La facture électronique en un coup d’œil
Il serait bien temps de vous y préparer ! La facture électronique sera bientôt obligatoire pour les transactions professionnelles. A partir de juillet 2024, toutes les entreprises devront réceptionner les factures électroniques de leurs fournisseurs. Puis suivra l’obligation entre janvier 2025 et janvier 2026 de réceptionner et émettre vos factures électroniques que vous soyez une ETI, une TPE/PME ou auto-entrepreneur.
La facture électronique, de quoi parle-t-on ?
Une facture électronique est une facture ou une chaîne de factures créée, émise, réceptionné et archivé sous forme électronique, quelle qu'elle soit. Une facture en PDF simple envoyée par email n’est pas forcément une facture électronique. Et une facture électronique n’est pas une facture scannée.
Trois formats de factures électroniques ont été validés en France :
- XML UBL (langage d’affaire universel), le format le plus utilisé par les grandes sociétés européennes.
- XMN UN/CEFATCII, Cross Industry Invoice.
- Factur-X, au format PDF/A3, qui sera la seule lisible comme une facture PDF tout en intégrant des données lisibles par les systèmes d’information.
Donc, seule la Factur-X permet de visualiser la facture électronique sans outil spécifique.
Cependant, contrairement aux 2 premiers formats qui sont dispensés de la formalisation et de la documentation prouvant la conformité avec la Piste d’Audit Fiable (PAF), la Factur-X devra intégrer un cachet électronique qualifié pour être aussi dispensée de la procédure de piste d’audit fiable.
C’est un des services fournis pas Zeendoc.
Comment transmettre ces factures à l’administration fiscale ?
Toutes les factures électroniques émises par les entreprises devront être obligatoirement transmise à l’administration fiscale au travers du Portail Public de Facturation (PPF).
Saisir directement les factures sur le portail public de facturation (PPF)
Initialement, Le Portail Public de Facturation (PPF) est une plateforme mise en place par l'État français pour permettre aux fournisseurs de facturer électroniquement les organismes publics français, quelle que soit leur taille. Il est aujourd’hui connu sous le nom de Chorus Pro.
L’objet de la réforme est donc de généraliser cette plateforme pour toutes les entreprises.
Cette généralisation du PPF permettra de renforcer la lutte contre la fraude à la TVA, estimée à 25 Milliard en 2022 et de diminuer les couts de déclaration pour les entreprises. In fine, la meilleure connaissance de l’activité permettra à l’état d’optimiser les orientations des politiques publiques.
Les organismes publics peuvent également utiliser le PPF pour consulter et traiter les factures électroniques reçues.
En revanche, le PPF ne fournis et ne fournira que peu de services aux entreprises. Ceux d’entre vous qui ont eu à transmettre des factures via Chorus Pro l’ont surement constaté !
Zeendoc vous permet déjà d’envoyer vos factures vers Chorus Pro en quelques secondes !
Plateforme de dématérialisation partenaire (PDP)
PDP signifie Plateforme de Dématérialisation Partenaire. Il s’agit d’un prestataire de services privé, certifié et immatriculé par la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques).
La plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) offrira des services payants garantissant l’intégrité, l’authenticité et la confidentialité des factures électroniques échangés avec d’autres PDP et le PPF.
- Réception des factures électroniques : Les fournisseurs peuvent envoyer des factures électroniques aux entreprises clients via l'interface web ou l'API de la PDP.
- Validation des factures électroniques : La PDP vérifie la conformité des factures électroniques réceptionnées avec la réglementation fiscale en vigueur.
- Transmission des factures électroniques à la plateforme de l’acheteur : Si cette dernière est aussi une PDP, la plateforme d’émission devra envoyer les données correspondantes au PPF.
Zeendoc vous offrira les services du PDP.
Opérateur de dématérialisation (OD)
Les opérateurs de dématérialisation sont des prestataires de service qui permettent aux entreprises de dématérialiser leurs factures. Ils proposent des solutions clé en main pour envoyer et recevoir des factures électroniques conformes à la réglementation fiscale. Les opérateurs de dématérialisation peuvent être utilisés par des entreprises de toutes tailles et dans tous les secteurs d'activité.
- Transformation des factures papier en factures électroniques : Les opérateurs de dématérialisation peuvent aider les entreprises à numériser leurs factures papier en les transformant en factures électroniques.
- Envoi des factures électroniques : Les opérateurs de dématérialisation peuvent envoyer les factures électroniques aux destinataires, soit directement par voie électronique, soit en les intégrant à des portails de facturation électronique.
- Réception des factures électroniques : Les opérateurs de dématérialisation peuvent également aider les entreprises à recevoir des factures électroniques de leurs fournisseurs en fournissant des adresses de messagerie électronique dédiées, des portails de facturation électronique ou des API.
- Conservation des factures électroniques : Les opérateurs de dématérialisation peuvent également stocker les factures électroniques conformément aux réglementations fiscales en vigueur.
Zeendoc est déjà et sera votre solution de gestion documentaire en amont ou en aval de la transmission de vos factures. Nous intégrons les formats structurés Factur-X, UBL, et CII dans la solution Zeendoc. L'outil de GED pourra ainsi se connecter à ces plateformes PPF et PDP pour transmettre les informations de facturation telles qu’elles seront demandées par l’État.
Pourquoi choisir Zeendoc pour sa facturation électronique ?
Les 2 acteurs de la dématérialisation : Le portail public de facturation (PPF) et les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) servent avant tout à transmettre les données de facturation.
Ces outils n'intègrent pas de fonctionnalités pour intervenir sur les process de traitement de l’information.
La solution Zeendoc peut, quant à elle, gérer le cycle de vie d'une facture. En règle générale, cela induit le dépôt jusqu'à l'archivage, en passant par le partage et, dans certains cas, par un circuit de validation virtuel favorisant la collaboration entre équipes.
Quels avantages apportent Zeendoc dès maintenant à votre activité ?
- Un gain de temps considérable dans le traitement des factures, en réception comme en émission, dès aujourd’hui !
- Une intégration automatique avec votre logiciel de comptabilité existant.
- Une réduction des temps de règlements des factures.
- Une meilleure traçabilité des flux dans le traitement des factures permettant d’améliorer le pilotage des PME.
- Une forte diminution des erreurs de saisies.
- La suppression des coûts d’impression.
- Une réduction des couts de transmission et de stockage des factures.
- Une réduction de votre empreinte carbone.
Quelles sont les sanctions encourues par une entreprise qui ne se met pas en conformité ?
Des sanctions sont prévues pour les entreprises ne respectant pas les règles de la facturation électronique entre entreprises.
Concernant l’e-invoicing, une amende fiscale de 15€ par facture non transmise sous format électronique sera appliquée. Cette sanction ne peut excéder 15 000€ par an.
Pour l’e-reporting, l’état prévoit une amende de 250€ pour le manquement à chaque transmission de données. Cette sanction reste plafonnée à 15 000€ par an.
Si vous souhaitez encore en apprendre davantage sur la réforme de la facture électronique, notre équipe d’experts en dématérialisation se fera un plaisir d’échanger ensemble !
En conclusion
À partir de juillet 2024, toute entreprise devra pour récupérer des factures à partir du Portail Public de facturation. (PPF)
Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) seront certifiées par la DGFiP à partir de cet été.
Les Opérateurs de Dématérialisation (OD), sont déjà opérationnels, vous pouvez souscrire dès maintenant à Zeendoc, gagner un temps précieux dans la gestion de vos factures tout en anticipant la réforme.
Cette dernière concernant toutes les entreprises, il est prévisible que plus nous approcherons de juillet 2024, plus les demandes de déploiement vont s’accélérer et les ressources pour la mise en place devenir rare.
L’outil est simple à utiliser, mais sa mise en place doit se faire dans la sérénité et les utilisateurs doivent être correctement formés. Ne pas attendre le dernier moment pour traiter ce sujet est impératif.
