Comment choisir entre numérisation et dématérialisation de documents ?

Ces derniers temps, deux mots se sont invités dans notre quotidien : Numérisation et Dématérialisation. On les mélange parfois, mais pas de panique ! Si vous êtes ici en train de lire cet article, c'est sûrement que l'un de ces termes vous intrigue. Alors, accrochez-vous, car on va tout d'abord démystifier leurs significations et leurs différences principales. Une fois qu'on aura éclairci tout ça, fini les mélanges et les confusions, promis ! 😊
Numérisation et Dématérialisation de Documents
Dans cet article
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Numérisation et dématérialisation : des concepts complémentaires

En pratique, la numérisation et la dématérialisation vont souvent de pair. C'est d'ailleurs pourquoi elles sont si souvent confondues !

D'un côté, la numérisation est souvent accompagnée d'une logique de dématérialisation. Les documents ne sont pas seulement numérisés, ils sont ensuite analysés, triés et accessibles dans des environnements virtuels. Ils se joignent ainsi aux documents nativement numériques dans des bibliothèques communes.

La numérisation reste fondamentale pour la dématérialisation. D'une part, avant de produire des documents directement en formats numériques, il est nécessaire de numériser les documents analogiques existants. De plus, les clients, les fournisseurs et les collaborateurs (par exemple, pour leurs fiches de paie) peuvent toujours choisir de recevoir des documents au format papier. En réalité, les entreprises engagées dans la dématérialisation continuent de produire des documents analogiques. Ils doivent ensuite les numériser pour les incorporer dans leurs bibliothèques de fichiers.

Si en termes de définition, numérisation et dématérialisation sont bien distinctes, dans la réalité, l'une va rarement sans l'autre.

Il est certain que le numérique prend de plus en plus d'importance dans le fonctionnement des entreprises. La numérisation, qui a débuté dans les années 90, cède progressivement la place à la dématérialisation. Chacun de ces concepts constitue une étape dans une approche globale. Toutefois, pour élaborer des stratégies efficaces pour votre entreprise, il est impératif de bien comprendre leurs différences.

Si vous envisagez de numériser les documents de votre entreprise, la solution la plus simple consiste à confier cette tâche à un professionnel. Ainsi, vous vous assurez que chaque document est correctement numérisé et conserve sa valeur légale. Chez Apo'g, nous mettons à votre disposition notre expérience de 20 ans et numérisons vos documents, quel que soit leur nature ou leur format. Contactez-nous afin d'échanger sur vos besoins !

Qu'est ce que la numérisation de documents ?

Pour aborder ce sujet de manière simple, la numérisation de documents consiste à transformer un document papier en document numérique. Numériser, c'est convertir des éléments physiques en données numériques. Cela peut être effectué avec un scanner, par exemple, pour une feuille au format A4, ou d'autres appareils adaptés à d'autres formats.

La numérisation n'est pas nouvelle : nous photocopions des documents depuis les années 90. Cette pratique remonte même plus loin dans l'histoire de la numérisation, comme les CD de musique des années 80 qui convertissaient le son en données numériques. Numériser un document n'est donc pas une nouveauté. Très tôt, nous avons compris l'avantage de conserver une copie électronique des documents papier, à des fins d'archivage ou de diffusion.

Selon le dictionnaire LAROUSSE, la numérisation consiste à « représenter des objets (image, son, signal) par des suites de nombres binaires… Par exemple, transformer une image classique en image numérique à l'aide d'un scanner. Les appareils photo et caméras vidéo numériques permettent également d'obtenir directement des images numérisées ».

De manière plus accessible, la numérisation, en particulier la numérisation de documents d'entreprise, implique de transformer un support physique tel qu'une feuille papier en un format numérique comme un PDF. Pour réussir cette démarche, une entreprise doit suivre plusieurs étapes, telles que :

  • Recensement des documents à numériser
  • Vérification des documents
  • Préparation ou nettoyage des archives
  • Numérisation
  • Indexation ou classement
  • Disponibilité pour consultation
  • Archivage, retour en cas de besoin, éventuellement destruction (selon le type de document).
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Qu'est-ce que la dématérialisation de documents ?

La dématérialisation est un processus global. L'objectif, en milieu professionnel, est de migrer vers un partage entièrement numérique des documents et des informations. Dans le contexte de la dématérialisation, le document au format papier n'a plus sa place.

Pour y parvenir, les documents ne sont pas simplement numérisés, mais directement produits ou reçus au format électronique. L'organisation entière de l'entreprise subit une transformation : les processus sont accélérés, les documents sont signés électroniquement, et l'archivage se déroule sur un serveur ou dans le Cloud. De multiples solutions de dématérialisation entrent en jeu et se complètent pour permettre la production, le traitement et la conservation des documents dans un environnement entièrement numérique.

Numérisation et Dématérialisation : 10 distinctions significatives

Afin d'éclaircir les différences entre numérisation et dématérialisation, voici les principales divergences en 10 points :

1 ) La numérisation est une action, la dématérialisation un processus

La numérisation peut être une action simple, mais fastidieuse et peu valorisante. La numérisation d'un document papier implique la création de données numériques à partir d'un support physique. Même si la numérisation est souvent considérée comme un processus complet par les entreprises, elle peut également se limiter à des actions individuelles.

La dématérialisation, en revanche, n'est pas une action, mais un ensemble d'actions. C'est un projet, une stratégie. Elle englobe tous les moyens mis en place pour numériser la production, le traitement et la diffusion des documents.

2) La dématérialisation permet d'éliminer complètement l'utilisation du papier.

Lorsqu'on dématérialise et qu'on adopte une gestion électronique des documents, l'objectif est de se passer totalement du papier. L'objectif visé est le "zéro papier". Les documents sont créés numériquement et chaque étape de leur traitement peut être réalisée au format électronique, y compris la signature.

La numérisation, en revanche, ne peut pas éliminer complètement le papier. Elle implique la création de données à partir de la réalité physique. Étant donné que le document papier précède l'image numérique qui en découle, il est impossible de se passer du format physique.

3) La dématérialisation contribue à la préservation de l'environnement

La dématérialisation, en évitant la production de documents physiques, s'inscrit dans une perspective environnementale. À une époque où les entreprises génèrent une quantité exponentielle de documents, la création de documents physiques pose un réel problème écologique. En produisant directement des documents au format numérique et en évitant leur impression pour les signer ou les distribuer, le processus de dématérialisation limite la production de milliers de tonnes de papier et préserve nos ressources forestières.

La numérisation, en revanche, repose sur des documents physiques. Par conséquent, elle ne permet pas de se défaire du papier. Néanmoins, elle est la première étape cruciale pour libérer de l'espace et donner une nouvelle vie aux documents.

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4) La numérisation améliore la productivité

La numérisation améliore les processus métier en fluidifiant la circulation des informations et des documents. Envoyer des documents numérisés par e-mail est plus rapide que d'envoyer des documents papier par voie postale.

Cependant, la numérisation ne transforme pas les processus métier comme le fait la dématérialisation. Cette dernière révolutionne l'ensemble des tâches liées à la production, au traitement et à la recherche des documents. Les processus sont plus rapides, plus clairs, et la qualité du travail s'en trouve grandement améliorée. Libérés de tâches fastidieuses, les collaborateurs peuvent se consacrer à des tâches à forte valeur ajoutée. Les domaines comptable et des ressources humaines en sont complètement transformés, et leur productivité est multipliée. Si la numérisation des documents améliore les processus, seule la dématérialisation permet une transformation profonde des méthodes de travail et un gain significatif de productivité.

5) La numérisation exige du matériel, contrairement à la dématérialisation

Numériser un document papier et le convertir en fichier numérique nécessite du matériel. Un scanner, ou un autre équipement professionnel, est souvent requis pour numériser correctement une image. Selon les formats attendus, il peut être difficile d'obtenir cet équipement. En effet, certains documents numériques doivent être des copies conformes du document analogique pour conserver leur valeur légale.

Pour la première étape de dématérialisation, il est conseillé de faire appel à un prestataire spécialisé dans la numérisation et la dématérialisation, tel que Apo'g. Il vous permettra de suivre toutes les étapes de dématérialisation de vos documents :

Inventaire de vos documents Contrôle Traitement Indexation Consultation en ligne via votre Gestion Électronique de Documents (GED) Restitution physique et électronique Outre notre expertise dans le domaine, notre équipe vous fera gagner du temps lors de cette étape initiale fastidieuse.

En revanche, pour mettre en place la dématérialisation, l'acquisition de matériel n'est pas nécessaire. Un logiciel de gestion électronique des documents suffit pour produire, gérer et conserver les informations. Ce logiciel peut même être accessible en tant que service (SaaS), éliminant ainsi la nécessité de l'installer sur les ordinateurs de l'entreprise ou de gérer les mises à jour. Les collaborateurs peuvent y accéder directement depuis le Cloud.

6) La dématérialisation permet un classement et une recherche rapides des documents

Une grande distinction entre la numérisation et la dématérialisation réside dans le classement méthodique des documents numériques par cette dernière. Un logiciel de GED est souvent capable d'analyser automatiquement un document et de le ranger dans des dossiers spécifiques. Chaque collaborateur peut ainsi effectuer une recherche rapide et retrouver des informations en quelques secondes.

La numérisation, en revanche, n'inclut pas cette étape d'indexation et de classement. Sans une organisation rigoureuse de l'entreprise, les documents risquent d'être égarés, tout comme les documents analogiques.

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7) La dématérialisation améliore la fluidité des échanges d'informations

Certes, la numérisation facilite la transmission des informations. Numériser un document permet de l'envoyer rapidement à plusieurs destinataires simultanément. Les documents électroniques ont l'avantage évident sur les documents papier.

Cependant, les solutions de dématérialisation vont plus loin en matière de fluidité de l'information. L'organisation d'un système où les informations peuvent être recherchées en quelques clics est essentielle, mais ce n'est pas tout. Un environnement dématérialisé permet aux collaborateurs de collaborer sur un même document en ligne. À tout moment, il est possible de suivre l'avancement d'un projet. Ainsi, chaque personne a une vision claire de la progression du travail de ses collègues. Les processus sont clarifiés et les malentendus évités.

8) La dématérialisation permet des économies plus importantes

La numérisation permet de réaliser quelques économies, en supprimant notamment les frais d'affranchissement et les ressources humaines consacrées à l'envoi et à la réception de documents papier. De plus, les archives numériques peuvent libérer de l'espace dans les locaux de l'entreprise et réduire les frais de location.

Toutefois, pour des économies significatives, la dématérialisation est incontournable. Elle permet d'abord d'éviter les coûts liés à la production initiale du document analogique. Plus besoin d'imprimante ni de papier, le document est créé directement au format électronique. Surtout, elle permet aux collaborateurs d'accroître leur productivité. Le temps autrement dédié aux tâches à faible valeur ajoutée liées au traitement du document analogique peut être investi dans des tâches plus stratégiques. Ce gain de productivité permet à l'entreprise d'économiser temps et argent considérables en adoptant une gestion électronique des documents.

9) La numérisation ne raccourcit pas les délais de l'entreprise

Si clients et fournisseurs plébiscitent le passage à une gestion électronique de l'information, c'est surtout en raison des gains de temps que cela engendre. La numérisation de documents analogiques permet d'accélérer l'envoi, mais seule la dématérialisation complète garantit le traitement complet du document.

La signature électronique, élément clé de la dématérialisation, permet de gagner un temps précieux : le processus de validation du document peut être achevé en quelques minutes seulement. Avec un document analogique, ce processus prend souvent des jours, voire des semaines. En conséquence, tous les délais d'attente sont réduits, au bénéfice de l'entreprise, de ses clients et de ses fournisseurs.

10) La numérisation n'a pas d'impact sur l'image de marque de l'entreprise

Enfin, la dématérialisation s'inscrit dans l'air du temps. Qu'il s'agisse des clients, des fournisseurs ou des collaborateurs, les partenaires commerciaux d'une entreprise s'attendent à une gestion électronique des documents. Les entreprises qui ne franchissent pas le pas apparaissent parfois dépassées ou peu soucieuses de l'environnement.

La numérisation, en revanche, ne reflète pas une orientation stratégique spécifique. La numérisation de documents reste une opération utile et pertinente, mais elle n'a pas la même portée symbolique que la dématérialisation. La dématérialisation envoie un message fort : l'entreprise est à la pointe de la technologie, en phase avec les attentes de ses partenaires et sensible aux enjeux environnementaux.

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