Ajouter des documents pour créer une armoire
L’intégration d’un document format papier à un logiciel GED afin de créer une armoire Zeendoc armoire est très simple. Pour cela, vous pouvez simplement prendre en photo le document avec votre smartphone à l’aide d’une application spéciale. Vous pouvez également opter pour une dématérialisation avec un scanner afin que votre fichier possède une véritable valeur juridique.
Dès que vous transformez vos fichiers en format numérique, vous pouvez les ajouter très rapidement à votre armoire. Les personnes qui ont accès à votre armoire pourront alors les voir.
Il est par ailleurs possible de classer les documents par indexations et de les stocker dans le système d’archivage une fois l’utilisation terminée. Vous pouvez par la suite rechercher les fichiers à l’aide de la barre de recherche mise à votre disposition. Pour simplifier la recherche, l’utilisation des mots-clés est recommandée.
Diffuser des documents au sein de l’entreprise
Si vous souhaitez diffuser un document au sein de votre entreprise, ou avec vos clients, il suffit de partager les droits d’accès. L'armoire facilite le partage de document avec les outils de content management. L'échange de données informatisé permet le partage par e-mail ou par cloud. Vous pouvez à tout moment ajouter une personne ou en supprimer une sur le fichier.
Vous pouvez également choisir de donner accès ou non à certaines fonctionnalités. Vous pouvez par exemple simplement donner accès à la consultation. Dans ce cas, la personne avec qui vous partagez n’aura pas accès aux outils de modifications de documents.
Sécuriser son armoire
Une fois que vous avez créé ou numérisé vos documents, votre armoire est prête. À présent, vous vous demandez naturellement comment faire pour sécuriser cette dernière. Il faut savoir que vous n’avez absolument rien à faire pour sécuriser votre armoire. Cette solution est entièrement sécurisée et a pour politique de tout faciliter pour les utilisateurs. Dès que vous vous connectez et que vous partagez les documents, ces derniers ne sont accessibles qu’aux personnes ayant les droits d’accès.
Pour cette solution de GED, la sécurité est une priorité afin que vous soyez tranquille. Découvrons comment est sécurisée une armoire.
Des contrôles d’intégrité
Grâce au contrôle SHA3 mis en place sur la solution, il est possible de créer une empreinte pour chaque document. Cela veut dire que lorsque celui-ci est enregistré sur un support différent, il est possible de dire s’il est authentique ou pas. Le risque de falsification est inexistant.
Un cryptage spécial
Chaque donnée stockée est chiffrée avec un protocole spécial. Cela veut dire que chaque fichier ou document possède une clé qui est spécifique à chaque utilisateur. Ce dernier peut également chiffrer les données en ajoutant un mot de passe.
Une personnalisation d’accès à l’armoire
Chaque utilisateur possède la clé des documents et un mot de passe spécial. Il peut à tout moment donner l’accès à d’autres personnes ou le révoquer. En tant qu'utilisateur, c’est vous qui décidez.
