Atteindre les objectifs dans la gestion des documents financiers
Pour atteindre les objectifs dans la gestion des documents financiers, les DAF doivent faire face à plusieurs défis majeurs :
Respecter les délais dans la gestion des documents financiers
La gestion des documents financiers est une préoccupation majeure pour les directeurs administratifs et financiers (DAF). Il est essentiel de comptabiliser toutes les écritures comptables au vu des pièces justificatives avant la clôture de l'exercice, conformément au principe d'indépendance des exercices. De plus, la date de clôture des comptes est définie par les statuts de l'entreprise, et les documents obligatoires tels que le bilan, le compte de résultat et l'annexe serviront de support à l'approbation des comptes.
La gestion efficace des documents financiers est cruciale, car l'absence de comptabilisation de factures égarées peut compromettre l'intégrité des comptes et avoir des conséquences fiscales importantes. De même, une communication défaillante entre la direction des achats et la DAF peut entraîner des retards de paiement, susceptibles de mettre l'entreprise en difficulté selon les dispositions de la loi du 4 août 2008 sur la modernisation de l'économie (LME).
La complexité de cette gestion est renforcée par la coexistence fréquente de documents financiers sous forme papier et dématérialisée, ce qui demande une approche adaptée pour assurer la conformité et l'efficacité dans le traitement de ces documents.
Les DAF sont donc confrontés à un défi de taille pour garantir la gestion optimale des documents financiers, en veillant à respecter les délais, à préserver l'intégrité des comptes et à optimiser les processus de communication et de collaboration entre les différentes parties prenantes.
Gérer les documents financiers dans le respect des obligations réglementaires
Assurer la conformité réglementaire des documents financiers : Les enjeux de la gestion. La conformité réglementaire, telle que stipulée par l'article 289 VII du Code général des impôts, joue un rôle essentiel dans la gestion des documents financiers. L'une des exigences clés est la mise en place d'une piste d'audit fiable, un processus continu et intégré qui décrit de manière claire et exhaustive le cheminement des opérations, ainsi que la documentation et le contrôle associés aux documents financiers.
Cette exigence est particulièrement pertinente dans la lutte contre la fraude à la TVA, en garantissant que les factures émises et reçues sont conformes aux transactions réelles de livraison de biens ou de prestations de services.
Parallèlement, il est essentiel de conserver les documents financiers de manière à garantir leur intégrité, leur conservation à long terme et leur traçabilité tout au long de leur cycle de vie. L'archivage des documents doit donc être effectué conformément aux durées prévues par la réglementation, soit 6 ans selon le Code général des impôts et 10 ans selon le Code du commerce.
Les répercussions sur les activités des directeurs administratifs et financiers (DAF)
En cas de processus non entièrement dématérialisés, les DAF doivent prendre en compte les éléments suivants :
- Formaliser les processus concernant la circulation et l'archivage des documents en collaboration avec les autres départements de l'entreprise.
- Effectuer des recherches pour retrouver d'éventuels documents égarés.
- Effectuer des tâches manuelles telles que la saisie informatique et l'archivage méticuleux des pièces en respectant des règles préétablies.
Les défis liés à la modernisation du traitement des documents financiers
L'adoption d'un logiciel de GED (gestion électronique des documents)
Les fonctionnalités offertes par un logiciel de gestion électronique des documents (GED) permettent d'effectuer plusieurs actions essentielles. Un outil de GED offre notamment les avantages suivants :
- Sauvegarde des documents.
- Numérisation et archivage des documents. La numérisation, réalisée par le biais d'un scanner, permet la dématérialisation des supports physiques. L'utilisation d'un outil OCR (reconnaissance optique de caractères) facilite l'intégration automatique des informations dans l'application comptable.
- Garantie de la traçabilité, de l'intégrité et de la pérennité des documents.
- Indexation des documents en fonction de leur contenu ou de leur nature, en utilisant des métadonnées telles que le titre, l'auteur, l'horodatage, la signature électronique, etc.
- Facilitation des recherches grâce à l'utilisation de mots-clés.
- Archivage des documents pendant la durée réglementaire.
Les avantages de la dématérialisation des documents pour les DAF sont nombreux, et l'utilisation d'un progiciel de gestion intégré (ERP) permet de tirer pleinement parti de ces avantages en unifiant le système d'information.
Cependant, il est important de prendre en compte certains éléments avant de choisir un logiciel de GED, tels que :
- La capacité de l'éditeur à assurer la maintenance et les mises à jour à long terme (notamment dans le cas des solutions en mode SaaS).
- La mise en place d'une sauvegarde multisite pour la récupération des données en cas d'indisponibilité.
- La gestion des habilitations et la conformité aux exigences du règlement général sur la protection des données (RGPD).
Approche de la prochaine échéance : La transition vers la dématérialisation des factures
La transition vers la facturation électronique : Les avantages de la gestion électronique des documents (GED)
La mise en place obligatoire de la facturation électronique concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA sur des opérations en France, et cette transition se déroulera progressivement entre 2024 et 2026. Opter pour la facturation électronique via un système de gestion électronique des documents (GED) permet de bénéficier pleinement des avantages de la dématérialisation.
La facturation électronique implique le traitement complet des factures de manière dématérialisée, incluant leur création, leur envoi, leur réception et leur intégration en comptabilité. Cette approche se traduit par une réduction des coûts de gestion pour les entreprises, tout en offrant aux équipes la possibilité de gagner du temps précieux.
En effet, grâce à la GED, des tâches telles que la réception, la validation, l'intégration comptable et l'archivage des factures peuvent être automatisées, simplifiant ainsi le processus et augmentant l'efficacité opérationnelle de l'entreprise.
Un défi organisationnel et de gestion à relever
Les défis des DAF dans la gestion des documents financiers : réinventer les pratiques et accompagner le changement.
La dématérialisation des documents financiers offre indéniablement des avantages, mais elle représente également un véritable défi pour les DAF. Elle nécessite une révision des processus organisationnels et remet en question les pratiques établies depuis longtemps.
Le métier de comptable est ainsi appelé à se réinventer. Les tâches de saisie seront remplacées par des analyses financières approfondies. Cela demande un accompagnement au changement efficace, impliquant les équipes dès le début du projet, démontrant les résultats attendus et organisant des formations adaptées.
Les défis auxquels les DAF doivent faire face dans la gestion des documents financiers sont nombreux : respect des délais, garantie d'une piste d'audit fiable pour assurer la traçabilité, l'intégrité et la pérennité des documents, et bien d'autres. Cependant, cette évolution vers la digitalisation marque un tournant potentiel pour améliorer l'attractivité de la direction financière au sein des entreprises. Les DAF sont confrontés à plusieurs défis dans la gestion des documents financiers, tels que :
- le respect des délais
- l'assurance d'une piste d'audit fiable avec une traçabilité
- la préservation de l'intégrité et de la pérennité des documents.
Toutefois, la fonction comptable évolue en adoptant la digitalisation comme moyen de modernisation. C’est peut-être un tournant pour améliorer l’attractivité de la direction financière dans les entreprises.
