Dématérialisation des documents ou numérisation ?
Le fait de dématérialiser un document veut dire ne pas utiliser de papier, mais cela n’est pas aussi simple que ça pour le moment. En effet, actuellement, un client peut refuser votre facture électronique et un de vos employés a le droit d’exiger des bulletins de paie format papier. Mais cela va bientôt changer avec les nombreuses perspectives à l’horizon. Même si les clients envoient généralement leurs demandes par mail, le format digital à 100 % n’est pas encore à l'ordre du jour.
En effet, beaucoup confondent très souvent dématérialisation et numérisation alors qu’il s’agit de deux notions totalement différentes. La numérisation est la création d’un format numérique à partir d’un document format papier. Si vous le vouliez, cela reviendrait à scanner une facture physique par exemple. Dans ce cas, vous êtes en train de créer une copie qui n’a aucune valeur sans document original.
Dans le cas de dématérialisation, le document original est en format électronique et possède la même valeur qu’un document format papier. À condition bien évidemment de pouvoir garantir sa conformité, en particulier lors de l'archivage. Pour cela, la directive NF 461 (215/55/UE) doit être utilisée par votre solution de gestion électronique de document. Cela garantit que le document reste conforme après son archivage et qu’il ne peut plus subir de modifications.
Pourquoi opter pour une dématérialisation des documents ?
Il existe plusieurs raisons pour lesquelles une solution de gestion électronique de documents peut être utilisée. La raison principale est que cela permet de moderniser le processus de gestion et de le faciliter au maximum.
La dématérialisation des documents vous permettra de gagner en productivité. En effet, tous vos documents seront stockés au même endroit. Vous ne perdrez pas de temps à essayer de les retrouver. De plus, il existe des filtres de recherches dans toutes les solutions de GED qui vous permettront de mieux vous retrouver. De plus, vous pouvez décider avec qui partager les documents afin d’assurer un meilleur suivi. Cela vous fera gagner un temps considérable et automatiser plusieurs processus.
De plus, un document dématérialisé n’est pas un document physique. Cela veut dire que vous n’aurez plus à vous soucier des frais d’impression et des frais du papier.
La dématérialisation de factures
Les factures font partie des documents qu’il sera obligatoire de dématérialiser d'ici à 2024. En effet, si jusqu’ici vos clients ont le droit de refuser les factures dématérialisées, en 2024, cela ne sera plus possible. En effet, les entreprises de plus de 5 000 employés devront utiliser exclusivement des factures dématérialisées. D'ici à 2026, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, devront émettre des factures électroniques.
Il est important de noter que le processus de dématérialisation des factures n’est pas nouveau. En effet, depuis 2020, il est obligatoire de produire des factures dématérialisées par toutes les entreprises en B2G (Business To Government). La dématérialisation des documents est donc sur la bonne voie et de nombreux changements risquent d’avoir lieu d'ici à quelques années.
