Comprendre le principe de fonctionnement de la signature électronique
Au niveau de l’envoi, vous sélectionnez simplement le document en indiquant les signataires. L’envoi peut se faire en simultané, mais vous pouvez également vous orienter vers un mode séquentiel. Vous déterminez vous-même sa durée de validité et vous n’avez plus qu’à le transmettre aux personnes concernées.
Pour la signature, chaque personne reçoit un lien sécurisé par e-mail sur lequel il suffira de cliquer. Ensuite, le processus de signature électronique se met automatiquement en place et il reste bien évidemment compatible avec n’importe quel appareil connecté à Internet.
Lorsque le signataire a pris connaissance du document, il n’aura qu’à le valider grâce à un code d’authentification directement envoyé par SMS. Il s’agit d’une sécurité supplémentaire pour garantir son identité et valider ensuite la signature électronique.
De votre côté, vous bénéficiez d’une solution dématérialisée avec un excellent suivi et une très bonne gestion. Le statut du signataire vous sera indiqué, c’est-à-dire en attente, signé ou refusé. Lorsque le document a été validé par l’ensemble des signataires, il sera automatiquement archivé dans un logiciel de gestion électronique des documents.
Comprendre la valeur légale de la signature électronique
En France, la législation reste particulièrement claire sur le sujet. Autrement dit, une signature manuscrite ou électronique dispose exactement de la même valeur juridique. Cette dernière préserve l’intégrité du document, tout en ayant une identification de son auteur.
En choisissant un logiciel prenant en charge la signature électronique, vous disposez d’un certificat électronique à usage unique. Mais également un horodatage inclus ainsi qu’un certificat de signature.
Un niveau de sécurité au rendez-vous
Concernant les transactions électroniques, vous pouvez avoir une confiance absolue dans le règlement sur l’identification électronique et les services de confiance, à savoir l’eIDAS.
Il s’agit d’une réglementation qui a pris place en 2016 permettant de catégoriser le niveau de sécurité des signatures électroniques. Ainsi, le niveau basique correspond au niveau simple, puis le niveau avancé et enfin qualifié.
Quels sont les avantages de la signature électronique ?
Pour l’entreprise utilisant la dématérialisation de la signature, les avantages sont nombreux. Tout d’abord, les délais de traitement sont considérablement réduits, car tous les documents sont générés automatiquement en PDF, permettant leur envoi quasiment instantanément et la signature dans les minutes qui suivent.
L’intérêt est aussi financier en évitant les déplacements ou les frais liés à l’affranchissement.
Grâce à la dématérialisation, plus besoin d’imprimer le document et de les envoyer par voie postale, la signature électronique évite ce processus souvent chronophage.
Résultat, un gain de productivité est alors palpable grâce à la suppression des tâches manuelles. Grâce au circuit de validation automatisé, vous paramétrez automatiquement des relances et des alertes dans le but de réduire les délais de traitement, un processus particulièrement utile dans la facturation.
Du point de vue de la sécurité, elle sera de toute façon préservée grâce à un accès sécurisé et crypté avec en prime une authentification par SMS.
Dans de telles conditions, la signature électronique préserve la conformité du document, tout en vous offrant une visibilité accrue sur le statut des contrats.
Enfin, notons un gain d’espace non négligeable, car la conservation du document se fait de manière numérique. L’absence de l’utilisation du papier vous permettra également de mettre en avant vos valeurs environnementales.
Alors si vous êtes intéressés par l’utilisation de la signature électronique, faites confiance à l’entreprise Apo’g. Il s’agit d’un prestataire de services informatiques qui vous aidera à mettre en place cette technologie avec un accompagnement sur-mesure.
