Quelques notions essentielles sur la transformation digitale
De nombreuses entreprises ont commencé leur transition numérique, que ce soient des TPE, des PME ou bien des sociétés avec une dimension internationale. Cette transition réduit le volume de documents papier au profit de documents numériques.
Il peut s’agir de documents issus d’une numérisation, de la dématérialisation des processus, mais également dans le développement de documents électroniques comme les bulletins de salaire, les factures et les e-mails.
En fonction de la taille de l’entreprise, le volume des documents administratifs, commerciaux ou contractuels peut représenter une véritable problématique. Entre la mise en place d’un archivage spécifique, les obligations légales de conservation et la suppression des documents, l’entreprise peut être confrontée à un véritable casse-tête.
Dans ce cas de figure, un système d’archivage numérique reste à privilégier pour travailler de manière efficace, tout en évitant la perte de documents. Selon une étude menée par le cabinet Coleman Parkes, les employés perdent entre 20 et 40 % de leur temps pour rechercher un document en version papier et il leur faudra en moyenne 18 minutes pour le trouver.
Quelles sont les obligations légales en matière d’archivage ?
Tout d’abord, l’archivage n’est pas une option, mais bel et bien une obligation légale. La loi stipule une durée légale de conservation minimale en s’appuyant sur le Code du commerce, le Code général des impôts, le Code civil, le Code de la consommation ou encore le Code des assurances. Par conséquent, lorsque l’entreprise reçoit ou émet un document, elle doit le conserver pendant une durée spécifique.
En cas de contrôle, il est impératif de pouvoir produire tous les documents demandés. Cependant, le délai réglementaire reste variable par rapport à la nature des documents. Voilà pourquoi il faut distinguer les pièces comptables, les documents commerciaux, les documents sociaux, fiscaux ou encore civils.
Certaines pièces doivent être conservées pendant un an alors que pour d’autres, un délai légal de 10 ans s’impose. Par ailleurs, tous les documents ne sont pas concernés par l’archivage légal. Pour l’entreprise, l’archivage des documents représente une opération chronophage.
Pourquoi utiliser l’archivage numérique ?
Une meilleure gestion des archives implique une modification du processus documentaire au sein de l’organisation.
En premier lieu, l’identification reste primordiale pour s’assurer de la valeur d’un document et que le délai de conservation soit bien respecté. Ensuite, l’archivage entre en action permettant de conserver le document dans les meilleures conditions. Ensuite, un système d’autorisation doit être mis en place permettant la consultation des archives.
Enfin, lorsque les documents sont en fin de cycle, il est inutile de les conserver et un cycle de destruction sera mis en place.
Les avantages de l’archivage électronique
Un système d’archivage électronique ou SAE est une solution incontournable pour éviter l’accumulation des documents en version papier au profit de documents numériques.
De cette façon, l’entreprise n’a plus besoin d’investir dans des armoires de stockage, car tous les documents seront centralisés au sein d’un archivage électronique. L’intégrité du document sera bien évidemment garantie, tout comme leur lisibilité et leur sécurité.
Par souci environnemental et économique, la fin du papier reste nécessaire et cela passe par l’archivage électronique. Alors, faites-vous accompagner par l’entreprise Apo’g, car c’est un prestataire de services informatiques spécialisés dans le domaine.
