Gain de place
La signature électronique présente de nombreux avantages en termes d'espace, que ce soit sur votre bureau ou dans votre espace de stockage. En adoptant la signature électronique pour vos documents, vous n'avez plus besoin de conserver des versions papier, et les documents dématérialisés restent disponibles et consultables à tout moment. Ils sont soigneusement archivés dans un système numérique, vous évitant ainsi le besoin de stocker des papiers physiques, qui requiert une organisation rigoureuse pour éviter les pertes.
En plus de cela, la dématérialisation des documents garantit leur intégrité et élimine le risque de perte, en limitant l'accès aux seules personnes autorisées. L'utilisation d'une Gestion Électronique des Documents (GED) facilite la recherche de ces documents, accessible depuis n'importe quel endroit disposant d'une connexion Internet, à tout moment. Cette approche offre la flexibilité nécessaire à l'évolution du travail en mobilité.
Pour une gestion optimale, il est conseillé de choisir une solution d'archivage qui assure la conservation des documents pendant toute la durée de leur obligation légale de conservation. En adoptant la signature électronique et une approche de dématérialisation, vous bénéficiez d'une organisation efficace, d'un accès sécurisé et d'une meilleure gestion de l'espace, tout en respectant les obligations légales.
Une réduction des coûts
La signature électronique offre des avantages considérables en termes de réduction des coûts :
- Économies d'impression (papier, encre)
- Réduction des frais postaux
- Diminution des coûts salariaux liés aux tâches de manipulation de documents.
En plus de ces économies financières, la signature électronique permet également de gagner du temps dans les processus de relance et de simplifier le classement et l'archivage des documents, évitant ainsi les pertes potentielles.
Grâce à cette efficacité accrue, des gains de productivité sont réalisés, permettant de redéployer les ressources salariales vers des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Il est toutefois important de noter que la signature électronique implique des coûts qui peuvent varier en fonction du prestataire choisi. Un examen attentif des coûts par rapport aux avantages doit être effectué avant de sélectionner un opérateur de signature. Par exemple, une signature simple sans utilisation de SMS de vérification pourrait être moins chère, mais elle peut aussi être moins probante en termes de preuve de l'identité du signataire.
Gain de temps
La signature électronique offre des avantages considérables, notamment en termes d'espace et de temps gagnés. Grâce à ce procédé, les procédures fastidieuses liées à la signature de documents papier appartiennent désormais au passé. L'authentification varie en fonction du niveau de sécurité requis, mais quelques clics suffisent pour finaliser le processus.
Contrairement à la signature de documents papier, qui peut prendre plusieurs semaines en raison des multiples étapes impliquées, la signature électronique réduit considérablement ce délai, potentiellement à quelques heures seulement. Avec la dématérialisation des entreprises et l'utilisation de la signature électronique, la validation et la mise en œuvre des contrats deviennent fluides, profitant à toutes les parties impliquées.
Grâce à la signature électronique, vous pourrez également horodater le document numérique, en enregistrant la date et l'heure précises de la signature. Cette fonctionnalité n'est pas réalisable dans le cadre d'une signature papier, ce qui renforce l'attractivité de la signature électronique.
La signature électronique, en intégrant de nombreux processus de confirmation client, permet également d'économiser du temps grâce à des traitements de masse facilitant la signature de nombreux destinataires. Son utilisation généralisée dans l'entreprise, y compris dans les Ressources Humaines et le service de facturation, allège considérablement les tâches liées à la signature de divers documents.
Les différents niveaux de sécurité
Les niveaux de signature électronique sont adaptés au risque de litige inhérent à chaque document, conformément à la réglementation du règlement européen eIDas (Electronique Identification, Authentification and trust Services) daté du 23 juillet 2014. Trois types de signatures électroniques sont disponibles :
- La signature électronique dite "simple" : Principalement utilisée pour les documents présentant un faible risque de contestation et des enjeux financiers limités. Elle est appliquée, par exemple, aux contrats de bail, contrats de travail, etc. L'identification du signataire se fait généralement par des moyens tels qu'un code transmis par SMS ou par courriel.
- La signature électronique dite "avancée" : Elle requiert la présentation d'un certificat numérique associé au signataire pour une identification certaine. Ce type de signature est couramment utilisé pour valider des documents juridiques et financiers à enjeux plus importants, tels que les contrats bancaires, les contrats d'assurance vie, les compromis de vente immobilière, etc. La production d'une pièce d'identité assure le contrôle.
- La signature électronique dite "qualifiée" : Offrant le niveau de sécurité le plus élevé, cette option est moins utilisée en raison des contraintes qu'elle implique. L'intervention d'une autorité de certification, qui est contrôlée en France par l'ANSSI (Agence nationale de sécurité des systèmes d'information), est nécessaire. Le processus implique une rencontre physique ou virtuelle avec l'autorité de certification et la remise d'une clé cryptographique sous forme de clé USB ou de carte à puce (le "token" certifié). Le stockage sécurisé du "token" est indispensable. Ce type de signature est réservé aux documents cruciaux tels que les actes notariés, les documents d'avocats, les marchés publics et certains échanges avec l'administration fiscale.
Il est recommandé de consulter votre opérateur ou vos conseillers pour déterminer la meilleure solution en fonction du type de document concerné.
La diminution de l'empreinte écologique
En optant pour la signature électronique, vous éliminez le besoin d'imprimer des documents, ce qui entraîne une réduction significative de la consommation de papier et d'encre. Cette approche présente deux avantages majeurs : d'une part, des économies économiques, car vous réduisez les dépenses liées aux encres et au papier ; d'autre part, des bénéfices écologiques, car cette réduction de papier s'accompagne d'une baisse de la consommation électrique de l'imprimante sur le long terme.
De plus, cette transition vers des solutions électroniques véhicule une image positive de votre entreprise, symbolisant sa modernité, sa sobriété et sa rapidité dans les processus. En incluant ces pratiques dans votre démarche de Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE), vous renforcez votre engagement envers des initiatives environnementales, en témoignant de votre volonté de préserver l'environnement pour les générations futures. La suppression du papier dans la gestion des contrats et autres documents s'inscrit donc pleinement dans une démarche durable et responsable, mettant en avant votre souci d'agir activement pour la préservation de l'environnement.
Les avantages de la signature électronique conduisent à son développement croissant dans les entreprises, en tant qu'étape essentielle de leur transformation digitale.
