'entreprise procède à une évaluation complète de ses flux de facturation. Chaque type de flux doit être identifié, et il est important de noter que la documentation d'une piste d'audit fiable sera nécessaire pour chaque flux distinct. Chaque étape du traitement des factures, qu'il s'agisse de réception ou d'émission, doit être consignée.
2. Cartographie des flux de facturation et des contrôles : Cette étape implique une cartographie détaillée des processus de facturation de l'entreprise, mettant en évidence tous les points de contrôle présents à chaque étape du flux de facturation. Elle inclut également une description minutieuse de tous les acteurs impliqués dans le processus de facturation, identifiant qui intervient pour chaque type de facture (clients ou fournisseurs) et pour quelles opérations spécifiques. Les procédures de contrôle pour chaque facture doivent être précisées.
3. Rédaction de la documentation : Cette phase vise à démontrer la conformité de la piste d'audit fiable aux exigences légales. La documentation de la piste d'audit fiable doit permettre à l'administration fiscale de vérifier l'authenticité, la lisibilité et l'intégrité de toutes les factures. Cela implique une gestion rigoureuse de l'archivage de chaque pièce comptable, y compris les bons de commande, les devis, les bons de livraison, les factures, les justificatifs de paiement, et autres documents pertinents.

N'oubliez pas que pour optimiser la rédaction de la piste d'audit fiable, il est essentiel d'impliquer tous les départements de l'entreprise, y compris les services financiers, le contrôle de gestion, la comptabilité fournisseur, ainsi que les services des achats et informatique.

Il est évident que la rédaction de cette documentation PAF représente une tâche complexe qui peut peser sur les entreprises, d'autant plus que les sanctions en cas de non-respect de cette obligation légale sont sévères. Cette démarche implique également une gestion rigoureuse de l'archivage de l'ensemble des justificatifs comptables.

Il est important de souligner que la dématérialisation comptable, lorsqu'elle est réalisée conformément aux normes et de manière sécurisée, offre la possibilité de se conformer aux exigences légales tout en apportant un précieux gain de temps aux équipes financières. Cette avancée permet à ces équipes de se concentrer sur des missions à forte valeur ajoutée.

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