La norme NF 461 concernant la dématérialisation comptable
Par souci de légalité, de nombreuses entreprises conservent une version papier. En effet, en cas de contrôle fiscal, la pièce originale devra être présentée. Cependant, vous n’êtes pas dans l’obligation de conserver la version papier d’un document si vous disposez d’un logiciel possédant la certification NF 461.
De cette façon, vous optez pour une dématérialisation comptable avec un stockage électronique, disposant de la même valeur légale qu’un archivage papier.
Par ailleurs, sachez que la norme NF 461 n’est pas une obligation en matière d’archivage légal. Chaque éditeur de logiciels est en droit de respecter les directives, sans obtenir cette certification. En cas de doute, demandez plus information à l’éditeur pour ne pas vous retrouver en défaut avec l’archivage légal.
La dématérialisation comptable à travers la plateforme en ligne Chorus Pro
Toutes les entreprises appliquant une facturation aux établissements du secteur public sont dans l’obligation d’utiliser la plateforme Chorus Pro pour transmettre les factures. L’objectif est de faciliter la réception des factures électroniques, mais également leur réception depuis un portail centralisant l’intégralité des données.
En d’autres termes, Chorus Pro correspond à un portail en ligne remplissant deux fonctions :
- En premier lieu, réceptionner les factures de la part des prestataires et des fournisseurs travaillant dans le secteur public pour ensuite les transmettre à l’administration concernée.
- Mais aussi télécharger et consulter les factures électroniques correspondantes en respectant la durée légale d’archivage.
L’entreprise émettrice d’une facture doit se rendre sur le site chorus-pro.gouv.fr dans le but d’y déposer la facture. C’est un service entièrement dématérialisé et totalement transparent en ayant la possibilité de suivre l’état de la facture. Néanmoins, le mode de dépôt demeure variable en fonction du volume des factures éditées chaque année :
- Lorsque les factures électroniques ne dépassent pas la centaine chaque année, l’entreprise émettrice peut effectuer une saisie manuelle.
- Lorsque le volume est compris entre 100 et 1000 factures chaque année, un dépôt au format PDF est autorisé sur la plate-forme Chorus Pro.
- Enfin, pour un volume supérieur à 1000 factures par an, un envoi automatisé s’impose en mode « échange de données informatisé ». Par conséquent, un raccordement technique doit être effectué entre le portail et le système d’information de la société émettrice.
Prendre en considération la loi de finances 2020
Selon l’article 56 du projet de loi de finances 2020, la dématérialisation comptable et notamment la dématérialisation des factures va s’installer progressivement.
Cette obligation à respecter sera faite en prenant en considération le secteur d’activité et la taille des entreprises concernées.
Mais à partir du 1ᵉʳ janvier 2023, il est impossible pour une entreprise de refuser la réception d’une facture électronique.
Pour les grandes entreprises, elles devront impérativement émettre leur facture sous un format numérique.
Les avantages de la dématérialisation comptable
- La dématérialisation comptable permet de réaliser des économies de papier.
- En cas de litige, le règlement s’effectue plus facilement.
- Le travail comptable et particulièrement l’archivage demeurent plus simples à mettre en place.
- La dématérialisation permet une transparence totale sur les données, tout en sécurisant l’information.
- Du fait d’une saisie manuelle réduite, le risque d’erreur diminue grandement.
Mais pour passer à la dématérialisation comptable, basez-vous sur l’expérience d’un prestataire de services informatiques. C’est le cas de la société Apo’g, pionnière dans l’archivage électronique. De cette façon, vous avez la certitude que la dématérialisation comptable sera un véritable atout pour votre entreprise, tout en veillant au respect des normes actuelles.
