Qu'est-ce qu'une note de frais ?
La note de frais est le document qui permet à un collaborateur de se faire rembourser les dépenses professionnelles qu'il a engagées pour le compte de son employeur et liées à son activité. Ce processus de remboursement s'applique principalement dans les entreprises qui utilisent le remboursement aux frais réels. En revanche, dans le cas du remboursement forfaitaire, l'entreprise verse une allocation prédéfinie par l'Urssaf, et l'employé n'est pas tenu de fournir de justificatifs pour ses dépenses.
Habituellement, les dépenses incluses dans les notes de frais sont :
- Des remboursements des frais de déplacements
- Des frais alimentaires (repas d'affaires, par exemple)
- Des frais d'hébergement
Sous cette apparente simplicité, se cache en réalité une énigme complexe, à la fois pour les entreprises et les collaborateurs. Selon une étude réalisée par Unit4 dans neuf pays en 2016, les employés français ont décidé de ne pas réclamer le remboursement d'environ 600 millions d'euros de frais qu'ils avaient engagés pour le compte de leur entreprise. Les raisons de ce renoncement sont les suivantes :
- Des sommes insuffisantes
- La perte des documents justificatifs
- Une démarche longue et décourageante
Les entreprises ont tout à gagner en simplifiant les procédures liées aux notes de frais, en commençant par l'introduction d'une matrice standard sur une feuille Excel simple.
Trois points essentiels dans l'utilisation d'un modèle de note de frais.
1. Toujours un justificatif avec une note de frais.
Que ce soit une facture, un billet de transport ou même un simple reçu, il est impératif d'attacher un justificatif à la note de frais. Sans cela, l'entreprise ne pourra pas prétendre à l'exonération de cotisations sociales et, par conséquent, au remboursement du salarié.
2. Le modèle de note de frais doit inclure plusieurs données essentielles.
Pour être valable et donc traitée, une note de frais doit comporter les éléments suivants :
- Coordonnées du salarié (nom, prénom, matricule, contact)
- Adresse de l'entreprise
- Date de la demande de remboursement et de la dépense
- Montant (HT, TTC et TVA)
- Nature de la dépense
- Mode de paiement
3. Certains frais nécessitent une description plus détaillée.
Parfois, certaines dépenses demandent davantage d'informations que d'autres, telles que :
- Les dépenses de restaurant (en cas d'invitation d'un client) : Veuillez inclure une colonne pour le "motif de l'invitation" ainsi qu'une autre pour les noms de "chaque invité".
- Les frais d'hébergement : Ils sont remboursables uniquement si le salarié se trouve à plus de 50 km de son domicile ou si son domicile est à plus d'1h30 de trajet en transports en commun. À noter : La récupération de la TVA n'est pas possible pour ce type de dépense.
- Les indemnités kilométriques : Lorsque vous utilisez un véhicule personnel, veuillez spécifier le "motif du déplacement", les "lieux de départ et d'arrivée", le "kilométrage total", ainsi que la "puissance fiscale du véhicule". Assurez-vous également que le salarié conserve tous les justificatifs (ex : les tickets de péage).
Faciliter la gestion des dépenses professionnelles avec Zeendoc
La gestion des notes de frais est un défi pour les entreprises, et les notes de frais papier sont obsolètes. Une solution consiste à numériser le processus avec un modèle pré-rempli pour les collaborateurs. Ils envoient les notes par e-mail avec des justificatifs numérisés.
Pour la comptabilité, il faut un planning pour traiter rapidement les notes de frais et éviter des pics de travail. Les employés peuvent demander une avance en cas de dépenses importantes, avec une date limite définie par l'employeur.
La solution Zeendoc intégrée par l'équipe d'experts en dématérialisation Apo'g permet aux collaborateurs de photographier leurs justificatifs avec leur téléphone. L'application reconnaît automatiquement toutes les données comptables importantes (date, montants, prestataires, etc.), simplifiant ainsi la validation et le contrôle des notes de frais.
