Analysez vos besoins spécifiques
Identifiez les besoins précis de votre entreprise en matière de Procure To Pay (P2P), y compris les aspects du processus à automatiser.
Identifiez également les fonctionnalités essentielles dont vous avez besoin, comme l'intégration avec votre système ERP, la reconnaissance optique de caractères (OCR), la validation électronique, etc. Cette analyse détaillée vous guidera vers les solutions qui conviennent le mieux à vos besoins.
Évaluez les fonctionnalités offertes
Explorez les fonctionnalités proposées par les solutions P2P, en vous concentrant sur celles qui répondent à vos besoins.
Zeendoc offre une fonctionnalité avancée de comparaison des montants, permettant de vérifier en un instant si le montant total des factures correspond au montant total de la commande de référence.
Élaborez un cahier des charges
Créez un cahier des charges détaillé en utilisant les informations recueillies pour servir de référence lors de l'évaluation des solutions.
Choisissez entre une solution de GED ou solution spécialisée
Décidez si vous préférez une solution P2P spécialisée ou une solution de gestion électronique de documents (GED) intégrant l'automatisation Procure To Pay P2P.
Contrairement aux solutions spécialisées qui se limitent à l'automatisation du P2P, les solutions de GED telles que Zeendoc proposent une palette plus étendue de fonctionnalités pour la gestion des documents, tout en incluant l'automatisation du P2P.
Vérifiez l'intégration avec vos systèmes existants
Assurez-vous que la solution P2P peut s'intégrer harmonieusement avec vos systèmes actuels. Par exemple, la solution Zeendoc propose une passerelle comptable avec des solutions comme Sage pour faciliter l’intégration.
Considérez la sécurité des données
Examinez les mesures de sécurité, telles que le chiffrement des données, pour garantir la protection de vos informations sensibles.
Évaluez l'expérience utilisateur et la convivialité
Portez une attention particulière à l'interface utilisateur, à la facilité de navigation et à la convivialité globale de la solution.
Pesez les coûts et le bénéfice
Comparez les coûts associés à la solution P2P avec les avantages potentiels pour déterminer le retour sur investissement attendu.
Le choix d'une solution Procure To Pay (P2P) adaptée à votre entreprise optimisera vos opérations d'achat et de gestion des fournisseurs. En suivant cette check-list, vous pourrez prendre une décision éclairée et déployer une solution P2P répondant à vos besoins spécifiques, tout en améliorant l'efficacité de votre entreprise.
