Définition d’un ERP
Un logiciel ERP est un outil de gestion qui assure la centralisation et la coordination de toutes les informations et actions au sein d'une entreprise. Par exemple, dans le domaine du commerce, un logiciel ERP présente l'avantage de superviser les stocks, de traiter les encaissements, de suivre la production et de centraliser les données CRM. En somme, cette solution rassemble au sein d'un unique outil tous les processus opérationnels de l'entité ainsi que ses différents services.
La mise en place d'un ERP accroît la transparence et l'efficacité de l'entreprise dans les divers maillons de la chaîne de production : approvisionnement, achats, fabrication, gestion des stocks et ventes. Un ERP contribue également à contrôler les coûts liés à la gestion des relations avec les clients. Il peut être installé sur site ou déployé dans le cloud (modèle SaaS).
En outre, l'ERP offre l'avantage de numériser les documents tels que devis, factures et rapports de contrôle. Les informations sont accessibles, sauvegardées, organisées et triées grâce à une fonction de gestion électronique de documents (GED).
Définition d’un EDI
Il s'agit d'un système de communication en temps réel entre ordinateurs, permettant l'échange de documents. Son but principal est de substituer les méthodes traditionnelles de communication (courrier postal, e-mail, fax). Ce dispositif améliore l'efficacité du traitement de l'information au sein d'une entreprise, représentant une excellente option pour minimiser les risques d'erreur et gagner du temps.
Les entreprises, en particulier les PME, évoluent dans des écosystèmes denses impliquant à la fois des donneurs d'ordre et des sous-traitants. Elles peuvent alternativement jouer ces rôles en fonction de leur position dans les processus de travail. De ce fait, une multitude de flux transactionnels parallèles se créent, générant une activité significative en elle-même.
L'EDI permet ainsi de lier les systèmes d'information des donneurs d'ordre et de leurs sous-traitants, favorisant une coordination rapide et fiable de la production pour chaque intervenant.
L'EDI opère au moyen de formats normalisés d'informations. De cette manière, il donne l'opportunité aux parties prenantes d'harmoniser les informations grâce à des protocoles structurés, même entre différentes entreprises. Par exemple, l'EDI permet d'enregistrer immédiatement une commande reçue et d'émettre une autre commande au fournisseur, ce qui permet de répondre promptement aux demandes des clients. Ce processus confère une fluidité remarquable à l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement.
En outre, la gestion électronique de documents (GED) collecte les informations, enregistre les modifications (plans de pièces, statuts, composants, etc.) et les restitue pour des objectifs de conformité.
Quelle est la connexion entre ERP et EDI ?
L'ERP se révèle être la solution de communication optimale, consolidant les flux numériques et les informations provenant des transactions. Les données liées aux échanges avec les sous-traitants et les fournisseurs transitent inévitablement par l'ERP, qui les intègre ensuite dans le processus de fabrication.
En conséquence, l'EDI est intégré dans le domaine fonctionnel de l'ERP pour gérer les données issues des fichiers reçus des autres entreprises. En d'autres termes, l'ERP constitue également une solution d'EDI. L'aspect comptable de l'ERP joue un rôle à la fois en amont et en aval d'une commande, assurant aussi la gestion des informations entrantes et sortantes échangées avec les partenaires de l'entreprise. Toutefois, contrairement à l'EDI, l'ERP intègre des fonctions d'analyse et de calcul lors de la manipulation des données.
Comment tirer un avantage de la combinaison EDI, ERP et GED
La combinaison de l'EDI et de l'ERP permet de dégager les ressources de l'équipe comptable en éliminant la nécessité de saisies manuelles, qui peut alors se concentrer sur des activités à plus grande valeur ajoutée. Cette intégration agit comme un accélérateur de flux de données, réduisant de manière notable le temps de traitement de ces données.
L'intégration de l'EDI dans l'ERP constitue une solution qui substitue les documents papier par la dématérialisation, poursuivant ainsi l'objectif de réduire l'utilisation du papier à néant. Cette approche engendre des économies opérationnelles qui s'alignent sur les efforts de diminution de l'empreinte environnementale de l'entreprise.
En ce qui concerne la GED, l'ERP assure la transition vers le numérique, le stockage sécurisé et la traçabilité des informations essentielles liées à la production. Cela englobe les procédures du processus de production, les documents indexés liés aux normes de qualité, les rapports de contrôle, et d'autres éléments similaires.
L'intégration d'une solution ERP/EDI confère un avantage compétitif
Cet avantage englobe divers services au sein de l'entreprise ainsi que parmi ses partenaires :
- Les départements en interne. L'outil ERP établit une base de données centrale au sein de l'entreprise, laquelle est employée par l'EDI pour dispenser les renseignements requis aux clients et aux fournisseurs. Cette procédure se déroule sans intervention manuelle, minimisant ainsi les risques d'erreurs.
- La clientèle recherche généralement des délais de livraison plus courts. L'EDI contribue à la réduction des frais de communication et des délais de livraison.
- Les fournisseurs sont confrontés à des exigences croissantes de la part des fabricants en matière de délais de livraison. L'échange fluide d'informations facilité par l'EDI permet de répondre à ces demandes de manière plus efficace.
Pour illustrer, considérons le scénario dans lequel un client passe une commande auprès d'un producteur. L'ERP enregistre cette demande en temps réel et transmet ensuite les informations aux services de production et d'achat sans nécessiter d'intervention humaine. Parallèlement, l'EDI transmet la commande au point de vente et, de manière automatisée, au fournisseur. Ces étapes permettent au fournisseur de mettre rapidement à disposition le matériel commandé pour le producteur.
De cette façon, l'association entre l'ERP et l'EDI se révèle comme une combinaison complémentaire qui confère un avantage compétitif aux entreprises. Cette approche trouve particulièrement son utilité dans des domaines dans lesquels la rapidité et la fiabilité des livraisons sont essentielles, telles que l'industrie automobile et le secteur commercial.
