Comment procéder à la création d’une signature électronique sur un document ?

Dans le domaine de la dématérialisation, nous souhaitons aborder aujourd'hui le thème de la signature électronique. La signature électronique a été introduite en 2000 et s'est répandue à l'échelle européenne grâce à la réglementation eIDAS, dans le but de favoriser l'utilisation des documents électroniques. Elle a largement remplacé la signature manuscrite, qui présentait de nombreuses contraintes logistiques et temporelles. La signature électronique est considérée comme à la fois simple et sécurisée, mais elle offre également bien d'autres avantages.
Si vous recherchez des informations sur la signature électronique et si vous êtes à la recherche d'une solution pour dématérialiser vos documents, vous êtes au bon endroit !
Procéder signature électronique
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Zeendoc et la signature électronique : Quel lien ?

La signature électronique est un procédé permettant d'apposer une signature numérique sur un document électronique afin d'exprimer son consentement, de garantir l'intégrité du document et sa validation. Cela élimine le besoin d'une signature manuscrite ou de documents papier. Pratique, n'est-ce pas ? En cas de litige, la signature électronique peut également servir de preuve juridique, qu'un juge ne peut refuser.

Maintenant, quel est le lien avec Zeendoc ?

Zeendoc est une solution de gestion électronique de documents (GED) qui permet la dématérialisation de divers types de documents tels que les documents clients, les documents RH, les documents fournisseurs, etc... Notre outil s'adapte à chaque secteur d'activité et automatise vos processus pour améliorer vos flux de travail.

Avec Zeendoc, vous pouvez signer tous vos documents électroniques ! Voici comment cela fonctionne : vous importez n'importe quel document dans le logiciel, que ce soit une facture papier scannée, un fichier PDF reçu par e-mail ou un document à récupérer depuis un espace client similaire à Zeendoc.

Le logiciel analyse et classe automatiquement les documents, en effectuant une indexation pour détecter chaque information pertinente (date de la facture, montant de la TVA, etc.). Ensuite, supposons que vous souhaitiez faire signer une facture, un bon de commande ou tout autre document. Vous envoyez le document à votre destinataire en fournissant son adresse e-mail, son nom, son prénom, ainsi que l'emplacement où vous souhaitez insérer la signature sur le document.

Votre destinataire recevra un lien par e-mail pour signer le document. Il confirme la signature en saisissant un code reçu par SMS, ce qui valide et certifie la signature. Avec Zeendoc, vous bénéficiez d'un certificat RGS (Référentiel Général de Sécurité) qui sécurise vos documents contre tout litige. Une fois la signature électronique effectuée, vous recevrez une notification de confirmation et le document sera indexé dans le classeur du logiciel.

Bannière Signature électronique

Quels bénéfices offre la signature électronique ?

Vous vous demandez peut-être comment la signature électronique est liée à notre logiciel ? Ne vous inquiétez pas, la connexion est claire. En effet, l'utilisation de la signature électronique présente de nombreux avantages pour votre entreprise :

Optimisation des processus

Avec notre logiciel Zeendoc, vous pouvez rapidement signer tous vos documents, évitant ainsi les pertes de temps liées au traitement des documents physiques. Tout est dématérialisé pour une efficacité accrue.

Légalité

Grâce au certificat RGS, vos documents sont stockés et sécurisés, réduisant ainsi les risques de falsification. Chaque signature électronique est vérifiée, conférant une valeur juridique légale à vos documents.

Réduction des dépenses

La signature électronique vous permet également de réaliser des économies. En réduisant l'utilisation de papier et d'imprimantes, vous pouvez diminuer vos coûts administratifs.

Suivi et accessibilité

Vous pouvez garder un historique des documents en cours de signature et effectuer des signatures électroniques à tout moment et de n'importe où. Cela facilite le partage et le suivi de vos documents.

Relation client

Grâce à une réactivité accrue dans les signatures électroniques avec vos clients et partenaires, vous renforcez vos relations commerciales.

De plus, notre logiciel peut être intégré à votre ERP et à d'autres logiciels métiers, ce qui facilite la gestion de vos documents numériques. Une solution idéale pour une gestion simplifiée et efficace !

Quelles sont les raisons de choisir notre logiciel ?

En optant pour notre logiciel Zeendoc, vous pouvez gérer tous vos documents, tels que les factures, au sein de vos projets de gestion électronique des fournisseurs, des clients ou des ressources humaines. Traitez facilement et efficacement toutes vos signatures électroniques sur notre plateforme. En libérant de l'espace dans vos bureaux, vous améliorez votre efficacité dans la recherche de documents. Notre logiciel est simple, intuitif, et vous bénéficierez d'un support actif pour vous accompagner dans votre projet de dématérialisation.

Zeendoc est équipé d'une technologie OCR qui permet une reconnaissance plus précise des caractères dans chaque document indexé, réduisant ainsi les erreurs de saisie. Vous pouvez profiter à la fois de la gestion électronique des documents et de la signature électronique grâce à notre module intégré. C'est une excellente nouvelle, n'est-ce pas ? Si votre entreprise ou votre équipe comptable est souvent confrontée à des périodes de travail intenses, ne tardez pas à vous renseigner sur notre solution qui simplifiera une grande partie de vos tâches répétitives.

En conclusion, notre logiciel offre une solution complète et fiable pour la signature électronique ainsi que la gestion électronique des documents. Zeendoc simplifie et sécurise vos processus, offrant de nombreux autres avantages. Si vous êtes intéressé et que vous recherchez une solution pour faire face à la dématérialisation au sein de votre entreprise, n'hésitez pas à nous contacter. Nous serons ravis de vous accompagner dans votre projet !

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