Comment la Gestion Intégrée des Documents a-t-elle évolué ?
La Gestion Intégrée des Documents (GID) n'est pas une révolution mais une évolution naturelle de la gestion documentaire. En France, ce mouvement a pris de l'ampleur avec l'avènement du numérique, permettant une centralisation et une facilitation de l'accès aux documents. Avec l'accroissement du volume de données, la GID est devenue essentielle pour maintenir l'ordre et l'efficacité.
Quels sont les avantages de la Gestion Intégrée des Documents ?
Un logiciel de gestion intégrée des documents a de nombreux avantages qui représenteront un véritable gain de temps et de productivité pour les entreprises.
Gestion optimale des documents administratifs
Une GID efficace transforme la manière dont les documents administratifs sont gérés. En automatisant des tâches telles que le routage des documents et en réduisant les saisies manuelles, elle diminue les risques d'erreurs humaines.
Exemple réel : Un DAF utilise un logiciel de GID pour centraliser les bons de commande, les factures et les contrats, réduisant ainsi le temps de traitement de 30%.
Accès rapide et simplifié aux documents recherchés
Avec la GID, les recherches laborieuses dans des dossiers désorganisés appartiennent au passé. Un simple mot-clé peut suffire pour retrouver un document.
Exemple : Une entreprise de construction utilise la GID pour indexer tous ses plans et rapports, permettant aux chefs de projet de retrouver en quelques clics les documents nécessaires.
Conservation et classification sécurisée des documents
Un système de GID assure que les documents sont conservés dans un environnement sécurisé et classés systématiquement, ce qui simplifie la récupération.
Cas pratique : Un hôpital archive des dossiers patients grâce à la GID, ce qui facilite la récupération des historiques de santé tout en respectant la confidentialité.
Respect des normes et des lois
La GID garantit que les entreprises respectent les normes de conformité légale, évitant ainsi des pénalités.
Exemple d'application : Avec la réforme de la facturation électronique en 2026, la GID permet aux entreprises de s'assurer que leurs processus de facturation sont conformes aux nouvelles régulations.
Un guichet unique pour les documents relatifs à vos processus
La GID fournit une plateforme centrale pour tous les documents liés aux processus de l'entreprise, réduisant le temps perdu à chercher des informations.
Illustration concrète : Un service client utilise la GID pour regrouper toutes les communications et documents client, améliorant ainsi la qualité et la rapidité des réponses.
Automatisation de l’archivage et préservation des versions des documents
La GID permet d'automatiser l'archivage, garantissant que les anciennes versions des documents sont conservées et accessibles.
Scénario typique : Dans un cabinet d'avocats, la GID archive automatiquement les anciennes versions des dossiers légaux, assurant une traçabilité pour les audits.
Introduire la gouvernance et la sécurité des données sensibles
La GID joue un rôle crucial dans la protection contre les fuites d'informations et l'accès non autorisé.
Exemple : Une société d'assurance utilise la GID pour contrôler l'accès aux informations sensibles des clients, renforçant la confiance et la conformité.
Harmonisation des méthodes de gestion des documents
La GID harmonise la gestion des documents électroniques et papier, assurant une cohérence des méthodes.
Exemple pratique : Une entreprise de fabrication établit une GID pour gérer à la fois les instructions de travail électroniques et les manuels d'opération papier.
En intégrant Zeendoc, un système de GID robuste, les entreprises françaises peuvent facilement mettre en œuvre ces avantages. Zeendoc simplifie la transition vers la dématérialisation et assure une gouvernance documentaire efficace, ce qui est essentiel pour les DAF, comptables, DSI, et DRH qui préparent leur organisation à la future réforme.
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Quels cadres législatifs et normatifs régissent la GID ?
La législation française, notamment le RGPD, souligne l'importance de gérer et de protéger les données personnelles. La GID doit donc se conformer à ces exigences légales, offrant une trace fiable de l'information et assurant sa confidentialité. La réforme de la facturation électronique prévue pour 2026 incite aussi les entreprises à adopter des systèmes de GID conformes, comme Zeendoc, pour simplifier la transition.
En quoi la GID diffère-t-elle de la GED et de l'ECM ?
La Gestion Électronique des Documents (GED) se focalise sur la numérisation et l'organisation des documents, tandis que l'Enterprise Content Management (ECM) englobe la gestion de l'ensemble des contenus d'une entreprise.
La GID, quant à elle, intègre ces deux aspects en gérant les documents sur l'ensemble de leur cycle de vie, indépendamment de leur forme.
Pourquoi gérer les documents analogiques est-il toujours d'actualité ?
Malgré la numérisation, les documents papier n'ont pas totalement disparu. La GID ne néglige pas cet aspect et prévoit des espaces dédiés pour la conservation des documents analogiques essentiels.
Zeendoc agit comme une passerelle facilitant le passage du monde analogique au numérique, permettant une transition fluide et efficace.
Quel impact la GID a-t-elle sur les espaces physiques des entreprises ?
L'intégration de la Gestion Intégrée des Documents (GID) dans les entreprises modifie profondément la manière dont les espaces physiques sont organisés, surtout en ce qui concerne les zones de stockage des documents. La GID ne se contente pas de digitaliser les documents ; elle change aussi notre rapport à l'espace physique nécessaire pour le stockage documentaire.
Rationalisation de l'espace de stockage
Avec la GID, les entreprises tendent à réduire considérablement l'espace dédié au stockage des documents papier. Cela est dû à la numérisation accrue des documents qui, autrefois, remplissaient des armoires entières. La nécessité de conserver des copies papier diminue, libérant de l'espace pour d'autres usages, tels que des postes de travail supplémentaires, des zones de détente pour les employés ou des salles de réunion.
Sécurité renforcée des documents papier restants
Les documents qui nécessitent une conservation en format papier, pour des raisons légales ou opérationnelles, sont stockés dans des zones spécifiquement aménagées à cet effet. Ces zones sont souvent équipées de systèmes de sécurité renforcés, tels que des armoires sécurisées, des salles fortes ou des zones à accès contrôlé, pour protéger les documents contre les risques d'incendie, de vol ou de détérioration.
Accès optimisé aux archives numérisées
La GID facilite l'accès aux archives numérisées. Les entreprises mettent en place des stations de travail ou des terminaux dédiés qui permettent aux employés d'accéder rapidement aux documents numériques dont ils ont besoin. Cela contribue à une meilleure fluidité dans les processus de travail et à une augmentation de la productivité.
Exemple concret d'impact sur l'espace physique
Imaginons une entreprise de conseil juridique qui, avant la mise en place d'une GID, utilisait une grande salle pour archiver ses dossiers papier. Après l'adoption de Zeendoc comme solution de GID, l'entreprise a pu numériser la majorité de ses archives. La salle autrefois dédiée aux archives papier a été transformée en un espace de co-working moderne et un coin détente pour les employés, favorisant la collaboration et le bien-être au travail.
En conclusion, la GID ne se limite pas à un impact sur la gestion documentaire numérique ; elle influence également la réorganisation et l'optimisation des espaces physiques au sein des entreprises, contribuant ainsi à créer un environnement de travail plus agréable et efficace.
Comment clarifier la confusion terminologique en GID à travers les pays francophones ?
Il est fréquent de rencontrer des ambiguïtés terminologiques en matière de GID. En France, une distinction claire est souvent maintenue entre GID et GED, mais avec la réforme à venir, il est crucial d'harmoniser le vocabulaire pour éviter toute confusion, en particulier parmi les DAF, comptables, DSI, et DRH, qui sont en première ligne de l'implémentation de ces systèmes.
Ces ajouts permettront à votre article de couvrir de manière complète le spectre de la GID, tout en éclairant les professionnels sur des aspects cruciaux de leur métier.
Concrètement, quel est l’intérêt pour vous, dirigeant d’entreprise ?
La Gestion intégrée des documents (GID), c’est une gestion centralisée des dossiers qui évite les pertes, les doublons et la consultation non autorisée de documents officiels. Cela passe par les devis, factures et bulletins de paie, mais aussi par des documents légaux comme les contrats ou demandes de subvention. Tous ces documents, que vous ne voulez surtout pas perdre, sont maintenant organisés et classifiés.
Au passage, votre entreprise est certifiée avec la norme ISO 15489, « Records Management », ce qui lui permet d’être aux normes actuelles.
Optimisation des ressources et des processus internes
En optimisant votre processus de gestion des documents, vous mettez en place un système qui positionne naturellement les documents les plus importants et les plus utiles à portée de main. À l’inverse, ceux dont vous ne vous servez jamais sont relégués et peuvent être archivés, au lieu d’encombrer votre espace de travail. Ce faisant, c’est avant tout un gain de productivité qui se met en place ! Imaginez tout ce que vous pouvez accomplir avec le temps gagné à ne pas chercher des documents… Et qui dit temps gagné, dit valeur créée !
C’est en cela que la gestion intégrée des documents permettra à votre entreprise de prendre de la valeur.
Une nécessité pour faire face aux attentes de vos collaborateurs
Outre les besoins de la direction de l’entreprise, ce sont aussi vos clients, vos employés, fournisseurs et collaborateurs qui apprécieront cette mise à niveau. Avec l’augmentation de la paperasse, du turnover des employés et des sous-traitants, il n’est plus possible de perdre des documents. Comment faire si un client vous demande une lettre de mission, que vous aviez donné à son collègue (votre interlocuteur précédent) ?
Or, par souci d’authenticité légale, il s’agit du seul exemplaire que vous possédiez. Cela vous place dans une situation complexe vis-à-vis du client.
La gestion intégrée des documents met fin à ce type d’inconvénients ! Alors, convaincu ? Pour réussir cette transition, voici comment faire :
La transition vers la Gestion Intégrée des Documents
Les résultats sont unanimes, la Gestion Intégrée des Documents est nécessaire, souhaitée et recommandée par tous les dirigeants. (Étude du Bulletin des Bibliothèques de France, « Transition vers une gestion intégrée des documents électroniques dans les bibliothèques académiques suisses romandes » du 23 novembre 2015)
Pour passer à la gestion intégrée des documents, le plus simple est d’utiliser un logiciel spécialisé.
De nombreuses TPE/PME fonctionnent encore sans système d’archivage effectif, ce qui complique leur quotidien et entraîne un manque de productivité. Un serveur commun à tous les employés, bien classifié et organisé, augmente de 40 % votre productivité (étude du cabinet McKinsley « Accélérer la mutation numérique des entreprises : un gisement de croissance et de compétitivité pour la France » de septembre 2014).
Apo’g peut aussi vous accompagner dans un tel projet et guider votre entreprise pour effectuer une transition dans les meilleures conditions.
Alors, si vous le souhaitez, vous aussi, passer à la Gestion Intégrée des Documents (et notamment une gestion électronique de vos documents), Apo’g vous propose un accompagnement complet.
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