Comment procéder à la numérisation des documents ?
Avant d'utiliser la solution Zeendoc, votre équipe devra effectuer une sélection interne et se poser certaines questions essentielles : quels documents devons-nous archiver ? Quels documents pouvons-nous supprimer ? Ensuite, la numérisation se déroule en deux étapes en raison du volume important de documents à conserver. Notre département de numérisation, le Scan Center, se charge de tout le processus.
Les boîtes d'archives sont d'abord envoyées à l'avance par un service de transport, puis le jour de l'intervention, deux personnes s'occupent de l'emballage de tous vos documents. Chaque carton est codé et photographié. En général, il faut prévoir deux sessions de 1 à 2 jours pour tout empaqueter, et plusieurs semaines de travail pour la numérisation.
Si vous avez besoin d'accéder aux documents pendant le processus de numérisation, il vous suffit d'envoyer un simple e-mail, et quelques minutes plus tard, le document sera disponible dans notre solution de Gestion Électronique de Documents, Zeendoc. Nos experts restent à votre écoute et réagissent rapidement pour répondre à vos besoins.
Il est possible de numériser la totalité de vos documents depuis la création de votre entreprise. Le volume sera évalué en termes de mètres linéaires, ce qui correspond au nombre de dossiers avec une moyenne de pages. Que ce soit des documents comptables, des dossiers RH, des contrats de travail, des bulletins de salaire, des notes de frais, des comptes rendus de réunion ou tout autre document lié à vos transactions ou échanges avec vos fournisseurs, clients ou partenaires, tous peuvent être convertis en format numérique.
Comment e-Classeur restitue vos documents ?
Les versions physiques des documents vous seront restituées et seront conservées dans une salle d'archives, soigneusement conditionnées dans des cartons numérotés pour faciliter leur localisation en cas de besoin.
En ce qui concerne les versions numériques, elles seront dorénavant accessibles dans la solution Zeendoc, regroupées dans un espace de stockage commun.
Quelles sont les grandes étapes de la numérisation de documents ?
1) Définir le cadre de votre projet de dématérialisation
Avant d'entamer quoi que ce soit, il est impératif que votre entreprise encadre son projet de manière rigoureuse. Quels objectifs visez-vous à accomplir à travers cette numérisation ? Envisagez-vous une numérisation exhaustive de vos archives, ou bien des services spécifiques de votre entreprise seront-ils pris en compte ? Quelles ressources méritent une priorité pour la numérisation ? En délimitant avec précision les contours de votre projet, vous serez en mesure d'établir un budget adéquat et de répondre de manière ciblée à vos exigences. Cette étape préparatoire aura également un impact indirect en économisant à la fois temps et ressources financières.
2) Recenser les documents à numériser
La prochaine étape consiste à effectuer un relevé complet des documents que vous envisagez de numériser. Dans cette démarche, il est crucial d'impliquer les départements concernés dans le projet. Vos collaborateurs possèdent l'expertise nécessaire pour identifier les documents papier à privilégier pour la numérisation initiale. Disposer d'un inventaire exhaustif englobant tous les documents à numériser, en spécifiant leur format et leur support, revêt une importance capitale. Cette phase se positionne parmi les étapes les plus essentielles du processus de numérisation de documents. Ces informations se révèlent particulièrement vitales si vous envisagez de confier cette tâche à un prestataire externe.
3) Décider entre une numérisation en interne ou de faire confiance à une entreprise spécialisée
À ce stade, votre entreprise doit décider si elle gère la numérisation en interne ou fait appel à une expertise extérieure. La numérisation implique des ressources humaines et matérielles significatives. L'externalisation prévient les obstacles potentiels et souvent, engendre des économies. Vos archives numériques deviendront des outils essentiels pour l'avenir, influant sur la productivité des services. Engager la numérisation en interne est avisé seulement si vous avez l'assurance des compétences et moyens requis.
4) Créer une version numérique pour chaque document physique
Une fois que vous avez clairement défini votre projet et réalisé l'inventaire requis, vous pouvez entamer la numérisation de vos documents. Pour des documents courants, tels que des factures au format A4, un scanner conventionnel peut être utilisé. Alternativement, un appareil photo doté d'un logiciel de reconnaissance de caractères pourrait également être employé. Toutefois, la numérisation devient plus complexe pour les documents au format atypique. Les documents en grand format, comme les plans techniques ou les œuvres d'art, exigent un équipement spécifique. Vous pourriez avoir à investir dans de coûteuses machines ou opter pour un centre de numérisation. Ces centres fournissent les outils nécessaires pour numériser une variété de formats documentaires. Néanmoins, se pose la problématique du transport jusqu'à ces centres, surtout si les documents sont fragiles. Les prestataires spécialisés en numérisation prennent en charge l'intégralité de ce processus logistique.
5) Mettre en place un archivage numérique efficace et sûr
Les informations issues de la numérisation de vos documents pourraient être conservées sur un simple support tel qu'une clé USB ou un disque dur. Cependant, leur utilité serait considérablement réduite en l'absence d'une organisation adéquate. La recherche documentaire en serait entravée, sans mentionner le fait qu'un stockage sécurisé en accord avec la loi est nécessaire pour la suppression des documents papier. L'établissement d'un système d'archivage numérique sécurisé et bien structuré devient ainsi une étape incontournable. Les services de prestataires spécialisés peuvent vous offrir une solution de stockage adaptée à vos besoins tout en respectant les normes de sécurité établies par le Code civil.
6) Intégrer un système de Gestion Électronique de Documents (GED)
Bien que facultative, cette étape ouvre la voie à l'exploitation optimale de l'ensemble de vos données. Un logiciel de gestion électronique de documents (GED) est spécialement conçu pour la manipulation de vos documents numériques. En ligne, vos collaborateurs ont la possibilité de valider des factures, ajouter des annotations à des dossiers clients et transmettre des informations aux services pertinents en quelques clics. En somme, la GED fournit un environnement de travail idéal pour tirer profit de votre nouvelle collection documentaire numérique.
7) Garantir la valeur juridique de vos documents numériques
Si l'objectif de votre entreprise est de se défaire complètement du format papier, la numérisation de vos documents doit se conformer à un ensemble de critères bien définis. Ces normes visent à assurer l'authenticité des données et à prévenir toute altération frauduleuse. Le respect de ces normes confère une valeur probatoire à toute facture, bulletin de paie et autres documents d'entreprise, conformément à l'article 1379 du Code civil, qui stipule ce qui suit :
- Le processus de reproduction électronique doit générer des informations liées à la copie, notamment la date de création de celle-ci.
- L'intégrité doit être garantie par une empreinte électronique. Cette condition est généralement respectée par l'utilisation d'une horodatage qualifié ou d'une signature électronique.
- La copie doit être conservée dans des conditions qui empêchent toute altération de sa forme ou de son contenu.
- Les dispositifs de reproduction et de conservation doivent être sécurisés avec des mesures appropriées.
8) Maintenir une surveillance constante de votre système d'archivage numérique
Une fois la numérisation de vos documents achevée, il est essentiel d'établir une surveillance régulière. Cette étape implique la vérification continue de l'indexation pour garantir son optimisation, la confirmation de l'absence d'attributions erronées d'accès, la prévention de toute altération documentaire, et bien plus encore. Entreprendre des audits périodiques permet d'identifier rapidement d'éventuelles anomalies, évitant ainsi que ces problèmes ne se propagent dans l'ensemble de votre collection documentaire. La correction de ces problèmes pourrait exiger des ressources considérables si la négligence persiste. En outre, si vous visez à conférer une valeur probatoire à vos documents numériques, ces audits réguliers vous maintiennent en conformité en cas de contrôle.
Vous l'aurez compris, la numérisation de vos documents papier est une démarche sérieuse. Suivre chaque étape avec soin est essentiel pour en tirer tous les bénéfices. Un accompagnement professionnel facilite votre transition vers un environnement sans papier, une ambition de plus en plus essentielle pour les entreprises.
La numérisation de documents : des bénéfices financiers et une efficacité accrue ?
La numérisation des documents offre-t-elle réellement des avantages financiers et une optimisation du temps de travail ? Dans cet article, nous explorerons les bénéfices globaux qu'une gestion documentaire efficace peut apporter, en permettant des économies financières et une productivité accrue. Découvrez comment la numérisation peut vous aider à maximiser votre efficacité et à libérer des ressources précieuses pour d'autres tâches essentielles.
En plus d’être obligatoire pour une majorité de documents d’entreprises dès le 1er septembre 2026, la numérisation de documents a 6 avantages clés, que nous vous présentons dès maintenant :
1) Gain de place
Parmi les avantages qu’apport la numérisation des documents d’entreprise, celui qui se fait le plus remarquer est sans doute le gain de place et de stockage. En effet, sans la numérisation de document, les entreprises étaient contraintes de stocker d'innombrables dossiers et documents physiques dans des armoires et des espaces de stockage dédiés. Dorénavant, fini les grandes armoires et les salles dédiées uniquement au stockage, place au numérique !
2) Gain de temps
Un autre des grands avantages de la numérisation de document est qu’elle permet de retrouver les documents en quelques clics plutôt qu’en fouillant des étagères, tiroirs par tiroirs, ce qui permet d'économiser un temps précieux sur le long terme Tout ce travail de rangement / recherche se termine avec la numérisation des documents. Cet avantage est lié aussi à une meilleure efficacité du système de recherche avec les mots-clés ou les filtres qui permettent de trouver très rapidement ce que l’on cherche, ce qui n’est pas le cas d’un système de stockage traditionnel où l’on devra fouiller plusieurs étagères avant de tomber sur le bon document
3) Meilleure conservation
La numérisation des documents d'entreprise offre une solution efficace pour assurer une meilleure conservation des informations et des documents importants. Contrairement au support physique tel que le classeur par exemple, le numérique permet une meilleure protection des documents à travers le temps et les différents accidents (une tache de café est si vite arrivée…), une fois qu’un document est sauvegardé, plus de risques !
4) Économie
Nous pouvons aussi aborder le côté économique de la numérisation de document. En effet, avoir ses documents sous format numérique réduit considérablement la dépense en cartouche d’imprimante et papier sur le moyen et long terme
5) Conformité
La numérisation de documents simplifie la conformité RGPD en répondant aux obligations de conservation. Cette transition renforce la sécurité des données, réduit les risques de perte et facilite la gestion des accès. Ainsi, les entreprises peuvent respecter le RGPD de manière efficace et conforme.
5) Écologique
Pour finir, en optant pour la numérisation de documents, vous pouvez dire adieu aux désastres forestiers causés par les ronces de dossiers en papier. De plus, les courses effrénées pour récupérer les documents seront reléguées au rang des légendes urbaines, épargnant ainsi vos mollets. Grâce à la numérisation, vous économisez non seulement des arbres, mais aussi de l'eau et des produits chimiques, laissant les usines de papier se demander où est passée leur clientèle habituelle. En prime, l'utilisation de ressources est réduite et l'efficacité de la gestion documentaire atteint des sommets comiques. Alors, embrassez cette révolution digitale et égayez votre planète tout en sauvegardant le bien-être des générations futures.
