La définition d’un coffre-fort numérique
Le coffre-fort numérique ou coffre-fort électronique est en réalité un espace de stockage virtuel, dans lequel vous conservez un ensemble de documents sensibles. Par exemple, des contrats de travail, des fiches de paie, des factures, etc.
Afin d’accéder à ces documents spécifiques, un système d’identification sécurisée est mis en place. Seules les personnes autorisées pourront donc le consulter et si nécessaire modifier les documents, évitant un risque d’intrusion.
Concernant le propriétaire d’un coffre-fort numérique, il peut très bien s’agir d’un responsable de PME, d’un chef de service ou d’un salarié souhaitant accéder à ces informations personnelles.
Il s’agit d’un espace sécurisé, alors ni le prestataire de services ni l’employeur accéderont aux documents du salarié. En cas de départ de l’entreprise, l’employé aura toujours la possibilité de consulter son coffre-fort numérique.
Bien que sa mise en place ne soit pas obligatoire, c'est une solution avantageuse. Non seulement le coffre-fort numérique est en adéquation avec les dispositions du RGPD, mais c’est un système de classification de documents particulièrement appréciable pour augmenter la productivité.
Quels types de documents associer à un coffre-fort numérique ?
À vrai dire, n’importe quel document important peut être stocké dans le coffre-fort électronique. Vous n’avez donc pas à craindre la moindre dégradation de ces derniers et vous vous affranchissez d’un risque de perte.
Toutes les pièces comptables seront classifiées avec une très grande facilité, tout comme les documents commerciaux, les documents civils et les documents fiscaux.
Concernant la durée légale de conservation, elle sera directement dépendante du type de document :
- 5 années pour un contrat de travail.
- 6 années pour les documents consultables par l’administration fiscale en cas de contrôle.
- 10 années pour le registre comptable et un contrat d’un montant supérieur à 120 € lorsque ce dernier a été validé par voie électronique.
- 30 années pour un contrat d’acquisition de biens immobiliers ou de cession de biens fonciers.
- 50 années pour la fiche de paie d’un salarié.
L’utilité d’un coffre-fort numérique
Le coffre-fort électronique est une solution de gestion documentaire (GED) disposant d’un processus de conservation en deux étapes. Tout d’abord, vous trouverez le scellement numérique et ensuite l’archivage.
Lorsque vous déposez des documents, un scellement numérique s’effectue automatiquement dans le but de préserver leur intégrité.
Ainsi, les salariés disposent d’un espace sécurisé permettant de regrouper l’intégralité des documents personnels comme les fiches de paie ou encore le contrat de travail.
Pour l’entreprise, le coffre-fort numérique constitue un espace sécurisé permettant de conserver et de diffuser des documents officiels en garantissant leur origine et bien évidemment leur intégrité. Par ailleurs, le stockage s’effectue en parfaite conformité vis-à-vis de la législation, notamment sur le délai de conservation. Mais l’intérêt est également palpable dans la recherche de documents grâce à une classification simplifiée.
Pourquoi opter pour un coffre-fort numérique ?
- Tout d’abord, pour bénéficier d’un archivage sécurisé concernant tous les documents obligatoires comme les factures, les contrats de travail et les fiches de salaire.
- Respecter les durées légales de conservation et d’archivage des documents à valeur probatoire.
- Une sécurité renforcée limitant le risque de piratage.
- La conservation des documents pour lutter contre le vol, la destruction et la perte.
- La classification des documents optimisant l’espace de stockage et limitant la saisie manuelle.
- Grâce à un système d’horodatage, vous bénéficiez d’une meilleure traçabilité se traduisant par un gain de temps et une productivité augmentée.
Un partenaire de confiance pour la mise en place d’un coffre-fort numérique
Grâce au savoir-faire d’Apo'g, vous bénéficiez d’un prestataire de services informatiques qui est un véritable pionnier de l’archivage électronique et de la dématérialisation des documents.
Si vous n’avez pas encore opté pour le coffre-fort numérique, vous serez accompagné dans sa mise en place :
- Audit et analyse de vos besoins.
- Installation et paramétrage, mise en place de passerelle vers logiciel de gestion (Sage par exemple)
- Test et validation des processus de dématérialisation.
- Formation de vos employés (Apo’g est certifié Qualiopi).
