Pourquoi dématérialiser ses factures ?
Avant de pouvoir archiver numériquement vos factures, il faut que ces dernières soient électroniques ! Or, quel est l’intérêt de passer à la facturation électronique ?
Faire des économies
On estime qu’une facture (de sa création à son archivage) coûte 12 € à une entreprise. En dématérialisant vos factures, ce montant est divisé par 4.
Une productivité augmentée
Grâce aux logiciels de gestion électronique des documents, les services comptables gagnent près de 40 % en productivité en se débarrassant de la saisie et de l’archivage manuel de leurs factures.
Un historique plus facilement consultable
Grâce à l’archivage numérique, vous pouvez retrouver vos factures en quelques clics et les consulter à tout moment.
Une conformité aux normes légales
Avec l’obligation de passer à la facturation électronique en 2026, votre entreprise a tout intérêt à se mettre dès à présent à numériser ses factures.
Tout indique que la dématérialisation des factures est bénéfique à une entreprise ! Les mieux placés pour en parler, les dirigeants d’entreprise, l’ont confirmé et la recommandent sans hésiter. Alors, pourquoi pas vous aussi ?
Archivage électronique des factures : que dit la loi ?
Selon l’Administration fiscale, les factures électroniques doivent être stockées sur un support informatique. Elles doivent respecter certaines conditions :
- Une facture électronique doit être conservée sous le même format pendant trois ans avant de pouvoir être stockée à un autre format.
- Les factures électroniques doivent être conservées durant six ans à partir de la date à laquelle elles ont été établies.
- La facture numérique stockée doit être authentique à l’originale et donc ne pas avoir été altérée lors de l’archivage.
- La facture doit être stockée sur un support qui a recours à un Système d’Archivage Électronique (SAE) comme le demande la norme NF Z 42‑013.
Il est impératif de remplir ces conditions pour pouvoir archiver numériquement les factures de votre entreprise et qu’elles aient une valeur juridique. Il est important de souligner qu’elles ont la même valeur juridique que des factures en format papier, et ne nécessitent donc pas d’être conservées sous les deux formats.
Héberger ses factures en France, c’est-à-dire ?
Tout document archivé de façon numérique est stocké sur un serveur, qui est lui-même hébergé dans un datacenter. Or, ces datacenter ont eux-mêmes besoin d’être entreposés dans des lieux physiques.
Héberger ses factures en France signifie que les datacentres sont situés en France. Dans un premier temps, il est intéressant d’héberger vos factures en France pour soutenir l’économie nationale et bénéficier d’un service client qui vous suit et s’adapte à vos besoins.
La dernière raison, et c’est sûrement la plus importante, est que l’archivage de vos factures en France vous assure une sécurité plus importante qu’ailleurs. En effet, des hébergeurs comme Zeendoc pratique le cryptage des factures stockées en respect de la norme ISO/IEC 18033-3. Ainsi, vos données sont protégées, uniquement accessibles par vous et ne risquent pas d’être vendues !
Dans le processus de dématérialisation de vos factures, Zeendoc vous propose un service sécurisé d’archivage numérique. Avec un hébergement de vos factures en France, vous bénéficiez de services au plus proche de votre entreprise et sans risque de vente de vos données !
