Les éléments indispensables à inclure dans la fiche de paie
Avant d'aborder la nouvelle rubrique "Montant net social", il est important de rappeler les informations obligatoires à figurer sur une fiche de paie :
- Identité de l'employeur et du salarié
- Période et nombre d'heures de travail
- Catégorie et quantité du forfait associées au salaire.
- Nature et montant des éléments annexes du salaire assujettis aux cotisations
- La rémunération brute du salarié
- Montant des cotisations et contributions sociales
- Montant net à percevoir avant déduction de l'impôt sur le revenu et le montant de l'impôt sur le revenu retenu à la source
- Autres mentions, telles que le nombre d’heures indemnisées en cas d’activité partielle.
La nouvelle rubrique "Montant net social"
Le "Montant net social" est un montant qui correspond aux revenus devant être déclarés par les bénéficiaires du RSA ou de la prime d’activité afin de calculer leurs prestations. Son inclusion sur les fiches de paie vise à faciliter les démarches administratives de ces bénéficiaires, en simplifiant le remplissage des déclarations de ressources. En affichant clairement ce montant sur les bulletins de paie, les employeurs contribuent à une meilleure compréhension des revenus nets perçus par les salariés concernés.
Autres changements apportés à la fiche de paie
Outre l'introduction du "Montant net social", l'arrêté du 31 janvier 2023 a apporté d'autres modifications dans la présentation des bulletins de paie :
- Libellés plus lisibles et hiérarchisés : Les rubriques seront plus clairement définies, facilitant ainsi la compréhension globale du document.
- Isolation des cotisations sociales obligatoires : Les cotisations et contributions sociales obligatoires seront isolées des cotisations à des régimes facultatifs, ainsi que des autres retenues ou versements.
- Harmonisation des avantages, remboursements ou déductions : Grâce à une présentation uniforme de ces éléments, les salariés pourront aisément appréhender le montant net qui leur revient.
Mention interdite et ordre des cotisations sociales
Certains éléments sont interdits sur la fiche de paie, tels que les informations relatives à l'exercice du droit de grève ou une éventuelle représentation des salariés.
Concernant l'ordre des cotisations sociales, il est essentiel qu'elles soient disposées selon la séquence suivante :
- Santé (sécurité sociale pour la maladie, la maternité, l'invalidité-décès, la complémentaire santé, etc.)
- Accidents de travail et maladies professionnelles
- Cotisations de retraite
- Retraite supplémentaire
- Allocations familiales
- Autres contributions requises de la part de l'employeur (telles que les frais de transport, la participation à la formation continue, etc.)
- Contributions statutaires ou spécifiées dans la convention collective
- CSG non soumise à l'impôt sur le revenu
- Allégement de cotisations
- Total versé par l'employeur
- Retenue à la source de l'impôt sur le revenu.
Modalités de remise et contestation de la fiche de paie
L'employeur est tenu de remettre la fiche de paie au salarié lors du paiement du salaire, que ce soit par remise en main propre, envoi postal ou sous forme électronique. L'employeur doit informer le salarié des modalités d'accès à son bulletin de paie en cas de transmission dématérialisée. Le salarié a le droit de contester la réalité ou l'exactitude du paiement, même après avoir accepté la fiche de paie. Cette action est généralement encadrée par un délai de prescription de trois ans.
Conservation des fiches de paie
Le salarié est requis de conserver ses fiches de paie indéfiniment, sans limite de durée.
Quant à l'employeur, il doit en conserver un double pendant au moins cinq ans, pouvant être conservé sur support informatique sous certaines conditions. En outre, l'employeur doit assurer l'accès au bulletin de paie électronique pendant 50 ans ou jusqu'au 75e anniversaire du salarié.
Pour faciliter cette gestion, les employeurs et DRH auront peuvent s'équiper d'une solution de dématérialisation et d'archivage, comme Zeendoc. Grâce à cette plateforme, les bulletins de salaire de vos équipes pourront être stockés de manière sécurisée et accessible en tout temps, répondant ainsi aux exigences légales de conservation des documents. Les informations seront conservées dans cette solution électronique, avec une traçabilité garantie, ce qui facilitera les procédures administratives et l'accès aux données en cas de besoin.
L'ajout du "Montant net social" sur les fiches de paie depuis le 1er juillet 2023 constitue une avancée significative en matière de transparence et de simplification des démarches administratives pour les personnes éligibles au RSA ou à la prime d'activité. Cette nouvelle rubrique, associée aux autres modifications introduites dans la présentation des bulletins de paie, vise à clarifier les informations et faciliter la compréhension des revenus nets perçus par les salariés. Grâce à des solutions de dématérialisation et d'archivage telles que Zeendoc, les DRH et employeurs pourront désormais gérer de manière efficiente la conservation des fiches de paie de leur équipe, tout en se conformant aux nouvelles obligations légales. Cette transition vers des méthodes électroniques permettra une gestion plus transparente des rémunérations et prestations sociales, offrant ainsi un environnement professionnel moderne et efficace.
