Le classement automatique des factures clients
Afin que les services financiers et commerciaux gagnent du temps, il est important d’opter pour la dématérialisation des factures clients. Pour y parvenir, les documents utilisés dans le logiciel de gestion électronique des documents seront automatiquement classifiés grâce à une technologie de reconnaissance. De ce fait, il n’y a pas besoin d’une intervention humaine pour procéder à un classement.
Ensuite, l’outil informatique est en mesure de lire le contenu des documents, ce qui vous permettra de les retrouver très facilement grâce à une recherche affinée. Par ailleurs, vous déterminez vous-même les critères pour effectuer la classification des documents.
Au sein d’un même dossier, c’est-à-dire du dossier client, vous retrouvez tous les éléments en lien avec le même client et ce sont des informations directement à la disposition de vos commerciaux.
Mais ce n’est pas tout, un logiciel de gestion électronique de documents effectue un horodatage et un archivage minutieux pour garantir l’intégrité et l’authenticité du document. Dans ces conditions, vous conservez bien évidemment le document original. Donc, les utilisateurs concernés manipulent uniquement une copie du document et vous n’avez aucune crainte que ce dernier soit effacé, car l’original sera stocké dans un endroit spécifique.
La dématérialisation des factures clients reste accessible à distance
Lorsque vous optez pour un outil en mode SaaS, vous n’avez pas besoin d’installer un logiciel spécifique pour accéder aux factures dématérialisées. Un simple navigateur sur un ordinateur, un téléphone ou une tablette vous permettra d’accéder à toutes les données correspondantes. De ce fait, lorsque vous avez des collaborateurs en déplacement ou travaillant depuis leur domicile, ils accéderont aux documents nécessaires 24 heures sur 24 et sept jours sur sept.
De votre côté, vous configurez les droits d’accès pour chaque prestataire permettant de renseigner les documents accessibles pour chaque personne. D’ailleurs, les documents peuvent être envoyés au destinataire concerné en utilisant un lien sécurisé.
Comment s’effectue la dématérialisation des factures clients ?
Depuis Zeendoc, vous bénéficiez d’une diffusion instantanée de l’ensemble des factures avec en prime la possibilité d’y ajouter des documents supplémentaires. Ce processus automatique réduit le risque d’erreur au niveau des saisies, mais également sur l’adresse des destinataires. Systématiquement, une authentification est faite par rapport au mode d’envoi que vous avez prédéfini pour chaque client.
Désormais, la facture est entièrement numérique et sachez que ce processus est en parfaite conformité avec la législation en vigueur. En effet, lorsque vous recevez une facture en format numérique, vous êtes dans l’obligation de l’accepter depuis la validation de la loi Macron à la date du 6 août 2015.
Cependant, si vous faites le choix de conserver la facture manuscrite, sachez que l’outil Zeendoc est capable d’assurer la transmission par voie postale en utilisant un centre éditique.
Mais ce n’est pas tout, si votre entreprise est considérée comme fournisseur d’un établissement public, vous pouvez gérer l’envoi des factures grâce à un processus d’automatisation agissant comme un connecteur avec la plate-forme Chorus Pro.
Dans ces conditions, il faut voir la facture électronique comme une opportunité de gagner en productivité, tout en respectant vos obligations légales. L'intégrateur Apo'g vous offre des solutions complètes sur la dématérialisation des factures fournisseurs. Alors si vous souhaitez en profiter, il suffira de travailler avec un prestataire de services informatiques possédant toute l’expérience nécessaire. Ce sera le cas de la société Apo’g et son offre de dématérialisation avec Zeendoc qui aura à cœur de vous fournir un travail soigné.
