Comment dématérialiser ses notes de frais avec Zeendoc ?

Découvrez la facilité de gestion des documents avec Zeendoc, directement depuis votre appareil mobile. Dans un monde où la mobilité est essentielle, Zeendoc vous offre la solution parfaite pour gérer vos documents et notes de frais en déplacement. Suivez ces étapes simples pour installer l'application sur votre smartphone ou tablette et accéder à vos informations de manière sécurisée et efficace.
Application Zeendoc de note de frais
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Installer l’application Zeendoc sur votre smartphone

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  • Accédez facilement et où que vous soyez à vos documents via votre smartphone ou tablette.
  • Installez l'application Zeendoc sur votre appareil iOS ou Android en la téléchargeant depuis l'App Store ou Google Play.

Connectez-vous à votre espace Zeendoc NDF (= Note De Frais) en utilisant vos identifiants Zeendoc pour accéder à l'interface.

Dépôt de vos tickets ou factures

Dépôts des factures à partir d’un smartphone

  • Appuyer sur le bouton « téléchargement » situer en haut à droite pour accéder à la page de dépôt
  • Vous appuyez au milieu du carreau pour que vous puissiez photographier le ticket
Interface Zeendoc
Ajouter votre justificatif dans l'application
Prendre une photo de votre justificatif

L'image doit représenter fidèlement l'original, être claire, non retouchée et préserver les couleurs d'origine.

Ticket de caisse pour l'application de note de frais Zeendoc
Ajout d'une note de frais Zeendoc

Votre document est déposé sur votre classeur NDF dans le dossier de recherche « NDF A CLASSER ».

Note de frais à classer sur Zeendoc

Faire un clic sur le dossier "NDF A CLASSER" pour accéder à toutes les factures à classer.

Appuyez sur le ⓘ situé en haut à droite pour que vous puissiez indexer les factures (remplir les champs de classement : date de facture, tiers, type de note de frais, kilométrage.)   

Récupérer les champs sur les factures
Valider la note de frais sur Zeendoc

Certains champs seront reconnus automatiquement comme le type de document, le collaborateur concerné, les montants (HT, TVA, TTC). 

Une fois terminé, vous enregistrez et vous passez à la facture suivante. 

La facture va être transférée vers le dossier de recherche du mois selon la date de facture (NDF octobre 2022) si la date de la facture se situe entre 01/10/22 et 31/10/22 et quelle que soit la date d’archivage. 

Note importante : Les factures du mois en cours doivent être soumises avant le 07 du mois suivant. Après cette date, bien qu'elles soient conservées dans le dossier de recherche du mois en cours, elles seront comptabilisées sous l'intitulé « NDF OUBLIÉE Mois » et traitées avec les notes de frais du mois suivant.

Dépôts des factures à partir d’un PC

Dépôts des factures à partir d’un PC
  1. Cliquer sur dépôt de document (à droite en haut de la page) 
  2. Cliquer au milieu de rectangle pour sélectionner les documents à déposer ou bien utiliser la fonction glisser-déposer
  3. Aller chercher vos documents enregistrés sur votre PC 
  4. Vous trouverez vos NDF classée dans le dossier de recherche « NDF A CLASSER ».
Notes de frais classées

Indexation

L’indexation consiste à remplir les champs qui se trouvent dans la barre d’information à droite :

  • Type de document (facture, ticket, justificatif…)
  • Collaborateur concerné
  • Date du document
  • Le tiers (nom du fournisseur)
  • Montant HT
  • Montant TVA
  • Montant TTC
  • Référence (ticket, facture…)
  • Kilométrage

Une fois, vous avez rempli tous les champs, vous enregistrez et vous passez au suivant.

À la fin, vous quittez la fenêtre et votre tâche se termine à ce niveau.

Grâce à son application, Zeendoc identifie de manière automatique les informations comptables clés telles que la date, les montants, les fournisseurs, etc., facilitant ainsi le processus de vérification et d'approbation des notes de frais.

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Bénéficiez d'un modèle de note de frais conçu pour vous faire économiser du temps, en attendant d'adopter une solution de dématérialisation telle que Zeendoc et son application dédiée à la gestion des notes de frais.

Modèle de Note de Frais
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