Qu'est-ce qu'un retard de paiement ?
Un retard de paiement est un délai imprévu entre la réception d'une commande de bien ou de service et son règlement. Cette notion a également une dimension légale qu'il est important de considérer pour déterminer si une facture est en retard de paiement.
Comment définir les retards de paiement ?
"Tout vient à point à qui sait attendre, mais il est aussi sage de savoir quand cela suffit."
Le recouvrement amiable de créances est le moyen le plus courant pour rattraper un retard de paiement. Est-il alors possible de systématiser ses processus d’achats et d’assurer une réponse mesurée et informée sur la marche à suivre en cas de retard de paiement ? On peut ainsi envisager de se doter d’un outil dédié comme Zeendoc.
Par principe, si la date de paiement n'est pas précisée sur une facture, le délai est de 30 jours à partir de la réception des marchandises ou de la fin de la prestation de service.
Quelles sont les raisons les plus courantes des retards de paiement ?
Il est important de rappeler que la plupart des retards de paiement ne sont pas dus à la malveillance des payeurs. Les cas les plus fréquents concernent principalement des erreurs humaines dans la facturation ou la livraison. Outre le bénéfice du doute, on peut également citer le manque de suivi comme une cause majeure des retards de paiement prolongés. Parfois, il s'agit également de maintenir de bonnes relations avec un client en lui accordant un délai supplémentaire.
En automatisant les relances et le suivi des paiements, on peut alléger la charge mentale liée aux processus d’achat et de gestion financière. Cette libération de ressources permet aux équipes de se concentrer sur leurs cœurs de métier, notamment le recouvrement des factures les plus sensibles ou tardives.
Découvrez les avantages de la dématérialisation avec la solution Zeendoc.
Établir une politique d’achats pour anticiper les retards de paiement
Les premières victimes des retards de paiement sont les relations de confiance établies avec un client. Avant même d'affecter le compte de résultat, la qualité du suivi client est la première à souffrir des retards de paiement. Pour une relation de longue date, il est souhaitable de préserver la fidélité qui en découle. Ainsi, les rappels automatisés permettent de maintenir une certaine distance entre le rappel du paiement et la personne chargée du suivi du dossier. Il est également possible de anticiper les mouvements financiers des nouveaux clients en examinant l'historique de leurs prestataires. Ces vérifications sont particulièrement utiles pour les clients dont la source de revenus peut être volatile. Une bonne connaissance du client, au-delà de l'aspect commercial, peut déjà apporter une certaine tranquillité.
Ce que la loi stipule sur les retards de paiement
Comme mentionné précédemment, le délai limite pour le paiement d’une facture d’une entreprise à une autre est fixé par les pouvoirs publics à 30 jours. Au-delà de ce délai, l’entreprise créancière est en droit d’entamer des démarches légales pour obtenir le paiement et des compensations pour le retard. Si la date de paiement est spécifiée sur la facture, elle prévaut, car elle fait partie du contrat commercial liant les deux parties à leurs engagements respectifs. Il est également crucial de disposer de conditions générales de vente (CGV) pour se protéger contre toute pratique commerciale douteuse et informer ses clients des modalités de réception des marchandises ou des services proposés.
Comment calculer les pénalités de retard de paiement d'une facture ?
Les pénalités pour retard de paiement sont calculées selon les conditions générales de vente (CGV) établies lors du contrat de vente.
Voici la méthode de calcul :
- Les taux d'intérêt directeurs de la BCE en vigueur + une majoration de 10%, multipliés par le nombre de jours de retard
Il est important de noter que l'envoi d'une lettre recommandée n'est pas nécessaire pour appliquer des pénalités TTC à la somme due.
La gestion des factures au cœur des missions d’achat
Anticiper les retards de paiement éventuels peut être une solution préventive à de nombreux problèmes potentiels avec certains clients. Avec des outils de gestion des dépenses professionnelles (factures fournisseurs et notes de frais) comme Zeendoc, les équipes financières gagnent en visibilité. Elles peuvent ainsi mieux suivre les sorties de trésorerie, assurant une meilleure gestion des dépenses et limitant la volatilité des entrées.
Avoir une bonne connaissance préalable des conditions de paiement et d’approvisionnement de ses prestataires peut en effet constituer une base de travail solide pour anticiper les difficultés potentielles. De simples informations, librement accessibles, peuvent déjà donner une idée des capacités de paiement et de la rigueur d’un futur client. On peut notamment citer :
- L'extrait Kbis
- Le capital social
- La date de création de la société
- Le nombre de collaborateurs
- Les missions et réalisations de l'entreprise
Avec ces informations facilement accessibles, vous pourrez ainsi établir un profil et évaluer le risque de retard de paiement.
Devriez-vous choisir une solution logicielle pour gérer les retards de paiement ?
Les relances en cas d’impayés peuvent être l'une des missions les plus frustrantes pour les équipes financières. Elles mobilisent des ressources qui pourraient être mieux utilisées, notamment pour améliorer les processus financiers de l’ensemble de la structure. Pour pallier ce phénomène et faire gagner du temps aux équipes de recouvrement.
La numérisation des processus financiers aide à réduire les retards de paiement
En automatisant les relances et le suivi des paiements, on peut alléger la charge mentale liée aux processus d’achat et de gestion financière. Cette libération de ressources permet aux équipes de se concentrer sur leurs cœurs de métier, notamment le recouvrement des factures les plus sensibles ou tardives.
Les effets de la crise peuvent en effet nécessiter de meilleurs moyens de recouvrement. Selon Les Echos, le nombre de retards de paiement est en augmentation ! Depuis le début de l’année 2022, le journal observe une hausse sans précédent du phénomène. Une raison de plus pour anticiper et s’équiper en conséquence.
Des outils dédiés de gestion des commandes peuvent prévenir les retards de paiement
Avec des outils de gestion des dépenses professionnelles (factures fournisseurs et notes de frais) comme Zeendoc, les équipes financières gagnent en visibilité. Elles peuvent ainsi mieux suivre les sorties de trésorerie, assurant une meilleure gestion des dépenses et limitant la volatilité des entrées.
La dématérialisation des processus financiers avec Zeendoc aide à réduire les retards de paiement. Vous automatisez les relances et améliorez le suivi des paiements, vous pouvez dire adieu aux retards de paiement et optimiser la gestion de vos factures fournisseurs.
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