Pourquoi est-il nécessaire de conserver les bulletins de salaire ?
Pour un salarié, les fiches de salaire sont essentielles pour qu’ils puissent effectuer ses déclarations d’impôts, pour rechercher une location immobilière ou pour une demande de crédit. Voilà pourquoi il est impératif de les conserver et que vous retrouvez la mention « pour faire valoir vos droits, veuillez conserver ce bulletin sans limite de durée ».
Par conséquent, l’employeur a l’obligation de conserver l’intégralité des fiches de paie pendant cinq ans. Mais pour les raisons énoncées précédemment, le salarié devra également prendre ses précautions et conserver ses fiches de salaire.
Ce qu’il faut savoir de l’archivage légal des bulletins de salaire
D’un point de vue légal, l’employeur se voit contraint de conserver les bulletins de paie électronique pendant une période de 50 ans ou bien jusqu’à ce que son salarié atteigne l’âge de 75 ans.
Mais ce n’est pas tout, selon l’article 5151-6 du Code du travail, il est impératif que chaque personne puisse consulter ses fiches de salaire à partir du moment où elle dispose d’un Compte Personnel d’Activité. La consultation s’effectue à travers une plate-forme directement mise en place par le prestataire référencé (CCFN).
Ainsi, un e-bulletin de paie sera conservé selon les règles légales en vigueur et pour le service des ressources humaines, il s’agit d’éliminer une tâche chronophage et fastidieuse.
Quelles sont les options pour conserver un bulletin de paie ?
L’archivage peut se faire au format papier, ce qui nécessite un lieu spécifique et de nombreux rangements en fonction de la taille de l’entreprise. Néanmoins, cette méthode présente l’inconvénient de mobiliser de nombreuses ressources, notamment sur la classification des fiches de paie.
Par ailleurs, en cas de cambriolage, d’incendie ou d’inondation, les documents risquent d’être altérés.
L’alternative consiste à choisir un coffre-fort numérique. Une solution simple à mettre en place et particulièrement sécurisée pour conserver à l’abri des regards les fiches de salaire. D’ailleurs, le même principe peut être utilisé pour conserver n’importe quels documents commerciaux, fiscaux ou administratifs.
Comment fonctionne l’archivage automatique d’un e-bulletin de paie ?
Tout d’abord, il est nécessaire de mettre en place un outil spécifique permettant l’édition des factures, leur émission et bien évidemment leur archivage. Auparavant, la loi stipulait que l’employeur devait obtenir l’accord de son salarié pour utiliser la digitalisation.
Désormais, la dématérialisation s’applique par défaut et si le salarié n’en veut pas, il devra transmettre son opposition à l’entreprise.
Certaines contraintes s’appliquent pour émettre un e-bulletin de paie, notamment le fait d’informer les salariés un mois à l’avance si vous passez au bulletin numérique. Si le salarié refuse cette méthode de distribution, les changements doivent être faits dans un délai de trois mois.
Mais ce n’est pas tout, l’entreprise doit également garantir la lisibilité des documents sur le long terme au format PDF avec une conservation pendant 50 ans ou lorsque le salarié atteint l’âge de 75 ans.
Enfin, la confidentialité des données doit être préservée tout au long de la phase d’archivage.
Les bénéfices d’un e-bulletin de paie
En choisissant une solution en conformité avec la loi El Khomri, vous supprimez les tâches chronophages se traduisant par un gain de productivité. Par ailleurs, les échanges sont sécurisés avec une excellente traçabilité. Mais l’entreprise réalisera également des économies sur les coûts d’impression, de stockage et d’affranchissement.
Pour les collaborateurs, ils pourront accéder à n’importe quel instant à leurs fiches de salaire grâce à un accès sécurisé, et cela, depuis un ordinateur, un téléphone ou une tablette
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