Quand la gestion électronique des documents permet la suppression progressive du papier en entreprise.
La GED est une initiative particulièrement efficace afin d’encourager le zéro papier. C’est d’ailleurs l’un des plus grands défis que les entreprises doivent relever. Selon différentes études qui ont pu être menées, un employé utilise à lui seul environ 2500 feuilles de papier. Mais en faisant le choix de la GED, l’objectif de l’entreprise sera d’atteindre le zéro papier. Une stratégie d’entreprise beaucoup plus écologique, permettant de diminuer son empreinte environnementale, mais également de soigner son image de marque.
Il s’agit d’une absolue nécessité afin de réduire les effets de la consommation sur son environnement.
La possibilité de centraliser les documents
Avec la GED, vous bénéficiez d’une centralisation concernant les différents documents de l’entreprise. Grâce à une bibliothèque unique, vous retrouvez l’intégralité de vos fichiers. Bien évidemment, l’intégralité des informations est sécurisée et en mettant en place un système de sauvegarde efficace, il est impossible de perdre votre bibliothèque.
Mais ce n’est pas tout, vous retrouverez un accès entièrement sécurisé et contrôlé en définissant vous-même les collaborateurs ayant la possibilité d’y accéder. La gestion de l’administration se retrouve grandement facilitée et ainsi un collaborateur pourra accéder à un document en particulier, mais pas à d’autres. C’est aussi le même processus qui sera utilisé afin de déterminer si un collaborateur peut modifier un document.
Avec un système régulièrement mis à jour et automatisé, il devient alors plus aisé de procéder au suivi des données et à leur centralisation. Un indispensable pour que les collaborateurs travaillent toujours sur la dernière version du document. Enfin, la centralisation des informations permet de limiter le risque de doublons. Une excellente aubaine pour que les erreurs de comptabilité liée à la présence de doublons ne soient plus que de lointains souvenirs.
Des dépenses logistiques en baisse
La baisse des coûts en lien direct avec le traitement de l’information se fera également ressentir lorsque l’entreprise adopte une solution GED. En fonction du volume utilisé, les coûts de papiers et d’encres seront revus à la baisse.
Mais ce n’est pas tout, le temps de traitement des documents serait aussi revu à la baisse et cela se traduira par une augmentation de la productivité des employés. Une étude souligne qu’un collaborateur perd en moyenne 18 minutes chaque jour à rechercher des informations.
L’amélioration du service client
L’utilisation de la GED assure la mise à la disposition des clients un ensemble de documents les concernant. De cette manière, ces derniers peuvent librement consulter les informations depuis une simple connexion Internet et à n’importe quelle heure. Si nécessaire, les clients ont la possibilité de télécharger certaines pièces justificatives.
C’est une façon de mieux présenter l’information et de la véhiculer convenablement entre les clients et les employés. Cela reste possible en passant par la GED, assurant une hiérarchisation des données, évitant leur fragmentation.
Les collaborateurs auront accès aux informations nécessaires en tout temps, rendant l'entreprise plus réactive et entièrement transparente envers sa clientèle.
Pour bénéficier des effets de la gestion électronique de documents, il est important de vous fier à un prestataire informatique digne de ce nom. Dans ce cas, l’entreprise Apo’g, pionnière dans l’archivage électronique, sera en mesure de vous accompagner, tout en respectant les normes en vigueur.
